Cómo utilizar los informes de los solicitantes para ayudar a su empresa durante una revisión de la OFCCPParte 2 de 2 |
En la primera parte de esta serie, señalamos que las empresas que se someten a las revisiones de la OFCCP viven un mundo diferente. La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de EE.UU. sigue examinando de cerca la contratación de contratistas y subcontratistas federales para determinar si existe discriminación por motivos de raza o sexo. Sin embargo, la OFCCP también está muy centrada en las cuestiones relativas a los veteranos y las personas con discapacidad. Gran parte de la atención se centra en los esfuerzos que realizan las empresas para encontrar y contratar a miembros de estas clases protegidas y en la documentación disponible para demostrar estos esfuerzos.
El continuo interés de la OFCCP por las disparidades en la contratación y el nuevo énfasis en la medición del alcance significan que los informes sobre los solicitantes elaborados para la OFCCP son una clave fundamental para el éxito de una revisión. Un informe eficaz sobre los solicitantes debe poder demostrar lo siguiente:
- Que todas las clases de solicitantes fueron consideradas adecuadamente para los puestos vacantes.
- Que haya habido suficiente divulgación asociada a los puestos vacantes para atraer a minorías, mujeres, veteranos y personas con discapacidades a los grupos de solicitantes.
En la primera parte de esta serie hemos tratado las formas en que las empresas pueden utilizar los informes de los solicitantes para determinar si todas las clases de solicitantes fueron tenidas en cuenta adecuadamente. Ahora nos ocuparemos de las formas en que los informes de los solicitantes pueden utilizarse para demostrar su alcance.
Determinar si la divulgación fue suficiente
Uno de los campos más olvidados en los sistemas de seguimiento de candidatos es el que se utiliza para recopilar información sobre las fuentes de referencia. Normalmente se pide a los candidatos que completen este campo ellos mismos (cuando el campo está disponible). Dado que la fuente de referencia tiene poco significado para los candidatos, a menudo eligen la primera opción o la más sencilla a la hora de seleccionar una fuente de referencia. Los reclutadores y otras personas que revisan los registros de los candidatos no suelen hacer mucho para asegurarse de que los candidatos han seleccionado una fuente de referencia significativa. Así, la mayoría de los informes de los solicitantes sugieren que los candidatos se enteraron principalmente de las vacantes a través de fuentes como "Internet" o "anuncios en periódicos" o "la página web de la empresa" u "otra fuente".
La OFCCP espera claramente que las empresas realicen esfuerzos de divulgación para encontrar minorías, mujeres, personas con discapacidades y veteranos. La OFCCP también espera que las empresas documenten sus esfuerzos de divulgación y puedan demostrar que se realizaron esfuerzos de divulgación específicos para cada vacante. Además, la OFCCP espera que los esfuerzos de divulgación produzcan resultados. Como dijo la jefa de la OFCCP, Patricia Shiu, en julio de 2011: "La acción afirmativa ya no puede medirse por los esfuerzos de buena fe."
La forma más fácil de demostrar que los esfuerzos de divulgación han tenido éxito es mostrar que hay minorías, mujeres, personas con discapacidad y veteranos entre las personas que han sido contratadas. Sin embargo, hay ocasiones en las que las empresas no pueden contratar a miembros de estos grupos. En este caso, es útil disponer de un informe de candidatos que demuestre que hubo candidatos concretos que se enteraron de las vacantes a través de fuentes de contratación dirigidas a grupos específicos.
El primer paso a la hora de utilizar un informe de candidato para demostrar la eficacia de la divulgación es asegurarse de que existe una lista adecuada de fuentes de referencia para que el candidato elija. Si las únicas fuentes de referencia que un candidato puede elegir son "Anuncio en Internet", "Publicidad", "Referencia de empleados", "Escuela" y "Otros", un informe de candidato no servirá de nada para demostrar que se ha llevado a cabo la divulgación. Los candidatos deben tener la opción de elegir fuentes de referencia específicas que representen a las organizaciones con las que las empresas se han puesto en contacto para proporcionar candidatos. Así, una lista de fuentes de referencia debería incluir organizaciones como "NAACP", "Helmets to Hardhats", "Local DVR Office" y "Women in the Trades" si éstas fueron algunas de las organizaciones específicas con las que se contactó sobre puestos vacantes.
Consejo útil nº 1: Permita a los candidatos elegir entre una lista más larga y específica de las fuentes de referencia que se utilizaron para encontrar candidatos.
El siguiente paso en el uso de un informe de candidatos para demostrar la eficacia de la difusión es evitar el uso de fuentes de referencia con nombres genéricos. Fuentes de referencia como "Anuncio en Internet" deben eliminarse en favor de una lista de fuentes específicas como "Monster.com" o "MilwaukeeJobs.com". Las fuentes de remisión como "Anuncio en periódicos" deben sustituirse por "Chicago Tribune" o "Sacramento Bee". Ciertas fuentes de referencia como "Sitio web de la empresa" pueden ser útiles siempre y cuando los puestos se publiquen realmente en el sitio web de la empresa y los candidatos encuentren habitualmente los puestos buscando en el sitio web de la empresa.
Consejo útil nº 2: Evite utilizar fuentes de referencia para los candidatos que sean demasiado genéricas y, por tanto, no proporcionen información significativa.
El punto opuesto a lo anterior es que las empresas pueden crear listas de fuentes de referencia demasiado largas y difíciles de manejar para los candidatos. Es poco probable que un candidato al que se le pida información sobre una fuente de recomendación se ponga a buscar en una lista de 50 fuentes para encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades. Normalmente, los candidatos buscarán en un conjunto limitado de fuentes de referencia antes de elegir. Si la primera fuente de referencia de una lista es "Monster.com", muchos candidatos elegirán esta selección e ignorarán las demás opciones. Por lo tanto, la ubicación de una fuente de recomendación en una lista es fundamental. Para obtener información sobre la viabilidad de las fuentes de reclutamiento especializadas, las empresas pueden colocar las fuentes de reclutamiento especializadas dirigidas a minorías, mujeres, personas con discapacidad y veteranos en la parte superior de la lista de posibles fuentes de reclutamiento.
Consejo útil nº 3: Coloque las fuentes de reclutamiento especializadas en un punto de la lista de fuentes de reclutamiento donde los candidatos puedan verlas y utilizarlas eficazmente.
Después de crear un conjunto viable de fuentes de referencia para los candidatos, las empresas deben ser capaces de ejecutar informes de candidatos que muestren información sobre las fuentes que han sido capaces de proporcionar candidatos. Es útil poder ejecutar un informe que muestre el número total de candidatos que indicaron que fueron referidos por fuentes particulares. Es especialmente útil poder ver las fuentes de referencia adjuntas a cada solicitud. De esta forma, las empresas pueden evaluar sus estrategias específicas de reclutamiento para puestos concretos y determinar dónde centrar sus esfuerzos de reclutamiento.
Consejo útil nº 4: Las empresas deberían poder elaborar informes de candidatos por solicitud que muestren la fuente de referencia de cada candidato.
Por último, las empresas deben revisar los informes sobre solicitantes y contrataciones para determinar qué fuentes de referencia pudieron producir los candidatos que fueron contratados. Puede ser útil ponerse en contacto con las minorías, las mujeres, las personas con discapacidad y los veteranos contratados para ver cómo se enteraron de la vacante y si la información que facilitaron sobre la fuente de referencia coincide con la que aparece en los informes de los solicitantes. Si ciertas fuentes de referencia han sido especialmente útiles para encontrar minorías, mujeres, personas con discapacidad y veteranos, la empresa puede querer asegurarse de que estas fuentes se utilizan más a menudo y puede querer asegurarse de que estas fuentes de referencia aparecen en la parte superior de la lista de fuentes de referencia que los candidatos pueden seleccionar.
Consejo útil nº 5: La empresa debe trabajar con los recién contratados para determinar qué fuentes de referencia los han dirigido a la empresa.
¿Qué significa todo esto para sus informes de candidatos? Significa que un informe de candidatos debe ayudarle a analizar los esfuerzos de divulgación de su empresa proporcionándole la siguiente información:
- Debe mostrarle las fuentes de contratación específicas que remitieron candidatos para cada puesto vacante.
- Debería permitirle determinar el número de candidatos que se encontraron a través de una fuente de contratación concreta.
- Debería permitirle determinar las fuentes específicas que pudieron remitir a los candidatos que fueron contratados en su organización.
Si desea obtener más información sobre la normativa de acción positiva de la OFCCP y sobre los métodos para elaborar informes eficaces sobre los solicitantes, póngase en contacto conmigo en la siguiente dirección [email protected].
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
