Toutes les entreprises doivent se conformer à un certain nombre de réglementations nationales et fédérales en matière d'emploi. Si vous ne connaissez pas les lois et réglementations relatives à l'emploi, ou si vous les connaissez mais ne les respectez pas, votre entreprise pourrait être tenue de payer des amendes ou risquer d'être poursuivie en justice. Que peuvent faire les entreprises avisées ? Réaliser de manière proactive un audit des ressources humaines.
Un audit des ressources humaines consiste en un examen complet de vos politiques et pratiques en matière d'emploi. L'auditeur examinera des domaines tels que votre manuel de l'employé, votre processus de recrutement et d'embauche, la manière dont vous intégrez les nouveaux employés, la rémunération et les avantages sociaux, la sécurité, la gestion des performances et la formation. En outre, l'auditeur voudra connaître des questions telles que le taux de rotation du personnel, la satisfaction des employés et le nombre de plaintes déposées par les employés.
Tout comme une visite chez le médecin pour un bilan de santé annuel, un audit RH peut aider votre entreprise à déterminer la santé de vos systèmes RH. Si vous constatez des domaines non conformes, l'auditeur peut vous fournir des recommandations et des bonnes pratiques.
Vous trouverez ci-dessous cinq domaines de risque courants identifiés lors des audits RH.
- Classification erronée des emplois exemptés et non exemptés
Les lois et réglementations relatives aux salaires et aux horaires de travail sont complexes et en constante évolution, ce qui rend facile de commettre une erreur dans la classification des postes. Le ministère du Travail (DOL) estime que plus de 70 % des employeurs enfreignent la loi fédérale sur les normes du travail, ce qui a donné lieu à des millions de dollars de poursuites judiciaires pour heures supplémentaires non rémunérées.
En plus de vérifier que vos descriptions de poste sont correctement classées comme exemptées ou non exemptées, les employeurs sont tenus d'afficher un avis sur le lieu de travail, informant les employés de leur droit de déposer une plainte auprès du ministère du Travail.
- Dossiers du personnel inadéquats
L'audit RH doit inclure un examen des dossiers des employés. Une erreur courante dans les dossiers des employés consiste à inclure des notes disciplinaires ou des évaluations de performance incohérentes ou vagues. Si vous licenciez un employé et que vous êtes ensuite poursuivi en justice, vos documents écrits peuvent vous aider à prouver que le licenciement était justifié. Un audit vous aidera à créer une documentation irréprochable.
Un autre problème courant consiste à ne pas conserver séparément les informations médicales personnelles des employés, comme l'exigent les lois HIPAA. L'amende pour une première infraction commise par une personne qui ne savait pas qu'elle enfreignait les lois HIPAA est comprise entre 100 et 50 000 dollars. L'amende pour une infraction commise par négligence volontaire, lorsqu'elle est corrigée dans le délai requis, est comprise entre 10 000 et 50 000 dollars par infraction.
- Politiques relatives à l'interdiction de présence
Pour gérer votre entreprise, vous avez besoin que vos employés aient un bon taux de présence. Cependant, les politiques strictes en matière d'assiduité doivent être conformes à l'American with Disabilities Act (ADA).
Dans une affaire récente, la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC) a accusé Pactiv, une entreprise d'emballage basée dans l'Illinois, de discrimination fondée sur le handicap après qu'une enquête ait révélé que l'entreprise infligeait des « points de présence » à ses employés pour leurs absences pour raisons médicales.
L'EEOC a accusé Pactiv d'avoir discriminé les personnes handicapées en ne leur accordant pas de congé à titre d'aménagement raisonnable.
Pactiv a été condamné à payer 1,7 million de dollars, à créer une nouvelle politique d'assiduité et à organiser une formation sur l'ADA.
- Enregistrements horaires inexacts
Certains employeurs exigent que les employés non exemptés pointent à l'aide d'une pointeuse ou remplissent des feuilles de temps. Si vous procédez ainsi, il est important de conserver des registres précis, qui seront vérifiés lors d'un audit.
Dans une affaire récente, deux employés de bureau ont intenté un procès pour obtenir le paiement de plusieurs années d'heures supplémentaires non rémunérées. Les employés avaient eux-mêmes comptabilisé leurs heures de travail. En l'absence de registres officiels, l'entreprise a été condamnée à payer les heures supplémentaires aux deux employés.
- Erreurs dans le formulaire I-9
Les audits RH révèlent souvent des lacunes dans la documentation, telles que des formulaires I-9 manquants ou incomplets. Les employeurs peuvent se voir infliger une amende comprise entre 100 et 1 000 dollars pour chaque formulaire I-9 qui n'est pas correctement rempli.
Une entreprise qui a récemment eu des problèmes pour avoir enfreint les règles I-9 est une entreprise métallurgique de l'Arizona, DLS Precision Fab LLC (DLS). L'entreprise a été condamnée à payer 305 050 dollars pour des infractions liées à la règle I-9. DLS a fait valoir qu'elle ne devait pas être tenue responsable des erreurs commises par son responsable des ressources humaines. Le tribunal n'a pas suivi cet argument.
Il est recommandé de réaliser un audit RH tous les deux ou trois ans afin de s'assurer que vous êtes en conformité avec la réglementation et les meilleures pratiques. La vérification des formulaires I-9 doit être effectuée plus fréquemment. Cependant, chaque fois que des changements importants sont apportés à la législation du travail, il est judicieux, d'un point de vue commercial, de réaliser un audit afin de s'assurer de la conformité.
Si vous disposez en interne de professionnels compétents, objectifs et disponibles, ceux-ci peuvent réaliser un audit RH. Sinon, faites appel à un consultant externe.
Après avoir procédé à l'examen et identifié les lacunes dans vos pratiques RH, élaborez un plan d'action pour mettre en œuvre les changements nécessaires. Réaliser un audit sans donner suite aux résultats peut augmenter votre risque juridique. Alors... passez à l'action !
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
