«El que duda, pierde», dice el refrán. Se podría modificar así: «El que duda en transformarse, perderá... en los tribunales». Solo esodebería ser motivo suficiente para sustituir los procesos convencionales de retención legal por un software SaaS de retención legal.
Como hemos señalado recientemente, la conservación legal puede ser una tarea tremendamente compleja, que puede implicar miles de documentos y cientos de personas, dispersas por diferentes unidades de negocio y fronteras, servidores y sistemas. ¿Localizar y conservar los registros y datos adecuados, especialmente cuando se gestionan múltiples conservaciones al mismo tiempo? Esto puede generar riesgos de incumplimiento y resultados negativos en los litigios si el departamento jurídico sigue confiando en métodos manuales y convencionales para gestionarlo todo.
Las soluciones de software de retención legal ayudan a mitigar ese riesgo y a reducir el coste, el trabajo y la posible confusión asociados al proceso , automatizando y estandarizando las retenciones legales para que sean eficientes, exhaustivas y defendibles. El mejores de estas soluciones se basan en SaaS y también se pueden integrar fácilmente con ELM y plataformas de gestión de asuntos. De este modo, se dispone de una supervisión y un control centralizados de todos los aspectos de la cartera de un departamento jurídico.
Además, a medida que los tribunales se acostumbran al mayor cumplimiento que muestran los usuarios de software de retención legal, es fácil predecir que serán cada vez menos tolerantes (como suelen ser los tribunales) con aquellos que no alcancen el nivel de rendimiento que ofrece el SaaS.
Aquí hay solo tres de las muchísimas razones para adoptar una solución de retención legal SaaS:
Para evitar los costes y sanciones derivados del incumplimiento.
Si la retención legal no se ejecuta correctamente, pueden producirse consecuencias negativas en más de un frente: existe la posibilidad de perder el caso que se está litigando y de que se impongan sanciones judiciales por no haber realizado un esfuerzo «razonable» para cumplir con la normativa.
Un tribunal puede sancionar a una parte por destrucción de pruebas relacionada con el incumplimiento, pero las sanciones pueden ir más allá de los costes económicos. Un tribunal puede obligar a la divulgación de pruebas o dictar sentencia a favor de la parte contraria.
O puede optar por emitir instrucciones adversas al jurado como sanción: En O'Berry contra Turner, un caso de lesiones personales de 2016 en Georgia, un juez federal determinó que los esfuerzos de conservación de datos del demandado habían sido «mínimos» e instruyó al jurado que podía suponer que las pruebas que faltaban habrían sido perjudiciales para el caso del demandado.
¿Ejemplos destacados de cómo los procesos fallidos de retención legal afectaron a las empresas involucradas en litigios?
La eliminación de datos acarreó una multa de 3 millones de dólares:
En 2012, cuando Plantronics recibió una notificación de una demanda antimonopolio en su contra, informó a sus empleados que conservaran la información relevante, organizó sesiones de formación y envió recordatorios periódicos sobre el cumplimiento adecuado. Sin embargo, un ejecutivo borró más del 40 % de sus correos electrónicos e incluso instó a otros a hacer lo mismo, lo que provocó la pérdida de miles de correos electrónicos. A pesar de los esfuerzos de Plantronics por conservar y recuperar estos datos, un juez federal impuso una sanción de 3 millones de dólares a la empresa.
Cómo la «negligencia» golpeó a HarperCollins Christian:
Durante el transcurso de una demanda contra la división editorial religiosa de HarperCollins, un perito judicial y un juez magistrado determinaron que el demandado había mostrado«ceguera deliberada» durante el proceso de retención, había sido «descuidado y negligente» y «improvisado, lento y descuidado», y había mostrado «parálisis o incluso lentitud intencionada» con su «compromiso con la recopilación y búsqueda defendibles [que era], en el mejor de los casos, superficial». Entre otros materiales, no se habían conservado más de 750 000 correos electrónicos y archivos adjuntos del período de tiempo relevante. ¿Entre las múltiples sanciones? Se impidió a Harper Collins Christian presentar ciertas pruebas en su defensa y se le impuso el pago del 75 % de los honorarios y costes del perito judicial y el 50 % de los honorarios de los abogados del demandante. Las sanciones totales en este caso, que se originó en 2012, probablemente alcanzarán los siete dígitos.
Para llegar a los custodios adecuados
Si ha logrado determinar (en términos generales) dónde se encuentra el material que debe conservar bajo retención legal, deberá proporcionar las instrucciones adecuadas a las personas responsables de dicha conservación: sus custodios. Sin embargo, aquí nos encontramos nuevamente con las deficiencias de un sistema de retención legal manual.
A menudo, un departamento jurídico solo puede hacer conjeturas fundamentadas sobre quién es responsable de los documentos físicos o electrónicos relevantes. Esto resulta exponencialmente más difícil si forman parte de una gran corporación o empresa global en la que el personal jurídico interno tiene que identificar a los posibles custodios en oficinas muy distantes entre sí.
En muchos casos, nunca habrán tenido contacto previo con esos empleados o sus gerentes, por lo que se enfrentan al reto de desenredar los nudos organizativos para identificar a los custodios adecuados.
Otro nivel de dificultad se presenta cuando los datos relevantes están dispersos entre miles de custodios potenciales. La simple tarea de identificar quién es un custodio elegible real puede convertirse en una enorme pérdida de tiempo para un departamento jurídico, plagado de callejones sin salida y obstáculos.
¿La solución? Una solución de retención legal SaaS que se integra perfectamente con las bases de datos de su plataforma empresarial y de recursos humanos a través de API/conectores directos. Estos permiten que el software se sincronice directamente con estas bases de datos. ¿Cuáles son las ventajas para su equipo jurídico interno?
- Acceso a datos y dispositivos para que puedan realizar evaluaciones tempranas de los casos y recopilar información relevante.
- La capacidad de suspender las tareas rutinarias de eliminación que podrían comprometer datos clave.
- Aceleración significativa en la fase de identificación de su proceso de retención.
- Mayor probabilidad de dirigirse directamente a los custodios adecuados y obtener respuestas y certificaciones oportunas.
- No requerirá asistencia informática (o solo una mínima intervención).
Para garantizar el cumplimiento por parte del custodio.
Quizás haya enviado un mensaje de retención legal desde un miembro de su equipo de operaciones legales. A continuación, lo siguió con otro mensaje de un abogado interno. O incluso, en la circunstancia más urgente imaginable, desde su asesor jurídico. Sin embargo, ¿cuál fue la respuesta de los custodios destinatarios? Ninguna.
¿Pero conseguir el cumplimiento al 100 % por parte de todas las personas responsables de conservar los datos o documentos relevantes para esa retención? Es absolutamente imprescindible.
Sin embargo, a veces, los custodios simplemente no ven las notificaciones que envías o tardan en responder. O si no son las personas adecuadas a las que contactar en primer lugar (véase la razón n.º 2), pueden incluso ignorarlas o dejar de responder porque tienen mucho trabajo que hacer. En ese caso, te están dejando en la ignorancia sobre el hecho de que no son las personas adecuadas a las que contactar en primer lugar, por lo que pierdes aún más tiempo vital en seguimientos.
Y como mencionamos anteriormente, cuando los custodios son cientos o incluso miles, realizar un seguimiento del cumplimiento y llevar a cabo los seguimientos o escalamientos adecuados utilizando medios tradicionales se vuelve aún más difícil. Esto añade un grado de imprecisión al proceso que puede no resistir el escrutinio del tribunal o de la parte contraria.
¿Cuál es la respuesta? No es A) ir a su oficina y acampar en la puerta, ni B) trasladar el problema a sus superiores (utilizando los mismos procesos laboriosos, recordemos), lo que también puede consumir su tiempo sin resultado alguno.
Cuando los custodios se cuentan por cientos o incluso por miles...
Los recordatorios y las escaladas automatizados son una característica clave de las soluciones de gestión de retención legal SaaS:
- Simplifican y agilizan el proceso de instrucción y certificación, y añaden mayor precisión al sustituir las hojas de cálculo u otros medios manuales de seguimiento de la custodia por recordatorios automatizados.
- Los custodios reciben tanto las notificaciones iniciales como los seguimientos que usted establezca para garantizar el cumplimiento dentro de su plazo.
- Si un destinatario no cumple, el problema puede escalarse automáticamente a sus superiores. Sin embargo, al automatizar el proceso inicial de notificación al custodio, esto se vuelve más evitable.
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