Quien duda está perdido", dice el refrán. Se podría modificar: El que duda en transformarse perderá en los tribunales". Esto por sí solo debería ser motivo suficiente para sustituir los procesos convencionales de retención legal por el software SaaS de retención legal.
Como señalamos recientemente, una retención legal puede ser una tarea aterradoramente compleja, que puede implicar miles de documentos y cientos de personas, dispersas a través de unidades de negocio y fronteras, servidores y sistemas. Localizar y conservar los registros y datos correctos, sobre todo cuando se gestionan varias retenciones al mismo tiempo, puede generar riesgos de incumplimiento y consecuencias negativas. Esto puede generar riesgo de incumplimiento y resultados negativos en los litigios si un departamento jurídico sigue confiando en métodos manuales y convencionales para gestionarlo todo.
Las soluciones de software de retención legal ayudan a mitigar ese riesgo y a reducir el coste, el trabajo y la posible confusión asociados al proceso, automatizando y estandarizando las retenciones legales para que sean eficientes, completas y defendibles. En mejor de estas soluciones están basadas en SaaS y pueden integrarse sin problemas con ELM y plataformas de gestión de asuntos. De este modo, se centraliza la supervisión y el control de todos los aspectos de la cartera de un departamento jurídico.
Además, a medida que los tribunales se vayan acostumbrando a la mejora del cumplimiento mostrada por los adoptantes del software de retención legal... Es fácil predecir que serán cada vez menos tolerantes (como suelen ser los tribunales) con los que no alcancen el nivel de rendimiento del SaaS.
Éstas son sólo tres de las razones demasiado numerosas para adoptar una solución de retención legal SaaS:
Para evitar los costes y las sanciones por incumplimiento
Si una retención legal no se ejecuta correctamente, pueden llegar resultados negativos en más de un frente: Existe la posibilidad de perder el caso que se está litigando y de que se impongan sanciones judiciales por no haber hecho un esfuerzo "razonable" para cumplir.
Un tribunal puede sancionar a una parte por expolio de pruebas relacionado con el incumplimiento, pero las sanciones pueden ir más allá de los costes financieros. Un tribunal puede obligar a presentar pruebas o dictar una sentencia a favor de la parte contraria.
O puede optar por dar instrucciones adversas al jurado como sanción: En O'Berry contra Turnerun caso de lesiones personales en Georgia en 2016, un juez federal consideró que los esfuerzos de conservación de datos del demandado habían sido "mínimos", e instruyó al jurado de que podían presumir que las pruebas que faltaban habrían sido perjudiciales para el caso del demandado.
¿Ejemplos notables de cómo el fracaso de los procesos de retención legal afectó a las empresas implicadas en litigios?
La supresión de datos supuso una multa de 3 millones de dólares:
En 2012, cuando Plantronics recibió la notificación de una demanda antimonopolio en su contra, informó a los empleados para que conservaran la información relevante, organizó sesiones de formación y emitió recordatorios periódicos sobre el cumplimiento adecuado. Sin embargo, un ejecutivo borró más del 40% de sus correos electrónicos e incluso instó a otros a seguir su ejemplo, lo que resultó en la pérdida de miles de correos electrónicos. A pesar de los esfuerzos de Plantronics por conservar y recuperar estos datos, un juez federal impuso a la empresa sanciones por valor de 3 millones de dólares.
Cómo la "dejadez" abofeteó a HarperCollins Christian:
En el curso de un juicio contra la división de publicaciones religiosas de HarperCollins, tanto un Special Master como un Magistrate Judge consideraron que la demandada había mostrado "ceguera deliberada" durante el proceso de retención, había sido "casual y descuidada" y "casera, lenta y descuidada", y había mostrado "parálisis o incluso lentitud intencionada", siendo su "compromiso con la recopilación y búsqueda defendibles [en el mejor de los casos] superficial". No se habían conservado más de 750.000 correos electrónicos y archivos adjuntos del periodo pertinente, entre otros materiales. ¿Entre las múltiples sanciones? A Harper Collins Christian se le impidió ofrecer ciertas pruebas en su defensa y sería responsable del 75% de los honorarios y costes del Special Master y del 50% de los honorarios de los abogados del demandante. Las sanciones totales en este caso, que se originó en 2012, alcanzarán probablemente las siete cifras.
Para llegar a los custodios adecuados
Si has conseguido (en general) determinar dónde puede estar el material que necesitas preservar bajo una retención legal, entonces tienes que dar las instrucciones adecuadas a las personas que serán responsables de esa preservación: sus custodios. En este caso, sin embargo, volvemos a toparnos con las deficiencias de un sistema manual de retención legal.
A menudo, un departamento jurídico sólo puede hacer conjeturas fundamentadas sobre quién es responsable de la ESI o los documentos físicos relevantes. Esto es exponencialmente más difícil si forman parte de una gran corporación o empresa global en la que el personal jurídico interno tiene que identificar a posibles custodios en oficinas remotas.
En muchos casos, nunca habrán tenido contacto previo con esos empleados o sus jefes, por lo que se enfrentan a desenredar los nudos organizativos para localizar a los custodios apropiados.
Otro nivel de dificultad se presenta cuando los datos pertinentes están dispersos entre miles de custodios. La mera tarea de identificar quién es un custodio elegible puede convertirse en una enorme pérdida de tiempo para un departamento jurídico, plagada de agujeros de conejo y callejones sin salida.
¿La solución? Una solución SaaS de retención legal que se integra limpiamente con sus bases de datos de RRHH y plataformas empresariales a través de APIs/conectores directos. Esto permite que el software se sincronice directamente con estas bases de datos. ¿Cuáles son las ventajas para su equipo jurídico interno?
- Acceso a datos y dispositivos para que puedan realizar evaluaciones tempranas de los casos y recopilar la información pertinente.
- La posibilidad de suspender las tareas rutinarias de borrado que podrían comprometer datos clave.
- Aceleración significativa de la fase de identificación de su proceso de retención.
- Aumento de las posibilidades de dirigirse inmediatamente a los custodios adecuados y obtener respuestas y certificaciones a tiempo.
- No requerirá asistencia informática (o sólo una participación mínima).
Garantizar el cumplimiento de las normas de custodia
Tal vez haya enviado un mensaje de retención legal de un miembro de su equipo de Operaciones Legales. Luego lo ha seguido un abogado interno. O incluso, en la circunstancia más urgente imaginable, de su Director Jurídico. ¿Y la respuesta del custodio o custodios de destino? Inexistente.
Pero, ¿conseguir el 100% de conformidad de todas las personas responsables de conservar los datos o documentos relevantes para esa retención? Es absolutamente imprescindible.
Sin embargo, a veces los conserjes simplemente no detectan las notificaciones que les envías o tardan en responder. O si no son las personas con las que hay que ponerse en contacto en primer lugar (véase la Razón nº 2), puede que incluso las ignoren o se salten la respuesta porque tienen mucho trabajo entre manos. En ese caso, te están dejando sin saber que no son las personas adecuadas con las que contactar en primer lugar, por lo que pierdes aún más tiempo vital en el seguimiento.
Y como hemos mencionado antes, cuando los custodios se cuentan por cientos o incluso miles, el control del cumplimiento y la realización de seguimientos o escalamientos adecuados utilizando los medios tradicionales se hace aún más difícil. Esto añade un grado de imprecisión al proceso que puede no resistir el escrutinio del tribunal o del abogado de la parte contraria.
¿Cuál es la respuesta? No se trata de A) marchar a su oficina y acampar en su puerta, o B) plantear el problema a los superiores (utilizando los mismos procesos laboriosos, recordemos), lo que puede consumir infructuosamente su tiempo también.
Cuando los custodios se cuentan por cientos o incluso miles...
Los recordatorios y las escaladas automatizadas son una característica clave de las soluciones SaaS de gestión de las retenciones legales:
- Simplifican y agilizan el proceso de instrucción y atestación y añaden mayor precisión al sustituir las hojas de cálculo u otros medios manuales de seguimiento de la custodia por recordatorios automatizados.
- Los depositarios reciben tanto las notificaciones iniciales como los seguimientos que usted establezca para asegurarse de que está consiguiendo el cumplimiento de sus plazos.
- Si un destinatario no cumple, el problema puede elevarse automáticamente a sus superiores. Pero si se automatiza el proceso de notificación inicial al custodio, esto puede evitarse.
¿Necesita más razones para adoptar software de retención legal?
¿Simplemente siente curiosidad por conocer todas las razones para pasarse a una solución de software de retención legal en lugar de los procesos manuales tradicionales? ¿O busca razones sólidas y probadas que respalden una recomendación a los responsables de la toma de decisiones de su empresa para que se suscriban a un producto de retención legal SaaS?
Descubra más en nuestro nuevo ebook, 9 razones por las que necesita una solución SaaS de retención legal. Como cualquiera que haya dado el paso puede decirle, el momento adecuado para hacerlo no es pronto, ni lo antes posible, sino ahora mismo.
