¿Es «amor» una palabra demasiado fuerte? Bueno, cuando un profesional de operaciones jurídicas utiliza la automatización de los flujos de trabajo jurídicos para reducir costes, acelerar la ejecución y, en general, pulir la reputación del departamento jurídico, ¡quizás no!
Mejor aún, cada uno de estos casos de uso está siendo compartido por sus creadores con todos los usuarios de TAP Workflow Automation a través de la comunidad de innovación conjunta de TAP. Así, usted podrá tomar uno (o todos) y personalizarlo según sus propias necesidades, añadir mejoras... y, en general, aprovechar el intercambio libre y abierto que es habitual entre los usuarios de TAP dedicados a la búsqueda del crecimiento y la evolución de las operaciones jurídicas.
Flujo de trabajo de RFP
Gap Inc. —sí, esa Gap— utiliza TAP para optimizar y automatizar su proceso de solicitud de propuestas. TAP destacó como la solución adecuada gracias a su increíble facilidad de uso y sus potentes funciones. ¡Bonus! ¡Gap tardó menos de 8 horas pasar de la pizarra a la producción.
Como explica Devshree Chauhan, directora de Operaciones Jurídicas de Gap: «Lo mejor de esta herramienta es que se trata de un único formulario integrado en el sistema y, basándose en la lógica que se le ha proporcionado, puede descifrar automáticamente si se trata de un abogado interno que intenta iniciar sesión y realizar una solicitud, o si es una persona externa la que intenta hacerlo, y [el sistema] puede enviar el formulario correcto al usuario».
Y si le preguntas a Devshree y a su equipo qué opinan de TAP Workflow Automation ahora que lo han puesto a prueba, ¿qué te responden? No solo les gusta la solución, sino que, según ella, «les encanta».
Gestión de contratos
Yuka Tzavaras, directora sénior de Operaciones Jurídicas de Electronic Arts, se complace en afirmar que han sido usuarios de TAP prácticamente desde su lanzamiento. Además, se ha mostrado usuaria entusiasta desde entonces.
«Una de las cosas que me encantan de TAP es que, si sabes cómo usar Vizio o cómo crear un diagrama de procesos empresariales», afirma, «puedes crear fácilmente un flujo de trabajo sencillo en TAP».
Yuka y su equipo aprovecharon una de las verdaderas fortalezas de TAP: su capacidad para vincular flujos de trabajo a la perfección. «Lo que decidimos hacer fue dividir los flujos de trabajo complejos en subprocesos y crear flujos de trabajo más pequeños y manejables», afirma, «y luego utilizar la función Child Workflow (Flujo de trabajo secundario) de TAP para conectar las piezas entre sí».
Al conectar su flujo de trabajo de solicitud de contratos, su flujo de trabajo de aprobación y firma de contratos y su flujo de trabajo de solicitud de configuración de proveedores, crearon un flujo de trabajo más amplio que sigue siendo mucho más fácil de gestionar y depurar que un proceso único y monolítico. La información auditable fluye fácilmente entre cada flujo de trabajo vinculado, lo que minimiza la introducción de datos, y una vez que se completa un proceso, se activa automáticamente el siguiente flujo de trabajo, según las necesidades.
«Esta capacidad para conectar flujos de trabajo es fundamental, especialmente cuando se empiezan a crear flujos de trabajo más complejos», afirma Yuka. «Nos ha resultado muy beneficioso. Me facilita la vida y facilita la vida a mi equipo ».
Términos de privacidad instantánea
La llegada de las normativas GDPR y CCPA ha provocado un aumento en el volumen de acuerdos que incluyen cláusulas de privacidad. Sin la automatización de los flujos de trabajo legales, eso significaría más trabajo manual por parte del personal jurídico para gestionar todo ese nuevo volumen de trabajo.
Teniendo esto en cuenta, ¿qué no gustar de este flujo de trabajo? Después de todo, elimina el procesamiento manual de tareas como la creación de registros de gestión del ciclo de vida de los contratos y el procesamiento de las firmas de los contratos no negociados.
Tras su éxito inicial, de hecho, el usuario lo amplió para abordar cuatro tipos de contratos a través de un único flujo de trabajo.
¿Otros beneficios? Permite al equipo de privacidad de una empresa centrarse en asuntos más importantes, al tiempo que refuerza la reputación del departamento jurídico como innovador y facilitador de acuerdos, en lugar de como un obstáculo.
SOC 2 instantáneo
SOC 2 es un procedimiento de auditoría destinado a garantizar que los proveedores de servicios de una empresa gestionan sus datos de forma segura con el fin de proteger los intereses de la organización y la privacidad de sus clientes.
El flujo de trabajo impulsado por TAP que este cliente ha ideado consiste en enviar de forma precisa los acuerdos de confidencialidad mutua estándar para su firma, enviar automáticamente los informes SOC2 solicitados una vez que se ha firmado el acuerdo de confidencialidad y crear métricas notificables para las solicitudes.
Este y el flujo de trabajo de los Términos de privacidad instantánea son ejemplos de flujos de trabajo que se adaptan perfectamente al manejo de acuerdos de gran volumen y bajo riesgoCada uno de ellos elimina el procesamiento manual, acorta el tiempo de implementación, traslada el proceso (y los equipos) fuera del correo electrónico y crea datos para obtener beneficios reportables.
¿Te interesa lo que ves? Entonces no dudes en crear una conexión amorosa con la automatización de flujos de trabajo de Legal Ops, o dos, o más, en la Comunidad de Coinnovación TAP. Piénsalo como un sitio de citas rápidas para encontrar el flujo de trabajo digital perfecto de tus sueños.
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