Le mot "amour" est-il trop fort ? Eh bien, lorsqu'un professionnel des opérations juridiques utilise l'automatisation du flux de travail juridique pour réduire les coûts, accélérer l'exécution et, d'une manière générale, polir la réputation du service juridique, peut-être que non !

Mieux encore, chacun de ces cas d'utilisation est partagé par ses créateurs avec tous les utilisateurs de TAP Workflow Automation via la Communauté de co-innovation TAP. Vous pouvez donc en prendre un (ou tous) et l'adapter à vos propres besoins, y ajouter des améliorations... et profiter de l'échange libre et ouvert qui est courant parmi les utilisateurs de TAP dévoués à la poursuite de la croissance et de l'évolution des opérations juridiques.

Processus d'appel d'offres

Gap Inc . utilise TAP pour rationaliser et automatiser son processus d'appel d'offres. TAP s'est imposé comme la solution idéale grâce à son étonnante facilité d'utilisation et à ses puissantes fonctionnalités. En prime ! Il a fallu à Gap a mis moins de 8 heures pour passer du tableau blanc à la production !

Comme l'explique Devshree Chauhan, responsable des opérations juridiques chez Gap, "l'avantage de cet outil est qu'il s'agit d'un seul formulaire intégré au système et qu'en fonction de la logique qui lui est fournie, il peut automatiquement déterminer s'il s'agit d'un avocat interne qui essaie de se connecter et de faire une demande ou s'il s'agit d'une personne externe qui essaie de le faire et [le système] peut envoyer le bon formulaire à l'utilisateur".

"Nous l'adorons" - 3 études de cas d'automatisation de flux de travail TAP

Et si vous demandez à Devshree et à son équipe ce qu'ils pensent de TAP Workflow Automation, maintenant qu'ils l'ont mis à l'épreuve ? Ils ne se contentent pas d'apprécier la solution, dit-elle : "Nous l'adorons ".

Gestion des contrats

Yuka Tzavaras, Senior Manager, Legal Operations chez Electronic Arts, dira volontiers qu'ils ont été des utilisateurs de TAP presque depuis son lancement. Et elle a été une enthousiaste enthousiaste depuis lors.

"L'une des choses que j'aime dans le TAP, c'est que si vous savez utiliser Vizio ou construire un diagramme de processus d'entreprise, vous pouvez pratiquement créer un flux de travail simple dans le TAP", dit-elle.

Yuka et son équipe ont tiré parti de l'une des véritables forces de TAP : sa capacité à relier les flux de travail de manière transparente. "Nous avons décidé de décomposer les flux de travail complexes en sous-processus et de créer des flux de travail plus petits et plus faciles à gérer", explique-t-elle, "puis d'utiliser la fonctionnalité de TAP, Child Workflow, pour relier les éléments entre eux".

En reliant leurs processus de demande de contrat, d'approbation et de signature de contrat et de demande d'installation de fournisseur, ils ont créé un flux de travail plus important qui reste beaucoup plus facile à gérer et à déboguer qu'un processus unique et monolithique. Les informations vérifiables circulent facilement entre chaque flux de travail lié, ce qui minimise la saisie de données, et une fois qu'un processus est terminé, le flux de travail suivant est automatiquement déclenché, en fonction des besoins.

"Cette capacité à connecter les flux de travail est essentielle, en particulier lorsque l'on commence à créer des flux de travail plus complexes", explique Yuka. "Nous l'avons trouvée très utile. Cela me facilite la vie, et cela facilite la vie de mon équipe.

Conditions de confidentialité instantanée 

L'arrivée des réglementations GDPR et CCPA a entraîné un pic du volume d'accords dans lesquels des clauses de confidentialité sont impliquées. Sans l'automatisation du flux de travail juridique, cela signifierait un traitement plus pratique par le personnel juridique de tout ce nouveau travail.

Dans ce contexte, qu'est-ce qui n'est pas pas ce flux de travail ? Après tout, il élimine le traitement manuel de tâches telles que la création d'enregistrements pour la gestion de la durée de vie des contrats et le traitement des signatures pour les contrats non négociés.

Après son succès initial, l'utilisateur l'a étendu à quatre types de contrats par le biais d'un flux de travail unique.

Autres avantages ? Elle permet à l'équipe chargée de la protection de la vie privée de l'entreprise de se concentrer sur des questions plus importantes, tout en renforçant la réputation du service juridique en tant qu'innovateur et facilitateur de transactions, et non en tant que goulot d'étranglement.

SOC 2 instantané

SOC 2 est une procédure d'audit visant à s'assurer que les fournisseurs de services d'une entreprise gèrent ses données de manière sécurisée afin de protéger les intérêts de l'organisation et la vie privée de ses clients.

Le flux de travail alimenté par TAP que ce client a conçu implique l'acheminement précis des accords mutuels de non-divulgation standard pour signature, l'envoi automatique des rapports SOC2 demandés une fois que l'accord de non-divulgation est en place, et la création d'indicateurs de mesure à rapporter pour les demandes.

Ce flux de travail et le flux de travail relatif aux conditions de confidentialité instantanées sont des exemples de flux de travail qui conviennent parfaitement à la gestion de l'information sur la vie privée. des accords à haut volume et à faible risque. Chacun d'entre eux élimine le traitement manuel, raccourcit le temps de mise en œuvre, déplace le processus (et les équipes) hors du courrier électronique et crée des données pour les avantages à déclarer.

Intrigué par ce que vous voyez ? Alors n'hésitez pas à nouer une relation amoureuse - ou deux, ou plus - avec l'automatisation du flux de travail des services juridiques sur le site de la Communauté de co-innovation TAP. Considérez-la comme un site de rencontres rapides pour trouver le flux de travail numérique parfait dont vous rêvez.