Ist "Liebe" ein zu starkes Wort? Nun, wenn ein Legal Ops-Experte die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe nutzt, um Kosten zu senken, die Ausführung zu beschleunigen und allgemein den Ruf der Rechtsabteilung aufzupolieren, vielleicht nicht!
Und was noch besser ist: Jeder dieser Anwendungsfälle wird von seinen Schöpfern mit allen Benutzern von TAP Workflow Automation über die TAP-Co-Innovationsgemeinschaft. Sie können also einen (oder alle) nehmen und ihn an Ihre eigenen Anforderungen anpassen, Verbesserungen hinzufügen... und anderweitig von dem freien und offenen Geben und Nehmen profitieren, das unter TAP-Nutzern üblich ist, die sich dem Wachstum und der Weiterentwicklung von Legal Ops verschrieben haben.
RFP-Arbeitsablauf
Gap Inc. - ja, das Gap - nutzt TAP, um seinen RFP-Prozess zu rationalisieren und zu automatisieren. TAP hat sich dank seiner erstaunlichen Benutzerfreundlichkeit und seiner leistungsstarken Funktionen als die richtige Lösung erwiesen. Bonus! Gap benötigte weniger als 8 Stunden, um vom Whiteboard zur Produktion überzugehen!
Devshree Chauhan, Manager, Legal Operations bei Gap, erklärt: "Das Tolle an dem Tool ist, dass es sich um ein einziges Formular im System handelt, das auf der Grundlage der ihm zur Verfügung gestellten Logik automatisch erkennen kann, ob es sich um einen internen Anwalt handelt, der versucht, sich anzumelden und einen Antrag zu stellen, oder ob es sich um eine externe Person handelt, die versucht, dies zu tun, und [das System] kann dem Benutzer das richtige Formular zukommen lassen."
Und wenn Sie Devshree und ihr Team fragen, was sie von TAP Workflow Automation halten, nachdem sie es getestet haben? Sie mögen die Lösung nicht einfach nur, sagt sie : "Wir lieben sie absolut ".
Vertragsmanagement
Yuka Tzavaras, Senior Manager, Legal Operations bei Electronic Arts, erzählt gerne, dass sie fast seit der Markteinführung von TAP Nutzer sind. Und sie ist eine begeisterte Benutzerin seither.
"Was mir an TAP gefällt, ist die Tatsache, dass man einen einfachen Workflow in TAP erstellen kann, wenn man weiß, wie man Vizio benutzt oder ein Geschäftsprozessdiagramm erstellt", sagt sie.
Yuka und ihr Team nutzten eine der wirklichen Stärken von TAP: die Fähigkeit, Workflows nahtlos zu verknüpfen. "Wir beschlossen, komplexe Arbeitsabläufe in Teilprozesse zu zerlegen und kleinere, überschaubare Arbeitsabläufe zu erstellen", sagt sie, "und dann die TAP-Funktion Child Workflow zu nutzen, um die Teile miteinander zu verbinden.
Durch die Verknüpfung des Workflows für Vertragsanfragen, des Workflows für die Vertragsgenehmigung und -unterzeichnung sowie des Workflows für die Anfrage zur Einrichtung von Lieferanten wurde ein größerer Workflow geschaffen, der dennoch viel einfacher zu verwalten und zu debuggen ist als ein einzelner, monolithischer Prozess. Prüffähige Informationen fließen problemlos zwischen den einzelnen verknüpften Workflows, wodurch die Dateneingabe minimiert wird, und sobald ein Prozess abgeschlossen ist, wird der nächste Workflow automatisch und bedarfsgerecht ausgelöst.
"Die Möglichkeit, Workflows miteinander zu verbinden, ist von entscheidender Bedeutung, vor allem, wenn man beginnt, kompliziertere Workflows zu erstellen", sagt Yuka. "Wir fanden das sehr vorteilhaft. Es macht mein Leben einfacher und das meines Teams auch.
Sofortige Datenschutzbestimmungen
Die Einführung der GDPR- und CCPA-Vorschriften hat zu einem sprunghaften Anstieg der Zahl der Verträge geführt, in denen Datenschutzbestimmungen eine Rolle spielen. Ohne eine Automatisierung der juristischen Arbeitsabläufe würde dies bedeuten, dass die Mitarbeiter der Rechtsabteilung all diese neue Arbeit in Handarbeit erledigen müssten.
In diesem Sinne, was ist nicht diesen Workflow nicht zu schätzen? Schließlich entfällt die manuelle Bearbeitung von Aufgaben wie die Erstellung von Datensätzen für das Contract Lifetime Management und die Verarbeitung von Unterschriften bei nicht verhandelten Verträgen.
Nach dem anfänglichen Erfolg erweiterte der Anwender das System, um vier Vertragsarten über einen einzigen Arbeitsablauf abzuwickeln.
Weitere Vorteile? Das Datenschutzteam eines Unternehmens kann sich auf wichtigere Angelegenheiten konzentrieren und gleichzeitig den Ruf der Rechtsabteilung als Innovator und Vermittler von Geschäften stärken, nicht als Engpassfaktor.
Sofortige SOC 2
SOC 2 ist ein Auditverfahren, das sicherstellen soll, dass die Dienstleister eines Unternehmens die Daten sicher verwalten, um die Interessen des Unternehmens und die Privatsphäre seiner Kunden zu schützen.
Der von diesem Kunden entwickelte TAP-Workflow umfasst die genaue Weiterleitung von standardmäßigen gegenseitigen Geheimhaltungsvereinbarungen zur Unterzeichnung, den automatischen Versand angeforderter SOC2-Berichte, sobald die Geheimhaltungsvereinbarung vorliegt, und die Erstellung von berichtspflichtigen Metriken für Anfragen.
Dieser Workflow und der Workflow "Instant Privacy Terms" sind Beispiele für Workflows, die sich perfekt für die Bearbeitung von Vereinbarungen mit hohem Volumen und geringem Risiko. Jede von ihnen macht die manuelle Verarbeitung überflüssig, verkürzt die Implementierungszeit, verlagert den Prozess (und die Teams) aus dem E-Mail-Verkehr und erzeugt Daten für berichtspflichtige Leistungen.
Sind Sie von dem, was Sie sehen, fasziniert? Dann zögern Sie nicht, eine Legal Ops Workflow-Automatisierungs-Liebesverbindung herzustellen - oder zwei, oder mehr - in der TAP Co-Innovation Gemeinschaft. Betrachten Sie sie als eine Art Speed-Dating-Website, um den perfekten digitalen Workflow Ihrer Träume zu finden.
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