La llegada del RGPD marca el inicio de una nueva era en la que se establecen derechos y protecciones obligatorios en materia de datos personales, así como nuevas responsabilidades potenciales. ¿Sabes qué? La automatización de los flujos de trabajo legales puede contribuir en gran medida a garantizar el cumplimiento normativo y a controlar esos riesgos.
Tanto si eres una pequeña como una gran empresa, debes tener en cuenta el RGPD. Especialmente desde que entró en vigor el 25 de mayo, independientemente de si los profesionales del marketing y las empresas estaban preparados para ello (¿la respuesta corta a eso?«No»).
En virtud del RGPD, la gobernanza de los datos se convierte en una prioridad fundamental. La preparación jurídica debe ser la primera prioridad, tanto para evitar los escollos legales del RGPD como para estar preparados para responder a los litigios cuando (no si) se produzcan. La nueva normativa otorga mucho más poder a las personas que antes, con preceptos como «el derecho al olvido» y «el derecho a la portabilidad de los datos», y la posibilidad de presentar solicitudes de acceso de los interesados (SAR).
Las empresas no pueden permitirse el lujo de quedarse de brazos cruzados y dejar que se produzcan riesgos de incumplimiento en lo que respecta al RGPD. La automatización de los flujos de trabajo jurídicos puede ser clave para mitigar esos riesgos, ya que ofrece al departamento jurídico la oportunidad de aplicar procesos que cumplan con la normativa tanto dentro de sus propios límites como (como vimos en el caso de NetApp) de promover esas buenas prácticas en otras áreas de la empresa.
¿Cómo? Siguiendo el ejemplo de NetApp, promoviendo con ahínco las ventajas de la automatización de los flujos de trabajo jurídicos y aprovechando las mejores prácticas en materia de cumplimiento normativo y gestión de riesgos, además de la adopción por parte de otros equipos y partes interesadas, incluso de asesores externos.
Cómo la automatización del flujo de trabajo le ayuda a ser proactivo en la protección de datos
La automatización de los flujos de trabajo legales ofrece una serie de formas eficaces de aplicar las políticas de protección de datos y la seguridad para cumplir con el RGPD u otras normativas, o simplemente para evitar la vergüenza y el daño a la marca que se derivan de otros errores en la protección de la privacidad. Sí, nos referimos a usted, señor Zuckerberg.
1. Incorporando las mejores prácticas en materia de privacidad de datos.
Las políticas y procedimientos para la protección de datos personales ya no tienen por qué quedar relegados a un memorándum interno o a un cartel colgado en la sala de descanso. Con la automatización de los flujos de trabajo, pueden integrarse prácticamente en plantillas de flujo de trabajo estandarizadas y aprobadas. Estas pueden diseñarse de manera que los usuarios no puedan acceder ni manipular los parámetros, ajustes, activos o elementos del flujo de trabajo relacionados con la protección de la privacidad.
2. Mediante una integración perfecta para la recuperación inmediata de datos.
En virtud del RGPD, en particular, las personas deben poder acceder a sus datos, así como transferirlos o eliminarlos, sin impedimentos. La capacidad de proporcionar a los clientes acceso a sus datos personales es otro aspecto en el que una solución de automatización de flujos de trabajo SaaS que se integre fácilmente con otras plataformas y bases de datos resulta muy útil. No importa si los datos se almacenan en una base de datos heredada o en la nube, e incluso se pueden almacenar de forma redundante en varias ubicaciones.
3. Demostrando el cumplimiento si se produce un problema relacionado con la privacidad de los datos.
Los sistemas de automatización de flujos de trabajo que archivan automáticamente los flujos de trabajo y los activos y documentos adjuntos te garantizan tranquilidad (bueno, cierta tranquilidad) si los reguladores te solicitan información. Tus registros de auditoría guardados automáticamente pueden demostrar que cumples con la normativa en materia de tratamiento de datos personales, y un buen sistema LWFA generará automáticamente los informes y registros de auditoría que necesitas para respaldarlo.
4. Adoptando una gobernanza realmente eficaz.
Con la solución adecuada de automatización del flujo de trabajo, los gerentes tendrán una visibilidad extraordinaria de cada proceso, lo que potenciará la gobernanza y la protección de la información de identificación personal como nunca antes. ¿Parte de esto? Cómo obtienen la capacidad de definir permisos y accesos basados en roles para documentos, activos, etapas del flujo de trabajo (por ejemplo, donde pueden estar involucrados datos confidenciales) o para cualquier otra faceta del proceso.
5. Al permitir una respuesta rápida
En el caso del RGPD, las personas querrán ser eliminadas de su base de datos en virtud de su derecho de supresión. Por lo tanto, al utilizar un formulario en línea automatizado para aceptar su solicitud, puede iniciar un flujo de trabajo que verifique su identidad, active la eliminación de sus datos personales y les notifique cuando haya finalizado. Lo mismo ocurre si ejercen su derecho a ser informados y desean consultar sus políticas de privacidad y tratamiento de datos. En el momento en que lo solicitan, un flujo de trabajo automatizado puede enviarles la política por correo electrónico. En ambos casos, está demostrando lo receptivo, responsable y sensible que es a sus preocupaciones. Eso tiene buena acogida entre el público... y también entre los reguladores.
