La llegada del RGPD marca el comienzo de una nueva era de derechos y protecciones obligatorios en materia de datos personales, así como de nuevas responsabilidades potenciales. ¿Adivine qué? La automatización de los flujos de trabajo jurídicos puede contribuir en gran medida a garantizar el cumplimiento y controlar esos riesgos.
Tanto si es una pequeña como una gran empresa, debería tener en mente el GDPR. Sobre todo desde que empezó a aplicarse el 25 de mayo, independientemente de si los profesionales del marketing y las empresas estaban o no preparados para ello (¿la respuesta corta? "No").
Con el RGPD, la gobernanza de los datos se convierte en una prioridad fundamental. La preparación jurídica tiene que estar a la orden del día, tanto para evitar los escollos legales del RGPD como para estar preparados para responder a los litigios cuando se produzcan (no si se producen). El nuevo Reglamento otorga mucho más poder a las personas que antes, con preceptos como "el derecho al olvido" y "el derecho a la portabilidad de los datos" y la posibilidad de presentar solicitudes de acceso (SAR).
Las empresas no pueden permitirse cruzarse de brazos y dejar que se produzcan riesgos de cumplimiento cuando se trata del GDPR. La automatización de los flujos de trabajo jurídicos puede ser clave para mitigar esos riesgos, ya que ofrece al departamento jurídico la oportunidad de aplicar procesos conformes tanto dentro de sus propios límites como (como vimos en el caso de NetApp) de promover esas mejores prácticas en otros lugares de la empresa.
¿Cómo? Siguiendo el ejemplo de NetApp, promoviendo con asiduidad las ventajas de la automatización de los flujos de trabajo jurídicos y apoyando las mejores prácticas de cumplimiento normativo y gestión de riesgos para que otros equipos y partes interesadas, incluso los abogados externos, las adopten.
Cómo la automatización del flujo de trabajo le ayuda a ser proactivo en la protección de datos
La automatización del flujo de trabajo jurídico ofrece una serie de formas eficaces de aplicar las políticas de protección de datos y la seguridad para cumplir el GDPR u otras normativas, o simplemente evitar la vergüenza y el daño a la marca derivados de otros errores en la protección de la privacidad. Sí, le estamos mirando a usted, señor Zuckerberg.
1. Mediante la incorporación de las mejores prácticas de privacidad de datos
Las políticas y los procedimientos de protección de datos personales ya no tienen por qué quedar relegados a una nota de equipo o a un cartel pegado en la sala de descanso. Con la automatización de los flujos de trabajo, pueden estar prácticamente integrados en plantillas de flujos de trabajo estandarizadas y aprobadas. Éstas pueden diseñarse de forma que los usuarios no puedan acceder o manipular los parámetros, ajustes, activos o elementos del flujo de trabajo relacionados con la protección de la privacidad.
2. Mediante una integración perfecta para la recuperación inmediata de datos
En virtud del GDPR, en particular, las personas deben poder acceder a sus datos -y transferirlos o eliminarlos- sin impedimentos. La capacidad de dar a los clientes acceso a sus datos personales es otro punto en el que una solución de automatización de flujos de trabajo SaaS que se integre fácilmente con otras plataformas y bases de datos es una bendición. No importa si están almacenados en una base de datos heredada o en la nube, e incluso puede almacenar los datos de forma redundante en varias ubicaciones.
3. Demostrando el cumplimiento si hay un problema de privacidad de datos
Los sistemas de automatización de flujos de trabajo que archivan automáticamente los flujos de trabajo y sus activos y documentos adjuntos le garantizan que podrá estar tranquilo -bueno, algo tranquilo- si los reguladores acuden a su llamada. Los registros de auditoría guardados automáticamente pueden demostrar que estás cumpliendo la normativa en el tratamiento de datos personales, y un buen sistema LWFA generará automáticamente los informes y registros de auditoría que necesitas para respaldarlo.
4. Mediante una gobernanza realmente buena
Con la solución de automatización de flujos de trabajo adecuada, los gestores tendrán una visibilidad extraordinaria de cada proceso, lo que potenciará la gobernanza y la protección de la IIP como nunca antes. ¿Parte de esto? La capacidad de definir permisos y accesos basados en funciones para documentos, activos, fases del flujo de trabajo (por ejemplo, cuando haya datos confidenciales implicados) o para cualquier otra faceta del proceso.
5. Al permitir una capacidad de respuesta rápida
En el caso de un GDPR, la gente va a querer ser eliminada de su base de datos en virtud de su derecho a la supresión. Por lo tanto, si utilizas un formulario automatizado en línea para aceptar su solicitud, puedes iniciar un flujo de trabajo que verifique su identidad, desencadene la eliminación de sus datos personales y les notifique cuando se haya completado. Lo mismo ocurre si hacen uso de su derecho a ser informados y desean consultar sus políticas de privacidad y tratamiento de datos. En cuanto lo pidan, un flujo de trabajo automatizado puede enviarles la política por correo electrónico. En ambos casos, está demostrando lo receptivo, responsable y sensible que es a sus preocupaciones. Esto es bueno para el público... y también para los reguladores.
