Si está buscando una plataforma de automatización de flujos de trabajo, no hay razón para que la facilidad de adopción e implementación no sea uno de los principales criterios de su lista de requisitos.
Si un posible proveedor de WFA no puede marcar una gama satisfactoria de formas en las que su plataforma cumple esa promesa, es hora de buscar otra opción.
En la era del SaaS, no hay razón para conformarse con los enfoques tradicionales de «desmontar y sustituir», en los que hay que desechar por completo las arquitecturas para poder implantar una nueva plataforma empresarial. Al igual que el resto del ecosistema del software empresarial, la automatización de los flujos de trabajo ha evolucionado. Las soluciones de WFA basadas en la nube se han desarrollado expresamente con la facilidad de implementación como objetivo principal, y no solo como una ventaja adicional.
Teniendo esto en cuenta, echemos un vistazo rápido a seis características clave del producto que hacen posible una adopción y un despliegue rápidos y sencillos de WFA. ¿Si una plataforma no puede ofrecerlas todas? ¡Siga buscando!
1 • Herramientas de diseño de arrastrar y soltar
Mediante el uso de interfaces de usuario de arrastrar y soltar, un sistema de automatización de flujos de trabajo de primera categoría hace que sea extraordinariamente sencillo y fácil, incluso para los usuarios novatos, crear todo lo que necesitan. Una interfaz de creación de formularios debe permitirles diseñar formularios con facilidad, pero también debe tener la flexibilidad necesaria para permitir la incorporación de funciones sofisticadas, ya sean preconfiguradas o creadas por el propio usuario. La carga de formularios existentes también debe ser sencilla.
Su interfaz de diseño de flujos de trabajo debería funcionar de la misma manera, de modo que incluso los procesos complejos sean fáciles de montar y editar si se requieren mejoras. Una vez diseñados, los flujos de trabajo deberían poder almacenarse en un repositorio central, para que puedan reutilizarse a voluntad en toda la empresa.
Sin embargo, el comprador debe tener cuidado: el hecho de que un proveedor prometa que sus productos son «arrastrar y soltar» no significa que tengan el conjunto de funciones o la flexibilidad que realmente busca, así que asegúrese de probarlos a fondo.
2 • Facilidad de formación
La interfaz de usuario de arrastrar y soltar no solo facilita el lanzamiento de formularios o flujos de trabajo. Esta y otras características de diseño orientadas al usuario agilizan la formación y facilitan la aceptación por parte de los empleados (según nuestra experiencia), ya que se ha añadido creatividad, eficiencia y agilidad a lo que, de otro modo, podría ser un proceso aburrido o desalentador.
Además, los usuarios deberían poder convertirse en usuarios avanzados en un plazo bastante breve. Eso, a su vez, les permite convertirse en evangelistas internos y mentores para la adopción de WFA por parte de otros, incluso en otros departamentos y oficinas.
Consejo de formación: asegúrate de que tu proveedor de plataforma cuenta con una amplia biblioteca de vídeos de formación y un servicio de atención al cliente fácilmente accesible para ayudar a los principiantes a familiarizarse rápidamente y a los expertos a ampliar sus habilidades.
3 • Integración sin interrupciones
Véase «desmantelar y sustituir» más arriba: hoy en día, no debería haber prácticamente ninguna necesidad de desechar los sistemas heredados, las bases de datos o incluso el hardware de escritorio o móvil que se utiliza para poner en marcha una solución SaaS WFA. Esto supone una ventaja evidente en términos de costes, pero también reduce drásticamente el tiempo necesario para la implementación, que pasa de meses (o trimestres) a semanas o incluso días.
Un sistema basado en la nube debe poder aprovechar todo un catálogo de conectores y API para integrarse con sus plataformas existentes y herramientas de terceros. Tampoco debería requerir asistencia informática, especialmente a largo plazo, ya que se trata de una plataforma gestionada por el proveedor con actualizaciones periódicas sin complicaciones.
4 • Permite el acceso en cualquier momento y lugar.
Si se trata de una plataforma SaaS, debería ser accesible desde casi cualquier lugar, a través de tabletas o teléfonos inteligentes (ya sea mediante un navegador o una aplicación). Los empleados remotos, los proveedores externos o las partes interesadas pueden participar directamente en los flujos de trabajo, que están centralizados y se actualizan en tiempo real, de modo que todos tienen acceso a tareas, activos y materiales comunes y coherentes.
La accesibilidad elimina uno de los principales obstáculos para la colaboración y la eficiencia del equipo, y hace que su adopción por parte de todos sea más rápida y prácticamente indolora.
5 • Ofrece un montón de plantillas, pero también una personalización profunda.
Una solución WFA de calidad contará con una gran cantidad de plantillas de formularios y flujos de trabajo predefinidos para ayudar a los usuarios a ponerse a trabajar rápidamente. Pero también aprovechará las herramientas de diseño que hemos mencionado para permitirles crear procesos que se adapten con precisión a las necesidades exactas de la empresa.
Incluso en SaaS, hay plataformas de automatización de flujos de trabajo tan rígidamente configuradas y basadas en plantillas que te ves obligado a ajustar tus operaciones para adaptarlas al software, y no al revés. Una vez más, la mejor manera de averiguarlo es obtener una demostración completa y ampliada del software.
6 • Permite el uso inmediato de la firma electrónica.
Es recomendable que tu plataforma WFA cuente con funciones de firma electrónica de los principales proveedores desde su lanzamiento. Por lo tanto, busca una que ofrezca esas integraciones. ¿Cómo ayuda eso a facilitar la implementación?
Por un lado, no tendrás que perder tiempo buscando una herramienta de firma electrónica compatible para añadir a tu plataforma. Además, la solución que elijas te proporcionará un mayor nivel de seguridad desde el principio, ya que incluye una atractiva función que todos estarán encantados de aprovechar, desde la alta dirección hasta los empleados. Conseguir que la dirección promueva una nueva plataforma nunca es malo.
7 • Acorta el T2V
La implementación de una nueva plataforma de software resulta aún más fácil si se puede realizar un seguimiento de la rapidez con la que genera un retorno de la inversión significativo, lo que se podría denominar «tiempo de valor» o T2V.
Recuerda que las ventajas de una plataforma de automatización de flujos de trabajo se amplían de forma extraordinaria.
Cuantos más procesos automatice una empresa, mayor será la eficiencia y el ahorro de costes que conseguirá. Al medir tanto el retorno de la inversión como la rapidez con la que se acumula, podrás defender una implementación más amplia de una buena solución de WFA, para que todos puedan disfrutar de una rápida amortización.
