Si vous êtes à la recherche d'une plateforme d'automatisation des flux de travail, il n'y a aucune raison pour que la facilité d'adoption et de mise en œuvre ne figure pas en tête de liste de vos exigences.
Si un fournisseur potentiel de WFA n'est pas en mesure de citer une série de moyens satisfaisants pour que sa plateforme tienne cette promesse, il est temps d'aller voir ailleurs.
À l'ère du SaaS, il n'y a plus de raison de se contenter des approches traditionnelles de type "rip-and-replace", où les architectures doivent être détruites en bloc pour pouvoir introduire une nouvelle plateforme d'entreprise. Tout comme le reste de l'écologie des logiciels d'entreprise, l'automatisation des flux de travail a évolué. Les solutions WFA basées sur le cloud sont délibérément développées de manière à ce que la facilité de mise en œuvre soit un élément essentiel, et non un simple bonus.
Dans cette optique, examinons rapidement six caractéristiques clés des produits qui rendent possible l'adoption et le déploiement rapides et faciles de la WFA. Si une plateforme n'offre pas toutes ces caractéristiques ? Continuez d'acheter !
1 - Outils de conception par glisser-déposer
En utilisant des interfaces utilisateur de type "glisser-déposer", un système d'automatisation du flux de travail de premier ordre rend extraordinairement simple et facile, même pour les utilisateurs novices, la construction de tout ce dont ils ont besoin. Une interface de création de formulaires doit leur permettre de concevoir facilement des formulaires, mais elle doit aussi être suffisamment souple pour permettre l'intégration de fonctions sophistiquées, qu'elles soient prêtes à l'emploi ou créées par l'utilisateur lui-même. Le téléchargement de formulaires existants doit également être simple.
Son interface de conception de flux de travail devrait fonctionner de la même manière, de sorte que même les processus complexes soient simples à assembler et faciles à modifier si des améliorations s'avèrent nécessaires. Une fois conçus, les flux de travail doivent pouvoir être stockés dans un référentiel central, afin de pouvoir être réutilisés à volonté dans l'ensemble de l'entreprise.
Mais attention, l'acheteur doit se méfier : Ce n'est pas parce qu'un fournisseur promet qu'il est "drag-and-drop" qu'il dispose des fonctionnalités ou de la flexibilité que vous recherchez vraiment, alors assurez-vous de faire une démonstration complète.
2 - Facilité de formation
L'interface utilisateur par glisser-déposer ne facilite pas seulement le lancement de formulaires ou de flux de travail. Grâce à elle et à d'autres caractéristiques de conception orientées vers l'utilisateur, la formation est plus rapide et l'adhésion des employés est un jeu d'enfant (d'après notre expérience), car vous avez ajouté de la créativité, de l'efficacité et de l'agilité à ce qui pourrait autrement être un processus ennuyeux ou décourageant.
En outre, les utilisateurs devraient être en mesure de devenir des utilisateurs chevronnés en peu de temps. Cela leur permet de devenir des évangélistes internes et des mentors pour l'adoption du WFA par d'autres, même dans d'autres départements et bureaux.
Conseil de formation : assurez-vous que votre fournisseur de plateforme dispose d'une vaste bibliothèque de formations vidéo et d'une assistance clientèle facilement accessible afin d'aider les débutants à se lancer rapidement et les experts à développer leurs compétences.
3 - Intégration non perturbatrice
Voir plus haut la notion de "remplacement" : Aujourd'hui, il ne devrait pratiquement pas être nécessaire de mettre de côté les systèmes existants, les bases de données ou même le matériel de bureau ou mobile que vous utilisez, pour mettre en place une solution SaaS WFA et la faire fonctionner. Cela présente un avantage évident en termes de coûts, mais cela permet également de réduire le temps nécessaire à la mise en œuvre, qui passe de mois (ou de trimestres) à des semaines, voire à des jours.
Un système basé sur l'informatique en nuage doit pouvoir exploiter tout un catalogue de connecteurs et d'API pour s'intégrer à vos plateformes existantes et à des outils tiers. Il ne devrait pas non plus vous obliger à faire appel à une assistance informatique, surtout à long terme, puisqu'il s'agit d'une plateforme gérée par le fournisseur, avec des mises à jour régulières et sans souci.
4 - Accès à tout moment et en tout lieu
S'il s'agit d'une plateforme SaaS, elle doit être accessible de presque n'importe où, via des tablettes ou des smartphones (par le biais d'un navigateur ou d'une application). Les employés à distance, les fournisseurs externes ou les parties prenantes peuvent directement participer aux flux de travail, qui sont centralisés et mis à jour en temps réel afin que tout le monde ait accès à des tâches, des actifs et des documents communs et cohérents.
L'accessibilité supprime l'un des principaux freins à la collaboration et à l'efficacité de l'équipe et rend l'adoption par tous plus rapide et pratiquement indolore.
5 - Offre des modèles à profusion, mais aussi une personnalisation poussée
Une solution de WFA de qualité disposera d'une abondance de modèles de formulaires et de flux de travail prédéfinis pour aider les utilisateurs à se mettre rapidement au travail. Mais elle s'appuiera également sur les outils de conception que nous avons mentionnés pour leur permettre d'élaborer des processus précisément adaptés aux besoins exacts de l'entreprise.
Même en mode SaaS, il existe des plateformes d'automatisation des flux de travail dont la configuration et les modèles sont si rigides que vous êtes obligé d'adapter vos opérations au logiciel, et non l'inverse. Encore une fois, le meilleur moyen de le savoir est d'obtenir une démonstration complète du logiciel.
6 - Permet l'utilisation immédiate de la signature électronique
Il est conseillé d'intégrer les capacités de signature électronique des meilleurs fournisseurs dans votre plateforme WFA dès son lancement. Cherchez donc un fournisseur qui offre ces intégrations. En quoi cela facilite-t-il la mise en œuvre ?
D'une part, vous n'aurez pas besoin de passer du temps à chercher un outil de signature électronique compatible à ajouter à votre plateforme. D'autre part, la solution que vous aurez choisie offrira dès le départ un niveau de sécurité plus élevé grâce à une fonctionnalité attrayante dont tout le monde sera heureux de profiter, depuis la direction jusqu'au bas de l'échelle. Il n'est jamais mauvais de demander à la direction de faire du prosélytisme en faveur d'une nouvelle plate-forme.
7 - Raccourcit le T2V
La mise en œuvre d'une nouvelle plateforme logicielle est encore plus facile si vous êtes en mesure de suivre la rapidité avec laquelle elle génère un retour sur investissement significatif - ce que l'on pourrait appeler le "Time To Value" (T2V).
Les avantages d'une plateforme d'automatisation des flux de travail sont très étendus.
Plus une entreprise automatise de processus, plus elle gagne en efficacité et réalise des économies. En mesurant à la fois le retour sur investissement et la rapidité avec laquelle il s'accumule, vous serez en mesure de plaider en faveur d'une mise en œuvre plus large d'une bonne solution de WFA, afin que tout le monde puisse bénéficier d'un retour sur investissement rapide.
