Conscientes de la necesidad de dar soporte a nuestra base de clientes global, hemos diseñado el software para que pueda gestionar prácticamente cualquier requisito lingüístico. La tecnología HotDocs consta de cuatro elementos principales, cada uno de ellos diseñado para funcionar a la perfección con los demás y dar soporte a una gran variedad de formatos lingüísticos.
- Plantillas: documentos automatizados de Microsoft Word y PDF que generan documentos.
- Entrevistas: cuestionarios dinámicos asociados a plantillas que recopilan la información necesaria para generar un documento. Los datos de las entrevistas pueden recopilarse manualmente o extraerse de fuentes como sistemas CRM y bases de datos.
- Respuestas: datos introducidos en la entrevista o transferidos a HotDocs que son necesarios para elaborar un documento.
- Documentos: documentos de Microsoft Word o PDF generados a partir de una plantilla y sus archivos de entrevista y respuestas asociados.
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Complejidades lingüísticas
Generar documentos en varios idiomas y formatos puede resultar muy complejo. Como mínimo, las soluciones de automatización de documentos deben tener la capacidad técnica para admitir formatos como:
- Fuentes
- Símbolos
- Iconos
- Monedas
- Dirección del texto (de izquierda a derecha, de derecha a izquierda)
- Números
- Fechas
- Género
- Estándares Unicode
Requisitos organizativos
Además del requisito anterior de compatibilidad con formatos multilingües, entendemos que las organizaciones necesitan tecnología de automatización de documentos con la capacidad de producir documentos que cumplan tanto con los requisitos de toda la organización como con los requisitos locales específicos.
El enfoque probado de HotDocs para documentos multilingües
Nuestras soluciones de automatización de documentos permiten el soporte en múltiples idiomas tanto para los usuarios finales como para el personal administrativo:
1. Usuario final
La tecnología HotDocs ayuda a mejorar la experiencia del usuario final al permitir la creación sencilla de documentos en varios idiomas, produciendo documentos sin errores, específicos para cada idioma y que cumplen totalmente con los estándares empresariales.
2. Gestión de plantillas/documentos
La tecnología HotDocs es una potente herramienta para el personal administrativo responsable de los procesos empresariales. Simplifica la creación, gestión, distribución y control tanto de las plantillas como de los documentos resultantes, garantizando así la correcta producción de documentos en varios idiomas en toda la organización.
Valor/Beneficios
Nuestra capacidad para satisfacer plenamente los requisitos lingüísticos ayuda a las organizaciones a funcionar de manera más eficiente. La tecnología de automatización de documentos ofrece a las organizaciones la posibilidad de:
- Gestionar el riesgo
- Garantizar el cumplimiento
- Elimine los errores
- Acelere los procesos de producción de documentos.
- Garantizar la coherencia
- Simplificar la experiencia de creación de documentos para el usuario final.
- Garantizar la coherencia de la marca y el formato.
- Mantener eficazmente las plantillas y los grupos de usuarios.
- Integración con sistemas empresariales (CRM, bases de datos, DMS, BPM, sitios web, firma electrónica, etc.)
Tecnología probada
Nuestra presencia global nos ha ayudado a comprender las complejidades de los procesos de producción de documentos multilingües. Por ejemplo, uno de los principales bancos mundiales utiliza nuestra tecnología para dar soporte a su personal de crédito en más de 40 países. Han creado plantillas en docenas de idiomas que contienen tanto los requisitos de la organización como los locales. En muchas de sus sucursales, han reducido la cantidad de trabajo necesario para crear documentación hasta en un 95 %. Esto ha permitido a su personal atender a muchos más clientes que en el pasado. Sus clientes también ven los beneficios, ya que han experimentado aprobaciones más rápidas, documentación sin errores y un tiempo de tramitación de los préstamos más corto.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
