Da wir erkannt haben, dass wir unseren weltweiten Kundenstamm unterstützen müssen, haben wir die Software so konzipiert, dass sie nahezu alle sprachlichen Anforderungen vollständig abdeckt. Die HotDocs-Technologie besteht aus vier Hauptelementen, die nahtlos zusammenarbeiten, um eine Vielzahl von Sprachformaten zu unterstützen.
- Vorlagen – Automatisierte Microsoft Word- und PDF-Dokumente, die Dokumente generieren.
- Interviews – Dynamische Fragebögen in Verbindung mit Vorlagen, die die zur Erstellung eines Dokuments erforderlichen Informationen erfassen. Interviewdaten können manuell erfasst oder aus Quellen wie CRM-Systemen und Datenbanken abgerufen werden.
- Antworten – Daten, die in das Interview eingegeben oder an HotDocs übermittelt werden und die zum Erstellen eines Dokuments erforderlich sind.
- Dokumente – Ausgabe von Microsoft Word- oder PDF-Dokumenten, die aus einer Vorlage und den zugehörigen Interview- und Antwortdateien generiert wurden.
Möchten Sie HotDocs in Aktion sehen? Starten Sie noch heute mit einer kostenlosen Demo.
Sprachliche Komplexitäten
Die Erstellung von Dokumenten in mehreren Sprachen und Formaten kann sehr komplex sein. Lösungen zur Dokumentenautomatisierung müssen mindestens über die technischen Voraussetzungen verfügen, um folgende Formate zu unterstützen:
- Schriftarten
- Symbole
- Symbole
- Währungen
- Textrichtung (von links nach rechts, von rechts nach links)
- Zahlen
- Termine
- Geschlecht
- Unicode-Standards
Organisatorische Anforderungen
Neben der oben genannten Anforderung hinsichtlich der Unterstützung mehrsprachiger Formate sind wir uns bewusst, dass Unternehmen eine Technologie zur Dokumentenautomatisierung benötigen, mit der Dokumente erstellt werden können, die sowohl den unternehmensweiten Anforderungen als auch den spezifischen lokalen Anforderungen entsprechen.
Der bewährte Ansatz von HotDocs für mehrsprachige Dokumente
Unsere Lösungen zur Dokumentenautomatisierung bieten sowohl Endbenutzern als auch Verwaltungsmitarbeitern Unterstützung in mehreren Sprachen:
1. Endnutzer
Die HotDocs-Technologie trägt zur Verbesserung der Endbenutzererfahrung bei, indem sie die einfache Erstellung von Dokumenten in verschiedenen Sprachen ermöglicht und fehlerfreie, sprachspezifische Dokumente erzeugt, die den Geschäftsstandards vollständig entsprechen.
2. Vorlage-/Dokumentenverwaltung
Die HotDocs-Technologie ist ein leistungsstarkes Werkzeug für Verwaltungsmitarbeiter, die für Geschäftsprozesse verantwortlich sind. Sie vereinfacht die Erstellung, Verwaltung, Verteilung und Kontrolle sowohl der Vorlagen als auch der Ausgabedokumente und gewährleistet so die korrekte Erstellung von Dokumenten in mehreren Sprachen im gesamten Unternehmen.
Wert/Vorteile
Unsere Fähigkeit, Sprachvorgaben vollständig zu unterstützen, hilft Unternehmen dabei, effizienter zu arbeiten. Die Technologie zur Dokumentenautomatisierung bietet Unternehmen folgende Möglichkeiten:
- Risikobewältigung
- Gewährleistung der Einhaltung
- Fehler beseitigen
- Beschleunigen Sie die Dokumentenerstellung
- Konsistenz sicherstellen
- Vereinfachen Sie die Dokumentenerstellung für Endbenutzer
- Sicherstellung der Konsistenz von Marke und Format
- Vorlagen und Benutzergruppen effektiv verwalten
- Integration mit Geschäftssystemen (CRM, Datenbanken, DMS, BPM, Websites, elektronische Signaturen usw.)
Bewährte Technologie
Durch unsere globale Präsenz haben wir ein tiefes Verständnis für die Komplexität der Prozesse zur Erstellung mehrsprachiger Dokumente entwickelt. So nutzt beispielsweise eine weltweit führende Bank unsere Technologie, um ihre Kreditmitarbeiter in mehr als 40 Ländern zu unterstützen. Sie hat Vorlagen in Dutzenden von Sprachen erstellt, die sowohl organisatorische als auch lokale Anforderungen enthalten. In vielen ihrer Filialen konnten sie den Arbeitsaufwand für die Erstellung von Dokumenten um bis zu 95 % reduzieren. Dadurch können ihre Mitarbeiter weitaus mehr Kunden als bisher betreuen. Auch ihre Kunden profitieren davon, da sie von schnelleren Genehmigungen, fehlerfreien Dokumenten und kürzeren Bearbeitungszeiten für Kredite profitieren.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
