Conscients de la nécessité de répondre aux besoins de notre clientèle internationale, nous avons conçu ce logiciel afin qu'il puisse prendre en charge pratiquement toutes les langues. La technologie HotDocs comprend quatre éléments principaux, chacun étant conçu pour fonctionner de manière transparente avec les autres afin de prendre en charge divers formats linguistiques.
- Modèles – Documents Microsoft Word et PDF automatisés qui génèrent des documents.
- Entretiens – Questionnaires dynamiques associés à des modèles qui recueillent les informations nécessaires à la création d'un document. Les données issues des entretiens peuvent être recueillies manuellement ou extraites de sources telles que des systèmes CRM et des bases de données.
- Réponses – Données saisies lors de l'entretien ou transmises à HotDocs qui sont nécessaires à la création d'un document.
- Documents – Sortie Documents Microsoft Word ou PDF générés à partir d'un modèle et des fichiers d'entretien et de réponses associés.
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Complexités linguistiques
La génération de documents dans plusieurs langues et formats peut s'avérer très complexe. Au minimum, les solutions d'automatisation documentaire doivent avoir la capacité technique de prendre en charge les formats suivants :
- Polices
- Symboles
- Icônes
- Devises
- Sens d'écriture (de gauche à droite, de droite à gauche)
- Chiffres
- Dates
- Genre
- Normes Unicode
Exigences organisationnelles
Outre l'exigence susmentionnée relative à la prise en charge de formats multilingues, nous comprenons que les organisations ont besoin d'une technologie d'automatisation documentaire capable de produire des documents qui répondent à la fois aux exigences à l'échelle de l'organisation et aux exigences locales spécifiques.
L'approche éprouvée de HotDocs pour les documents multilingues
Nos solutions d'automatisation documentaire offrent une prise en charge multilingue tant pour les utilisateurs finaux que pour le personnel administratif :
1. Utilisateur final
La technologie HotDocs contribue à améliorer l'expérience utilisateur en permettant la création simple de documents dans différentes langues, produisant ainsi des documents sans erreur, spécifiques à chaque langue et entièrement conformes aux normes commerciales.
2. Gestion des modèles/documents
La technologie HotDocs est un outil puissant pour le personnel administratif chargé des processus métier. Elle simplifie la création, la gestion, la distribution et le contrôle des modèles et des documents finaux, garantissant ainsi la production correcte de documents en plusieurs langues dans l'ensemble de l'organisation.
Valeur/Avantages
Notre capacité à répondre pleinement aux exigences linguistiques aide les organisations à fonctionner plus efficacement. La technologie d'automatisation des documents offre aux organisations la possibilité de :
- Gérer les risques
- Assurer la conformité
- Éliminer les erreurs
- Accélérer les processus de production de documents
- Assurer la cohérence
- Simplifier l'expérience de création de documents pour l'utilisateur final
- Assurer la cohérence de la marque et du format
- Gérer efficacement les modèles et les groupes d'utilisateurs
- Intégration avec les systèmes d'entreprise (CRM, bases de données, DMS, BPM, sites Web, signature électronique, etc.)
Technologie éprouvée
Notre présence mondiale nous a permis de comprendre la complexité des processus de production de documents multilingues. Par exemple, une grande banque internationale utilise notre technologie pour aider son personnel chargé des prêts dans plus de 40 pays. Elle a créé des modèles dans des dizaines de langues, contenant à la fois les exigences organisationnelles et locales. Dans bon nombre de ses succursales, elle a réduit de 95 % la charge de travail nécessaire à la création de documents. Cela a permis à son personnel de traiter beaucoup plus de clients que par le passé. Ses clients en ont également tiré des avantages, puisqu'ils ont bénéficié d'approbations plus rapides, de documents sans erreur et d'un délai de traitement des prêts raccourci.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
