Hoy en día, una empresa prospera gracias al contenido, y si se trata de servicios financieros u otro sector muy regulado, recopilar, seleccionar y eliminar adecuadamente ese contenido es fundamental. Pero cada día, una empresa genera más contenido. Mucho más. Ahí es donde entra en juego la gestión de contenido empresarial.
La cantidad media de datos corporativos gestionados se disparó de 1,45 petabytes en 2015 a 9,70 PB en 2018, cada petabyte equivalente a 1000 terabytes de datos. Ahora más que nunca, las empresas necesitan poder gestionar, acceder y generar informes de forma fácil y rápida sobre la abrumadora cantidad de datos que tienen a su disposición, especialmente en los sectores altamente regulados que acabamos de mencionar.
¿Cuál es el problema? Los datos críticos suelen almacenarse en una amplia variedad de silos: aplicaciones empresariales, hojas de cálculo, documentos de Word, mensajes SMS, documentos escaneados, informes, correos electrónicos, faxes, fotografías, declaraciones, archivos de texto y mucho más. Esta fragmentación genera dolores de cabeza e ineficiencias para los empleados: según IDC, un trabajador del conocimiento dedica aproximadamente 2,5 horas al día, o aproximadamente El 30 % de la jornada laboral., buscando información.
Pero la solución adecuada de gestión de contenidos empresariales (ECM) puede proporcionar una única fuente de información veraz para todo el contenido utilizado en una organización.
La gestión de contenidos empresariales puede simplificar la búsqueda de contenidos y controlar el acceso.
Una solución de gestión de contenidos empresariales simplifica la búsqueda de contenidos para los empleados, al tiempo que proporciona niveles de acceso flexibles y adecuados. Al crear una única fuente segura de información veraz para contenidos vitales y confidenciales, se facilita al personal de cualquier parte de la empresa la localización de los documentos, datos u otros recursos más actualizados y aprobados disponibles.
Por otro lado, un ECM le permite limitar el acceso a esos documentos. Como todo buen CIO o CISO sabe, la principal fuente de riesgo para una empresa proviene de sus propios empleados. Estos pueden ser culpables de una amplia gama de comportamientos indebidos, negligencias o errores involuntarios. Disponer de una herramienta para recopilar, proteger y controlar el acceso a contenidos importantes se convierte en algo obligatorio para cualquier empresa en la que la más mínima infracción o uso indebido pueda tener graves repercusiones competitivas o normativas.
¿Qué debe ofrecer un ECM?
Al considerar una solución de software de gestión de contenido empresarial, deberá asegurarse de que el producto que está evaluando pueda:
- Proporcione un repositorio de datos amplio y seguro al que los usuarios puedan acceder de forma inmediata, siempre que lo necesiten.
- Resuelva el dilema informativo al que se enfrentan las empresas que gestionan grandes cantidades de datos confidenciales gracias a las funciones de gestión de registros para almacenar, conservar y eliminar automáticamente esos datos de conformidad con las directrices legales y normativas.
- Gestione grandes cantidades de datos cada hora de cada día, almacenándolos automáticamente para su recuperación las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
- Permita a los usuarios implementar fácilmente elementos esenciales para el cumplimiento normativo, como registros de auditoría, restricciones de acceso y políticas de retención.
- Mejora la eficiencia y la productividad optimizando los procesos empresariales, reduciendo el tiempo de ejecución y eliminando los errores humanos.
- Extraiga grandes cantidades de datos de innumerables documentos, aplicando múltiples rangos y parámetros para encontrar resultados exactos.
Las empresas que nacieron en la era digital pueden tener una ventaja en su sector a la hora de crear la arquitectura para una solución de gestión de contenidos empresariales. Pero si usted pertenece a una organización que lleva décadas utilizando la tecnología, querrá una solución rentable que pueda superponerse a los sistemas heredados y que sea compatible con diferentes necesidades de búsqueda.
Asegúrese de analizar las capacidades de búsqueda y descubrimiento de los ECM que está evaluando. Recuerde que los datos no tienen valor intrínseco, solo el valor que aportan cuando se analizan adecuadamente para extraer información y conocimientos.
