Hoy en día, una empresa se nutre de contenidos, y si se trata de servicios financieros u otro sector muy regulado.... Recopilar, conservar y eliminar adecuadamente esos contenidos es una misión crítica. Pero cada día, una empresa genera más contenido. Mucho más. Ahí es donde entra en juego la gestión de contenidos empresariales.
La cantidad media de datos corporativos gestionados se disparó de 1,45 petabytes en 2015 a 9,70 PB en 2018, cada petabyte consiste en 1000 terabytes de datos. Ahora más que nunca, las empresas necesitan la capacidad de gestionar, acceder y elaborar informes de forma fácil y rápida sobre la cantidad vertiginosa de datos que tienen a mano, especialmente en los sectores altamente regulados que acabamos de mencionar.
¿Cuál es el problema? Los datos críticos suelen almacenarse en una gran variedad de silos: aplicaciones empresariales, hojas de cálculo, documentos de Word, mensajes SMS, documentos escaneados, informes, correos electrónicos, faxes, fotografías, extractos, archivos de texto y mucho más. Esta fragmentación crea quebraderos de cabeza e ineficacia a los empleados: Según IDCun trabajador del conocimiento dedica unos 2,5 horas al díao aproximadamente 30% de la jornada laboralbuscando información.
Pero la solución adecuada de gestión de contenidos empresariales (ECM) puede proporcionar una fuente única de verdad para todos los contenidos utilizados en una organización.
La gestión de contenidos empresariales puede simplificar la detección de contenidos y controlar el acceso a ellos
Una solución de gestión de contenidos empresariales simplifica la búsqueda de contenidos para los empleados, al tiempo que proporciona niveles de acceso flexibles y adecuados. Al crear una única fuente segura de verdad para los contenidos vitales y confidenciales, está facilitando al personal de cualquier parte de la empresa la localización del documento, activo de datos u otro recurso disponible más actualizado y aprobado.
Por otro lado, un ECM permite limitar el acceso a esos documentos. Como todo buen CIO o CISO sabe, la principal fuente de riesgo para una empresa proviene de sus propios empleados. Pueden ser culpables de un espectro bastante amplio de malos comportamientos, negligencias o errores involuntarios. Disponer de una herramienta para recopilar, proteger y, a continuación, vigilar el acceso a contenidos importantes se convierte en algo obligatorio para cualquier empresa en la que la más mínima infracción o uso indebido de los mismos puede tener graves repercusiones competitivas o normativas.
¿Qué debe ofrecer un ECM?
Al considerar una solución de software de gestión de contenidos empresariales, necesitará saber que el producto que está buscando puede:
- Proporcione un repositorio de datos amplio y seguro al que los usuarios puedan acceder inmediatamente, siempre que lo necesiten.
- Resuelva el dilema de la información al que se enfrentan las empresas que gestionan grandes cantidades de datos confidenciales, gracias a las funciones de gestión de registros para almacenar, conservar y eliminar automáticamente esos datos de conformidad con las directrices legales y normativas.
- Gestiona enormes cantidades de datos cada hora del día, almacenándolos automáticamente para recuperarlos 24 horas al día, 7 días a la semana.
- Permita que los usuarios apliquen fácilmente elementos esenciales para el cumplimiento de la normativa, como registros de auditoría, restricciones de acceso y políticas de conservación.
- Mejore la eficacia y la productividad agilizando los procesos empresariales, reduciendo el tiempo de ejecución y eliminando los errores humanos.
- Extraiga grandes cantidades de datos de innumerables documentos, aplicando múltiples rangos y parámetros para encontrar resultados exactos.
Las empresas que nacieron en la era digital pueden tener ventaja en su sector a la hora de crear la arquitectura de una solución de gestión de contenidos empresariales. Pero si eres una organización que lleva décadas utilizando la tecnología, querrás una solución rentable que pueda superponerse a los sistemas heredados con soporte para diferentes necesidades de búsqueda.
Asegúrese de analizar las capacidades de búsqueda y descubrimiento de los ECM que está evaluando. Recuerde que los datos no tienen valor intrínseco, sino el valor que aportan cuando se analizan adecuadamente para extraer información e inteligencia.
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