Al igual que cualquier otra persona responsable de la marca y el marketing de una empresa, siempre me interesa promocionar los éxitos que obtienen nuestros clientes al utilizar nuestro producto. En puestos dentro de otras organizaciones business to business, he encontrado que este proceso es relativamente sencillo, ya que los clientes están encantados de beneficiarse de los aspectos promocionales que conlleva ser utilizados como caso de estudio de buenas prácticas.
Entonces, ¿por qué me resulta relativamente complicado conseguir que algunos clientes importantes acepten mostrar las formas innovadoras en que utilizan HotDocs? O, en algunos casos, ¿incluso admitir públicamente que utilizan HotDocs?
Como proveedor líder de tecnologías de generación automatizada de documentos, con más de un millón de usuarios finales en todo el mundo, el software HotDocs se ha implantado en algunas de las empresas, instituciones financieras y bufetes de abogados más grandes y conocidos de la actualidad, además de contar con una sólida base de usuarios en administraciones públicas centrales y locales y pequeñas empresas de todo el mundo. ¿Por qué no puedo presumir de ello y por qué existe el mito de que el software de generación automatizada de documentos es una tecnología poco utilizada?
Hablando con los clientes y investigando un poco, se descubre que hay tres razones: la agregación, la ventaja competitiva y el deseo de invisibilidad.
La liberalización del mercado jurídico ha dado lugar a una nueva generación de empresas de servicios jurídicos, aquellas con estructuras empresariales alternativas. Al agrupar varias empresas más pequeñas y automatizar tantos procesos como sea posible utilizando tecnologías como HotDocs, las organizaciones pueden optimizar los servicios que ofrecen, reducir el tiempo necesario para la intervención de abogados cualificados, ofrecer precios competitivos y disfrutar de márgenes más elevados. Un cliente de HotDocs utiliza nuestro producto HotDocs Server para producir más de 100 000 documentos al día como parte de este tipo de modelo de negocio. ¿Cuál es el motivo del secretismo de este tipo de organizaciones? No quieren compartir el éxito de su modelo de negocio con los clientes, para mantener la percepción de que están recibiendo un servicio personalizado, y no quieren compartirlo con la competencia, por miedo a que se suban al carro.
Si bien HotDocs ofrece a todos los clientes una ventaja competitiva en términos de aumento de la eficiencia y reducción de los costes empresariales, algunos clientes operan dentro de un modelo de negocio que aprovecha al máximo la ventaja viable que ofrecen nuestras tecnologías. Se trata de «empresas de procesos» legales, es decir, empresas que se centran por completo en un proceso, a menudo dentro del mercado de la rehipotecación y la refinanciación. Estos clientes aprovechan al máximo las capacidades de HotDocs empleando a varios cientos de trabajadores que se centran en la misma tarea o tareas y, como es lógico, no quieren hablar de lo que les da su ventaja competitiva: cobrar por transacción en lugar de por hora por un trabajo altamente sistematizado y de gran volumen, reduciendo el proceso legal a la suma de sus partes.
Por último, hay clientes de HotDocs que desean pasar desapercibidos, ya sea en lo que respecta a los procesos que utilizan o para ocultar su propia existencia. De forma inteligente, algunos bufetes de abogados utilizan la generación de documentos para facilitar la facturación basada en el valor, ofreciendo tarifas combinadas por servicios en los que el cliente no sabe realmente que sus documentos se han automatizado y que esto ha liberado tiempo para que su abogado se dedique a ejercer su profesión, en lugar de redactar documentos. Otros bufetes de abogados prestan servicios de «back office» a algunos de los bancos y compañías de seguros más grandes del mundo, actuando como representantes en la tramitación de hipotecas, préstamos bancarios o documentación de seguros. El uso de HotDocs proporciona una ventaja competitiva en términos de eficiencia en la prestación de estos servicios de back office y se mantiene en secreto para preservar el exitoso modelo de negocio que mejora.
Como profesional del marketing, me encuentro en una situación extraña. Mi empresa ofrece una herramienta empresarial muy utilizada y valiosa de la que nadie quiere hablar por miedo a que sus competidores se enteren. En HotDocs, valoramos la integridad en los negocios y respetamos la confidencialidad de nuestros clientes. No utilizamos sus nombres para nuestra propia promoción sin su aprobación expresa. El desafortunado efecto secundario de esto es que no puedo mostrar las formas innovadoras y vanguardistas en las que algunos de nuestros clientes utilizan las tecnologías de HotDocs para mejorar el rendimiento general de sus negocios.
Sin embargo, a medida que HotDocs sigue creciendo y atrayendo a más y más clientes que buscan optimizar sus procesos empresariales para mejorar el rendimiento general, debo suponer que las ventajas comerciales de HotDocs no siempre se proclaman a los cuatro vientos, pero sin duda son comentadas en voz baja por aquellos que las conocen.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
