Menos del 40 %de las empresas estadounidenses siguen abiertas diez años después de su fundación. Solo alrededor del 19 % sobrevive veinte años o más.
Problemas comunes como la falta de liquidez pueden llevar a algunas empresas al fracaso prematuro. De las que superan los retos iniciales, casi el 40 % fracasarádebido a crisis inesperadas.
Para hacer frente a amenazas simultáneas y prosperar en estos tiempos sin precedentes, las empresas dedican ahora más atención aldesarrollo de un plan integral de continuidad del negocioque abarque toda la empresa. Sin embargo, desarrollar un plan de este tipo es cada vez más complicado, ya que las amenazas evolucionan y aumentan simultáneamente.
Conectar más sistemas críticos para gestionar expectativas más altas complica la planificación de la continuidad del negocio, junto con la recuperación ante desastres, la resiliencia, el cumplimiento normativo y la seguridad. Cuando un eslabón de la cadena se ve comprometido, el impacto puede afectar a toda la organización. La reputación y los ingresos están en juego cuando se trata de mantener la resiliencia operativa y, al mismo tiempo, adaptarse y responder rápidamente a los riesgos y oportunidades.
¿Qué es un plan de continuidad del negocio?
Un plan de continuidad del negocio (BCP) es una estrategia que detalla cómo una empresa mantendrá sus operaciones antes, durante y después de incidentes disruptivos. Los BCP se aplican a cualquier tipo de interrupción a la que pueda enfrentarse una empresa, incluyendo:
- Desastres naturales como terremotos y tornados.
- Crisis provocadas por el ser humano, como los ciberataques y la violencia en el lugar de trabajo.
- Amenazas para la fuerza laboral, como las pandemias.
- Cualquier otra crisis o desastre que provoque la pérdida de acceso a suministros y recursos esenciales.
Los planes de continuidad del negocio son similares a los planes de recuperación ante desastres (DRP). Sin embargo, a diferencia de los DRP,los planes de continuidad del negocio son proactivos y exhaustivos. Un buen plan ayudará a una empresa a reducir:
- Probabilidad de sufrir desastres en primer lugar
- Impacto de incidentes perjudiciales en sus operaciones
Un plan de continuidad del negocio sólido abarca:
- Procesos empresariales clave
- Instalaciones físicas
- Equipos y suministros operativos
- Sistemas de datos, incluidas las copias de seguridad.
- Comunicación
- Soluciones manuales para procesos estándar
- Gestión de riesgos
- Cronologías
La planificación de la continuidad del negocio también se conoce a veces como:
- Resistencia operativa
- Gestión de emergencias o crisis
- Planificación de contingencias
- Preparación organizativa
¿Quién necesita un plan de continuidad del negocio?
Todas las empresas necesitan un plan de continuidad del negocio (BCP). Estadísticamente, las pequeñas empresas son las más propensas a fracasar como consecuencia de una crisis imprevista.
Las empresas más grandes suelen disponer de los recursos necesarios para sobrevivir a una crisis a corto plazo. Sin embargo,una respuesta inadecuada ante una catástrofe puede paralizar una empresa durante décadas. También puede contribuir al fracaso posterior de la empresa.
Por el contrario, contar con un BCP sólido permite a las empresas prosperar. Las organizaciones que siguen operativas mientras sus competidores se enfrentan a una crisis pueden obtener importantes beneficios en términos de ventas, cuota de mercado y fidelidad del público y de la plantilla.
Las ventajas de un BCP
No contar con un plan de continuidad del negocio (BCP) conlleva importantes riesgos. SegúnIDC, de media, un fallo en la infraestructura puede suponer una pérdida de 100 000 dólares por hora, y un fallo crítico en una aplicación puede costar entre 500 000 y 1 millón de dólares por hora. Los planes de continuidad del negocio ayudan a prevenir estas pérdidas. Pero esta no es la única ventaja que ofrecen. La planificación de la continuidad del negocio también puede:
- Identificar oportunidades para mejorar el flujo de trabajo.
- Descubra oportunidades para reducir los costes operativos.
- Determinar en qué aspectos las empresas incumplen la normativa legal.
- Mejorar la percepción del público y de los trabajadores.
- Identificar las debilidades en el funcionamiento o en su cadena de suministro.
- Mejorar la comunicación y la cooperación entre los segmentos empresariales.
Algunos de estos beneficios son directos. Otros son indirectos. Todos se aplican independientemente de si la empresa atraviesa una crisis o no.
Ninguna empresa considerará jamás que la planificación de la continuidad es una pérdida de tiempo o de recursos.
¿Por qué elegir la consultoría de continuidad del negocio?
No todas las empresas saben cómo llevar a cabo su estrategia de continuidad del negocio hasta su madurez.
Algunas organizaciones contratan servicios externos de consultoría en gestión de la continuidad del negocio para identificar y abordar la sincronización de la resiliencia entre sus procesos empresariales. Los consultores pueden proporcionar soluciones flexibles de continuidad del negocio y recuperación ante desastres para satisfacer esas necesidades, incluyendo evaluaciones, planificación, implementación, pruebas y gestión completa de la continuidad del negocio.
Los directivos suelen considerar la elaboración de un plan interno como una estrategia en sí misma. Esto es casi siempre un error.
Los consultores tienen las habilidades y la experiencia adecuadas.
La planificación de la continuidad es un conjunto de habilidades especializadas. No es algo para lo que muchos líderes estén preparados. Incluso los líderes competentes necesitan ayuda para desarrollar un BCP sólido.
Las empresas que intentan diseñar planes por su cuenta corren el riesgo de:
- Hacer las preguntas equivocadas
- Centrarse en las áreas equivocadas
- Estructurar mal sus planes
- Factores clave que faltan en la planificación para situaciones de crisis y el desarrollo de estrategias
- Elegir soluciones ineficaces por desconocimiento de otras mejores.
Los consultores pueden ayudar a las empresas a:
- Trabajar mediante un proceso de desarrollo de planes probado.
- Identificar soluciones innovadoras y listas para usar.
- Coordinar sus planes en todos los departamentos y niveles de su organización.
Trabajar con consultores también garantiza que los líderes puedan seguir realizando su importante labor dentro de la empresa durante todo el proceso de planificación. Esto permite que todos los aspectos, tanto de las operaciones diarias como de la planificación de la continuidad del negocio, reciban la atención que merecen.
Los consultores aportan perspectivas únicas
Los consultores externos son capaces de ver un negocio con una objetividad y claridad imposibles desde dentro. Es fácil para los líderes consolidados dar las cosas por sentadas o hacer suposiciones. Estas suposiciones y creencias pueden conducir a puntos ciegos que pueden paralizar una organización durante una crisis.
Los consultores aportan un proceso bien estructurado y una mentalidad abierta. Estas herramientas pueden ayudar a las empresas a realizar evaluaciones de gestión de riesgos exhaustivas y realmente útiles que los líderes internos no podrían completar por sí solos.
¿Qué incluye la consultoría de continuidad del negocio?
Los buenos consultores gestionan el proceso del BCP de principio a fin. Guían a los clientes a través de cada paso con confianza y eficiencia.
El proceso de consultoría comienza con evaluaciones. Estas incluyen:
- Auditoría de continuidad del negocio
- Auditoría de gestión de crisis
- Un análisis del impacto en el negocio
- Evaluación de riesgos
Estas evaluaciones crean una base de conocimientos compartida y precisa sobre la que trabajar.
A continuación, los consultores informan a los clientes sobre cualquier factor externo que deban tener en cuenta. Las normas legales y las mejores prácticas que puedan ser de aplicación son un buen ejemplo de ello.
A continuación, los consultores ayudan a los clientes a desarrollar un BCP personalizado.
Una vez que el plan está en marcha, los consultores se encargan de su implementación. Esto incluye:
- Gestión de proyectos de recuperación ante desastres
- Creación y ejecución de programas de pruebas de escenarios
- Desarrollo e impartición de programas de formación sobre continuidad del negocio y gestión de crisis.
- Coordinación de los programas de mantenimiento de clientes
Esta combinación de servicios garantiza a los clientes los mejores resultados posibles.
Auditorías de continuidad del negocio y gestión de crisis
Los consultores suelen comenzar evaluando la situación actual de los clientes. Evalúan:
- Lo que una empresa ya tiene establecido, si es que tiene algo.
- ¿En qué medida se comprenden las medidas y métodos existentes en toda la organización?
- ¿En qué medida el plan existente está actualizado y bien mantenido?
- ¿En qué medida el plan es adecuado y apropiado para las operaciones actuales?
A menudo, las empresas se alarman al descubrir lo deficientes que son sus planes actuales.
Normas legales y de buenas prácticas
Los consultores conocen bien las normas legales relacionadas con la continuidad del negocio. Tienen un profundo conocimiento de las directrices por las que se pueden juzgar las empresas y sus planes, entre las que se incluyen:
- Mejores prácticas
- Precedentes legales
- Puntos de referencia del sector
Tres ejemplos comunes de este tipo de normas son:
- Directrices sobre resiliencia organizativa del Instituto Nacional Estadounidense de Normalización (ANSI/ASIS SPC.1-2009)
- Normas de planificación de la continuidad operativa del Consejo Federal de Inspección de Instituciones Financieras (FFIEC:2008)
- Las regulaciones bancarias estadounidenses, como las Normas 3510 y 3520 de la NASD de la Comisión de Bolsa y Valores y la Norma 446 de la Bolsa de Nueva York.
Los consultores pueden ayudar a las empresas a comprender las expectativas en juego. También pueden ayudar a sus clientes a desarrollar planes que cumplan con esos estándares.
Análisis del impacto en el negocio y evaluaciones de riesgos
Los consultores utilizan análisis de impacto y evaluación de riesgos para trazar un mapa de las operaciones en cada paso del proceso del cliente. Mediante metodologías específicas y probadas, pueden identificar:
- Debilidades y puntos críticos
- Oportunidades para optimizar
- Brechas en la comunicación o el flujo
- Áreas más susceptibles de verse afectadas durante una crisis
Esta información sienta las bases para la estrategia que se desarrollará. También garantiza que no se pase por alto ningún peligro potencial.
Desarrollo de marcos personalizados de continuidad del negocio mediante software
Con el aumento de los ciberataques, las empresas están pasando de un enfoque convencional de continuidad del negocio a un enfoque de resiliencia automatizado y basado en software. El software, como Preparis, utiliza funciones y capacidades avanzadas para ayudar a planificar, formar, probar, alertar y recuperar, al tiempo que protege los procesos críticos para el negocio y a las personas.
Los consultores ayudan a los clientes a crear estrategias y planes que se adapten a sus necesidades específicas. Proporcionan asesoramiento y asistencia expertos en cada paso del proceso.
Aplicación
Una vez que el plan está en marcha, los consultores desempeñan un papel crucial en su implementación. Documentan el plan en todos los formularios adecuados. A continuación, ayudan a comunicar el plan de forma clara y coherente en toda la organización.
Los consultores también pueden gestionar proyectos de recuperación ante desastres. Por ejemplo, el plan de un cliente puede requerir la búsqueda de socios y proveedores alternativos. Los consultores pueden ayudar en la búsqueda y en el proceso de contratación posterior.
Entre sus ventajas encontrarás:
- Fácil implementación del BCP por parte del personal interno
- Alcanzar los objetivos dentro de los plazos establecidos.
- Garantizar la coherencia de principio a fin
Los consultores pueden crear y ejecutar programas de formación y pruebas de escenarios. Estos programas permiten a las empresas y a sus socios comerciales poner en práctica el plan.
- Garantiza que los trabajadores de todos los niveles comprendan la estrategia y sepan cómo seguirla.
- Proporciona experiencia práctica a nivel básico.
- Crea oportunidades para la resolución de problemas y la formación.
- Facilita una implementación más fluida en caso de una emergencia real.
Por último, los consultores pueden crear y ejecutar programas de mantenimiento que mantengan los planes actualizados. Esto garantiza que los planes de contingencia reflejen el crecimiento, la expansión y los cambios de la organización a lo largo del tiempo.
Cómo elegir una empresa de consultoría de continuidad del negocio
Hay algunas prácticas recomendadas clave que se deben tener en cuenta al seleccionar una empresa de consultoría. Para obtener la mejor experiencia, elija una empresa que:
- Cuenta con consultores experimentados con probada experiencia en el campo.
- Ofrece una configuración de software integrada que permite gestionar el proceso y sus planes de forma centralizada y sencilla.
- Gestionará y probará su plan finalizado para verificar su eficacia.
- Ofrece formación a todo tu equipo sobre el plan y su implementación.
- Ofrece DRaaS y soluciones en la nube para sus necesidades de recuperación de datos.
- Proporciona listas de verificación fáciles de usar que ayudan a su equipo a comprender el proceso en cada paso del camino.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
