Weniger als 40 Prozentder amerikanischen Unternehmen sind zehn Jahre nach ihrer Gründung noch im Geschäft. Nur etwa 19 Prozent überleben zwanzig Jahre oder länger.
Häufige Probleme wie ein schlechter Cashflow können manche Unternehmen frühzeitig zum Scheitern verurteilen. Von denen, die die anfänglichen Herausforderungen überstehen, scheitern fast 40 Prozentaufgrund unerwarteter Krisen.
Um gleichzeitigen Bedrohungen standzuhalten und in dieser beispiellosen Zeit erfolgreich zu sein, widmen Unternehmen nun derEntwicklung eines ganzheitlichen Business-Continuity-Plans, der das gesamte Unternehmen durchdringt, mehr Aufmerksamkeit. Die Entwicklung eines solchen Plans wird jedoch immer schwieriger, da sich die Bedrohungen gleichzeitig weiterentwickeln und zunehmen.
Die Anbindung weiterer kritischer Systeme zur Bewältigung höherer Erwartungen erschwert die Planung der Geschäftskontinuität – ebenso wie die Notfallwiederherstellung, die Ausfallsicherheit, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Sicherheit. Wenn ein Glied in der Kette beeinträchtigt ist, kann dies Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. Wenn es darum geht, die betriebliche Ausfallsicherheit aufrechtzuerhalten und sich gleichzeitig schnell an Risiken und Chancen anzupassen und darauf zu reagieren, stehen der Ruf und der Umsatz auf dem Spiel.
Was ist ein Business Continuity Plan?
Ein Business Continuity Plan (BCP) ist eine Strategie, die detailliert beschreibt, wie ein Unternehmen seinen Betrieb vor, während und nach Störfällen aufrechterhalten wird. BCPs gelten für alle Arten von Störungen, mit denen ein Unternehmen konfrontiert sein kann, darunter:
- Naturkatastrophen wie Erdbeben und Tornados
- Von Menschen verursachte Krisen wie Cyberangriffe und Gewalt am Arbeitsplatz
- Bedrohungen für die Belegschaft wie Pandemien
- Jede andere Krise oder Katastrophe, die zum Verlust des Zugangs zu wichtigen Versorgungsgütern und Ressourcen führt
Business-Continuity-Pläne ähneln Disaster-Recovery-Plänen (DRPs). Im Gegensatz zu DRPssind Business-Continuity-Pläne jedochproaktiv und umfassend. Ein guter Plan hilft einem Unternehmen dabei, Folgendes zu reduzieren:
- Wahrscheinlichkeit, überhaupt von Katastrophen betroffen zu sein
- Auswirkungen schädlicher Vorfälle auf den Geschäftsbetrieb
Ein solider Business-Continuity-Plan umfasst:
- Wichtige Geschäftsprozesse
- Physische Einrichtungen
- Betriebsausstattung und Verbrauchsmaterialien
- Datensysteme, einschließlich Backups
- Kommunikation
- Manuelle Workarounds für Standardprozesse
- Risikomanagement
- Zeitpläne
Die Planung der Geschäftskontinuität wird manchmal auch bezeichnet als:
- Operative Widerstandsfähigkeit
- Notfall- oder Krisenmanagement
- Notfallplanung
- Organisatorische Vorbereitung
Wer braucht einen Business Continuity Plan?
Jedes Unternehmen braucht einen BCP. Statistisch gesehen sind kleine Unternehmen am anfälligsten für einen Konkurs infolge einer unvorhergesehenen Krise.
Größere Unternehmen verfügen oft über die Ressourcen, um eine Krise kurzfristig zu überstehen.Eine unzureichende Reaktion auf eine Katastrophe kann jedoch ein Unternehmen für Jahrzehnte lahmlegen. Sie kann auch zu einem späteren Unternehmenskonkurs beitragen.
Ein solides BCP hingegen ermöglicht es Unternehmen, erfolgreich zu sein. Organisationen, die während einer Krise betriebsbereit bleiben, während ihre Konkurrenten mit Schwierigkeiten zu kämpfen haben, können erhebliche Zuwächse bei Umsatz, Marktanteil sowie der Loyalität der Öffentlichkeit und der Belegschaft verzeichnen.
Die Vorteile eines BCP
Das Fehlen eines BCP birgt einigeerhebliche Risiken. LautIDC kann ein Ausfall der Infrastruktur durchschnittlich 100.000 US-Dollar pro Stunde kosten, während ein Ausfall kritischer Anwendungen Kosten in Höhe von 500.000 bis 1 Million US-Dollar pro Stunde verursachen kann. Business-Continuity-Pläne tragen dazu bei, solche Verluste zu vermeiden. Dies ist jedoch nicht der einzige Vorteil, den sie bieten. Business-Continuity-Planung kann außerdem:
- Möglichkeiten zur Verbesserung des Arbeitsablaufs identifizieren
- Möglichkeiten zur Senkung der Betriebskosten aufzeigen
- Ermitteln Sie, wo Unternehmen gegen gesetzliche Vorschriften verstoßen.
- Verbesserung der Wahrnehmung in der Öffentlichkeit und bei den Mitarbeitern
- Identifizieren Sie Schwachstellen im Betrieb oder in der Lieferkette.
- Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen
Einige dieser Vorteile sind direkt, andere indirekt. Alle gelten unabhängig davon, ob das Unternehmen jemals eine Krise erlebt oder nicht.
Kein Unternehmen wird jemals die Kontinuitätsplanung als Zeit- oder Ressourcenverschwendung betrachten.
Warum sollten Sie sich für Business Continuity Consulting entscheiden?
Nicht alle Unternehmen wissen, wie sie ihre Geschäftskontinuitätsstrategie zur Reife bringen können.
Einige Unternehmen beauftragen externe Beratungsdienste für Business Continuity Management, um die Synchronisierung der Ausfallsicherheit zwischen ihren Geschäftsprozessen zu ermitteln und zu verbessern. Berater können flexible Lösungen für Business Continuity und Disaster Recovery anbieten, um diesen Anforderungen gerecht zu werden – einschließlich Bewertungen, Planung, Implementierung, Tests und umfassendem Business Continuity Management.
Die Unternehmensleitung betrachtet die interne Erstellung eines Plans oft als Strategie an sich. Dies ist fast immer ein Fehler.
Berater verfügen über die richtigen Fähigkeiten und Erfahrungen
Kontinuitätsplanung ist eine spezielle Kompetenz. Nicht viele Führungskräfte sind dafür qualifiziert. Selbst kompetente Führungskräfte benötigen Unterstützung, um einen soliden BCP zu entwickeln.
Unternehmen, die versuchen, Pläne selbst zu entwerfen, gehen folgende Risiken ein:
- Die falschen Fragen stellen
- Fokus auf die falschen Bereiche
- Ihre Pläne schlecht strukturieren
- Fehlende Schlüsselfaktoren bei der Krisenplanung und Strategieentwicklung
- Die Wahl ineffektiver Lösungen aufgrund der Unkenntnis besserer Alternativen
Berater können Unternehmen helfen:
- Arbeiten Sie einen bewährten Planentwicklungsprozess durch.
- Identifizieren Sie modernste und sofort einsatzbereite Lösungen.
- Koordinieren Sie ihre Pläne über alle Abteilungen und Ebenen ihrer Organisation hinweg.
Die Zusammenarbeit mit Beratern stellt außerdem sicher, dass Führungskräfte während des gesamten Planungsprozesses weiterhin ihre wichtigen Aufgaben innerhalb des Unternehmens wahrnehmen können. So können alle Aspekte des täglichen Betriebs und der Geschäftskontinuitätsplanung die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen.
Berater bringen einzigartige Perspektiven mit
Externe Berater sind in der Lage, ein Unternehmen mit einer Objektivität und Klarheit zu betrachten, die von innen heraus unmöglich ist. Etablierte Führungskräfte neigen dazu, Dinge als selbstverständlich anzusehen oder Annahmen zu treffen. Diese Annahmen und Überzeugungen können zu blinden Flecken führen, die ein Unternehmen in einer Krise lahmlegen können.
Berater bringen einen gut strukturierten Prozess und eine offene Denkweise mit. Diese Instrumente können Unternehmen dabei helfen, gründliche und wirklich nützliche Risikomanagementbewertungen durchzuführen, die interne Führungskräfte allein nicht bewältigen könnten.
Was umfasst die Beratung zur Geschäftskontinuität?
Gute Berater begleiten den BCP-Prozess von Anfang bis Ende. Sie führen ihre Kunden sicher und effizient durch jeden Schritt.
Der Beratungsprozess beginnt mit Bewertungen. Dazu gehören:
- Audit zur Geschäftskontinuität
- Krisenmanagement-Audit
- Eine Analyse der Auswirkungen auf das Geschäft
- Risikobewertung
Diese Bewertungen schaffen eine gemeinsame und genaue Wissensbasis, auf der gearbeitet werden kann.
Als Nächstes klären die Berater die Kunden über alle externen Faktoren auf, die sie berücksichtigen müssen. Ein gutes Beispiel hierfür sind geltende Rechtsvorschriften und Best-Practice-Standards.
Danach helfen Berater den Kunden bei der Entwicklung eines maßgeschneiderten BCP.
Sobald der Plan vorliegt, übernehmen die Berater die Leitung der Umsetzung. Dazu gehören:
- Verwaltung von Disaster-Recovery-Projekten
- Erstellen und Ausführen von Szenario-Testprogrammen
- Entwicklung und Durchführung von Schulungsprogrammen zu Geschäftskontinuität und Krisenmanagement
- Koordination von Kundenwartungsprogrammen
Diese Kombination von Dienstleistungen garantiert den Kunden die bestmöglichen Ergebnisse.
Audits zur Geschäftskontinuität und zum Krisenmanagement
Berater beginnen in der Regel damit, die aktuelle Situation ihrer Kunden zu bewerten. Sie beurteilen:
- Was ein Unternehmen bereits eingerichtet hat, wenn überhaupt
- Wie gut werden die bestehenden Maßnahmen und Methoden innerhalb der Organisation verstanden?
- Wie aktuell und gut gepflegt der bestehende Plan ist
- Wie angemessen und adäquat der Plan für die aktuellen Operationen ist
Oft sind Unternehmen alarmiert, wenn sie feststellen, wie mangelhaft ihre bestehenden Pläne sind.
Rechtliche Standards und Best-Practice-Standards
Berater sind mit den rechtlichen Standards im Zusammenhang mit der Geschäftskontinuität bestens vertraut. Sie verfügen über ein tiefgreifendes Verständnis der Richtlinien, anhand derer Unternehmen und ihre Pläne beurteilt werden können, darunter:
- Bewährte Praktiken
- Rechtsprechungen
- Branchen-Benchmarks
Drei gängige Beispiele für diese Art von Standards sind:
- Die Richtlinien zur organisatorischen Resilienz des American National Standards Institute (ANSI/ASIS SPC.1-2009)
- Die Standards für die Geschäftskontinuitätsplanung des Federal Financial Institutions Examination Council (FFIEC:2008)
- US-amerikanische Bankvorschriften wie die NASD-Regeln 3510 und 3520 der Securities and Exchange Commission und die NYSE-Regel 446
Berater können Unternehmen dabei helfen, die geltenden Erwartungen zu verstehen. Sie können ihren Kunden auch dabei helfen, Pläne zu entwickeln, die diesen Standards entsprechen.
Geschäftliche Auswirkungsanalyse und Risikobewertungen
Berater verwenden Wirkungsanalysen und Risikobewertungen, um die Abläufe in jedem Schritt des Prozesses eines Kunden abzubilden. Mithilfe gezielter und bewährter Methoden können sie Folgendes identifizieren:
- Schwächen und Engpässe
- Möglichkeiten zur Rationalisierung
- Lücken in der Kommunikation oder im Ablauf
- Bereiche, die während einer Krise am ehesten betroffen sind
Diese Informationen bilden die Grundlage für die zu entwickelnde Strategie. Sie stellen außerdem sicher, dass keine potenzielle Gefahr übersehen wird.
Entwicklung maßgeschneiderter Rahmenwerke für die Geschäftskontinuität mithilfe von Software
Angesichts der Zunahme von Cyberangriffen wenden sich Unternehmen von einem herkömmlichen BC-Ansatz ab und gehen zu einem automatisierten und softwaregesteuerten Resilienzansatz über. Software wie Preparis nutzt fortschrittliche Funktionen und Fähigkeiten, um bei der Planung, Schulung, Prüfung, Alarmierung und Wiederherstellung zu helfen und gleichzeitig geschäftskritische Prozesse und Mitarbeiter zu schützen.
Berater helfen Kunden dabei, Strategien und Pläne zu entwickeln, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Sie bieten fachkundige Beratung und Unterstützung bei jedem Schritt.
Umsetzung
Sobald der Plan vorliegt, spielen Berater eine entscheidende Rolle bei seiner Umsetzung. Sie dokumentieren den Plan in allen geeigneten Formen. Anschließend helfen sie dabei, den Plan klar und einheitlich im gesamten Unternehmen zu kommunizieren.
Berater können auch Projekte zur Notfallwiederherstellung leiten. Beispielsweise kann der Plan eines Kunden die Suche nach alternativen Partnern und Lieferanten vorsehen. Berater können bei der Suche und dem anschließenden Vertragsabschluss behilflich sein.
Zu den Vorteilen gehören:
- Einfache BCP-Implementierung durch interne Mitarbeiter
- Erreichen von Zielen innerhalb festgelegter Zeitrahmen
- Konsistenz von Anfang bis Ende gewährleisten
Berater können Szenario-Schulungs- und Testprogramme erstellen und durchführen. Diese Programme ermöglichen es Unternehmen und ihren Geschäftspartnern, den Plan umzusetzen.
- Stellt sicher, dass die Mitarbeiter auf allen Ebenen die Strategie verstehen und wissen, wie sie umzusetzen ist.
- Bietet praktische Erfahrungen an der Basis
- Schafft Möglichkeiten zur Fehlerbehebung und Weiterbildung
- Führt zu einer reibungsloseren Umsetzung im Falle eines tatsächlichen Notfalls
Schließlich können Berater Wartungsprogramme erstellen und durchführen, um die Pläne auf dem neuesten Stand zu halten. Dadurch wird sichergestellt, dass Notfallpläne das Wachstum, die Expansion und den Wandel der Organisation im Laufe der Zeit widerspiegeln.
So wählen Sie ein Beratungsunternehmen für Geschäftskontinuität aus
Bei der Auswahl einer Beratungsfirma sollten einige wichtige Best Practices berücksichtigt werden. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie eine Firma wählen, die:
- Ist die Heimat erfahrener Berater mit nachgewiesener Fachkompetenz auf diesem Gebiet.
- Bietet eine integrierte Software-Konfiguration, die die Verwaltung des Prozesses und Ihrer Pläne zentralisiert und vereinfacht.
- Wir verwalten und testen Ihren fertigen Plan, um dessen Wirksamkeit zu überprüfen.
- Bietet Schulungen für Ihr gesamtes Team zum Plan und dessen Umsetzung
- Bietet DRaaS- und Cloud-Lösungen für Ihre Datenwiederherstellungsanforderungen
- Bietet benutzerfreundliche Checklisten, die Ihrem Team helfen, jeden Schritt des Prozesses zu verstehen.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
