Moins de 40 % des entreprises américaines sont encore ouvertes dix ans après leur création. Seules 19 % d'entre elles survivent vingt ans ou plus.
Des problèmes courants, tels qu'une trésorerie insuffisante, peuvent conduire certaines entreprises à une faillite prématurée. Parmi celles qui survivent aux difficultés initiales, près de 40 % échoueront en raison de crises inattendues.
Pour résister aux menaces simultanées et prospérer pendant cette période sans précédent, les entreprises consacrent désormais plus d'attention à l'élaboration d'un plan holistique de continuité des activités qui s'étendrait à l'ensemble de l'entreprise. Cependant, l'élaboration d'un tel plan devient de plus en plus délicate à mesure que les menaces évoluent et augmentent simultanément.
La connexion de systèmes plus critiques pour gérer des attentes plus élevées complique la planification de la continuité des activités - ainsi que la reprise après sinistre, la résilience, la conformité réglementaire et la sécurité. Lorsqu'un maillon de la chaîne est compromis, l'impact peut se répercuter sur l'ensemble de l'organisation. La réputation et le chiffre d'affaires sont en jeu lorsqu'il s'agit de maintenir la résilience opérationnelle tout en s'adaptant et en répondant rapidement aux risques et aux opportunités.
Qu'est-ce qu'un plan de continuité des activités ?
Un plan de continuité des activités (PCA) est une stratégie qui détaille la manière dont une entreprise maintiendra ses activités avant, pendant et après des incidents perturbateurs. Les PCA s'appliquent à tout type de perturbation à laquelle une entreprise peut être confrontée, y compris :
- Les catastrophes naturelles telles que les tremblements de terre et les tornades
- Crises d'origine humaine telles que les cyberattaques et la violence sur le lieu de travail
- Menaces pour la main-d'œuvre, telles que les pandémies
- Toute autre crise ou catastrophe entraînant une perte d'accès aux fournitures et ressources essentielles.
Les plans de continuité des activités sont similaires aux plans de reprise après sinistre (PRS). Toutefois, à la différence de ces derniers, les plans de continuité des activités sont proactifs et complets. Un bon plan aidera l'entreprise à réduire les :
- Probabilité de subir des catastrophes en premier lieu
- Impact des incidents dommageables sur ses activités
Un plan de continuité des activités solide couvre :
- Processus opérationnels clés
- Installations physiques
- Équipements et fournitures opérationnels
- Systèmes de données, y compris les sauvegardes
- Communication
- Contournement manuel des processus standard
- Gestion des risques
- Calendrier
Le plan de continuité des activités est parfois également appelé :
- Résilience opérationnelle
- Gestion des urgences ou des crises
- Plan d'urgence
- Préparation organisationnelle
Qui a besoin d'un plan de continuité des activités ?
Toute entreprise a besoin d'un PCA. Statistiquement, les petites entreprises sont les plus susceptibles de faire faillite à la suite d'une crise imprévue.
Les grandes entreprises disposent souvent des ressources nécessaires pour survivre à une crise à court terme. Cependant, une réponse inadéquate à une catastrophe peut paralyser une entreprise pendant des décennies. Elle peut également contribuer à l'échec ultérieur de l'entreprise.
En revanche, un PCA solide permet aux entreprises de prospérer. Les organisations qui restent opérationnelles alors que leurs concurrents se débattent dans une crise peuvent enregistrer des gains significatifs en termes de ventes, de parts de marché et de fidélité du public et de la main-d'œuvre.
Les avantages d'un PCA
L'absence d'un plan de continuité des activités comporte des risques importants. Selon IDC, une panne d'infrastructure peut coûter en moyenne 100 000 dollars par heure, et une panne d'application critique peut coûter entre 500 000 et 1 million de dollars par heure. Les plans de continuité des activités permettent d'éviter de telles pertes. Mais ce n'est pas le seul avantage qu'ils offrent. Les plans de continuité des activités peuvent également :
- Identifier les possibilités d'améliorer le flux de travail
- Révéler les possibilités de réduire les coûts opérationnels
- Déterminer où les entreprises ne sont pas en conformité avec les réglementations légales
- Améliorer la perception du public et des travailleurs
- Identifier les faiblesses de l'opération ou de sa chaîne d'approvisionnement
- Améliorer la communication et la coopération entre les secteurs d'activité
Certains de ces avantages sont directs. D'autres sont indirects. Tous s'appliquent, que l'entreprise connaisse ou non une crise.
Aucune entreprise ne considérera jamais le plan de continuité comme une perte de temps ou de ressources.
Pourquoi choisir le conseil en continuité d'activité ?
Toutes les entreprises ne savent pas comment mener leur stratégie de continuité des activités à maturité.
Certaines organisations font appel à des services externes de conseil en gestion de la continuité des activités pour identifier et traiter la synchronisation de la résilience entre leurs processus d'entreprise. Les consultants peuvent fournir des solutions flexibles de continuité des activités et de reprise après sinistre pour répondre à ces besoins - y compris l'évaluation, la planification, la mise en œuvre, les tests et la gestion complète de la continuité des activités.
Les dirigeants considèrent souvent l'élaboration d'un plan en interne comme une stratégie en soi. C'est presque toujours une erreur.
Les consultants ont les compétences et l'expérience requises
La planification de la continuité est un ensemble de compétences spécialisées. De nombreux dirigeants ne sont pas équipés pour le faire. Même les dirigeants compétents ont besoin d'aide pour élaborer un PCA solide.
Les entreprises qui tentent de concevoir des plans par elles-mêmes s'exposent à des risques :
- Poser les mauvaises questions
- Se concentrer sur les mauvais domaines
- Structurer leurs plans de manière inadéquate
- Les facteurs clés manquants dans la planification de la crise et l'élaboration de la stratégie
- Choisir des solutions inefficaces par méconnaissance de meilleures solutions
Les consultants peuvent aider les entreprises :
- Travailler dans le cadre d'un processus éprouvé d'élaboration de plans
- Identifier les solutions de pointe et les solutions prêtes à l'emploi
- Coordonner leurs plans dans tous les départements et à tous les niveaux de l'organisation.
Travailler avec des consultants garantit également que les dirigeants peuvent continuer à effectuer leur travail essentiel au sein de l'entreprise tout au long du processus de planification. Ainsi, tous les aspects des opérations quotidiennes et de la planification de la continuité des activités reçoivent l'attention qu'ils méritent.
Les consultants apportent des perspectives uniques
Les consultants externes sont en mesure d'observer une entreprise avec une objectivité et une clarté qu'il est impossible d'obtenir de l'intérieur. Il est facile pour les dirigeants établis de prendre les choses pour acquises ou de faire des suppositions. Ces hypothèses et croyances peuvent conduire à des angles morts qui peuvent paralyser une organisation en cas de crise.
Les consultants apportent un processus bien structuré et une ouverture d'esprit. Ces outils peuvent aider les entreprises à réaliser des évaluations approfondies et réellement utiles de la gestion des risques, que les responsables internes ne pourraient pas mener à bien seuls.
Qu'est-ce qui est inclus dans le conseil en continuité des activités ?
Les bons consultants gèrent le processus du PCA du début à la fin. Ils guident leurs clients à travers chaque étape avec confiance et efficacité.
Le processus de consultation commence par des évaluations. Il s'agit notamment d'une :
- Audit de la continuité des activités
- Audit de gestion de crise
- Une analyse d'impact sur les entreprises
- Évaluation des risques
Ces évaluations créent une base de connaissances commune et précise à partir de laquelle il est possible de travailler.
Ensuite, les consultants informent les clients de tous les facteurs externes qu'ils doivent prendre en compte. Les normes juridiques et de bonnes pratiques qui peuvent s'appliquer en sont un bon exemple.
Ensuite, les consultants aident les clients à élaborer un PCA personnalisé.
Une fois le plan mis en place, les consultants prennent la direction de la mise en œuvre. Il s'agit notamment de
- Gestion des projets de reprise après sinistre
- Création et exécution de programmes de tests de scénarios
- Élaboration et mise en œuvre de programmes de formation à la continuité des activités et à la gestion de crise
- Coordination des programmes de maintenance des clients
Cette combinaison de services garantit aux clients les meilleurs résultats possibles.
Audits de la continuité des activités et de la gestion de crise
Les consultants commencent généralement par évaluer la situation actuelle de leurs clients. Ils évaluent :
- Ce que l'entreprise a déjà en place, le cas échéant
- Le degré de compréhension des mesures et méthodes existantes dans l'ensemble de l'organisation
- Le degré d'actualisation et de mise à jour du plan existant
- L'adéquation et la pertinence du plan par rapport aux opérations en cours
Souvent, les entreprises sont alarmées de découvrir à quel point leurs plans existants sont médiocres.
Normes juridiques et de bonnes pratiques
Les consultants connaissent bien les normes juridiques relatives à la continuité des activités. Ils ont une connaissance approfondie des lignes directrices selon lesquelles les entreprises et leurs plans peuvent être jugés :
- Meilleures pratiques
- Précédents juridiques
- Critères de référence pour l'industrie
Voici trois exemples courants de ce type de normes :
- Lignes directrices sur la résilience organisationnelle de l'American National Standards Institute (ANSI/ASIS SPC.1-2009)
- Normes de planification de la continuité des activités du Conseil fédéral d'examen des institutions financières (FFIEC:2008)
- les réglementations bancaires américaines telles que les règles 3510 et 3520 de la NASD (Securities and Exchange Commission) et la règle 446 de la NYSE (Bourse de New York)
Les consultants peuvent aider les entreprises à comprendre les attentes en jeu. Ils peuvent également aider leurs clients à élaborer des plans qui répondent à ces normes.
Analyse d'impact sur les entreprises et évaluation des risques
Les consultants utilisent l'analyse d'impact et l'évaluation des risques pour cartographier les opérations à chaque étape du processus d'un client. En utilisant des méthodologies ciblées et éprouvées, ils peuvent identifier :
- Faiblesses et points de friction
- Possibilités de rationalisation
- Lacunes dans la communication ou le flux
- Zones les plus susceptibles d'être touchées en cas de crise
Ces informations jettent les bases de la stratégie qui sera élaborée. Elles permettent également de s'assurer qu'aucun risque potentiel n'est négligé.
Développement de cadres personnalisés pour la continuité des activités à l'aide de logiciels
Face à l'augmentation des cyberattaques, les entreprises abandonnent l'approche conventionnelle de la CB au profit d'une approche de résilience automatisée et pilotée par des logiciels. Les logiciels, comme Preparis, utilisent des fonctions et des capacités avancées pour aider à planifier, former, tester, alerter et récupérer tout en protégeant les processus et les personnes critiques pour l'entreprise.
Les consultants aident les clients à élaborer des stratégies et des plans qui répondent à leurs besoins spécifiques. Ils fournissent des conseils d'experts et une assistance à chaque étape.
Mise en œuvre
Une fois le plan mis en place, les consultants jouent un rôle crucial dans sa mise en œuvre. Ils documentent le plan sous toutes les formes appropriées. Ils aident ensuite à communiquer le plan de manière claire et cohérente dans l'ensemble de l'organisation.
Les consultants peuvent également gérer des projets de reprise après sinistre. Par exemple, le plan d'un client peut prévoir la recherche d'autres partenaires et fournisseurs. Les consultants peuvent aider à la recherche et au processus contractuel qui s'ensuit.
Parmi ses avantages, vous trouverez :
- Mise en œuvre facile du PCA par le personnel interne
- Atteindre les objectifs dans les délais fixés
- Assurer la cohérence du début à la fin
Les consultants peuvent créer et mettre en œuvre des programmes de formation et de test de scénarios. Ces programmes permettent aux entreprises et à leurs partenaires commerciaux d'appliquer le plan.
- Veiller à ce que les travailleurs à tous les niveaux comprennent la stratégie et la manière de la mettre en œuvre.
- Fournit une expérience pratique au niveau du terrain
- Créer des opportunités de dépannage et de formation
- permet une mise en œuvre plus aisée en cas d'urgence réelle
Enfin, les consultants peuvent créer et gérer des programmes de maintenance qui permettent d'actualiser les plans. Cela permet de s'assurer que les plans d'urgence reflètent la croissance, l'expansion et les changements de l'organisation au fil du temps.
Comment choisir un cabinet de conseil en continuité des activités
Il existe quelques bonnes pratiques à prendre en compte lors de la sélection d'une société de conseil. Pour une expérience optimale, choisissez une société qui.. :
- accueille des consultants expérimentés ayant une expertise avérée dans le domaine
- Offre un logiciel intégré qui centralise et simplifie la gestion du processus et de vos plans.
- Il gérera et testera votre plan fini pour en vérifier l'efficacité.
- Formation de l'ensemble de l'équipe au plan et à sa mise en œuvre
- Offre des solutions DRaaS et cloud pour vos besoins en récupération de données
- Fournit des listes de contrôle faciles à utiliser qui aident votre équipe à comprendre le processus à chaque étape.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
