Ahora que la pandemia de 2020 parece estar finalmente remitiendo en muchos países, la atención se centra en su impacto a largo plazo en el funcionamiento de las empresas en el futuro. El trabajo híbrido formará parte de ese futuro.
No cabe duda de que algunas organizaciones han prosperado más que otras en los últimos quince meses, con una aceleración significativa de las tendencias a largo plazo. Los minoristas en línea han ido ganando fuerza, mientras que algunos minoristas tradicionales con tiendas físicas han tenido dificultades y han cerrado. Los pagos en efectivo han tenido que competir con el uso del dinero digital, incluso en entornos minoristas normales. El teletrabajo generalizado también ha demostrado ser práctico, y la dirección ha reconocido que el personal no tiene que estar en la oficina para ser plenamente eficaz.
Combinar el trabajo desde casa y el trabajo en la oficina —el trabajo híbrido— ya no es la aspiración que era hace 12 meses. Las empresas están evaluando si necesitan grandes complejos de oficinas y cuál es la mejor manera de cambiar las condiciones laborales para que se adapten mejor al personal y a las empresas para las que trabajan.
En el Reino Unido, el gigante de las telecomunicaciones BT tiene previsto reducir sus 300 oficinas a solo 30. La compañía de seguros global Aviva ha afirmado que el 95 % de su personal prefiere modelos de trabajo más flexibles. Sin embargo, no todo el mundo está de acuerdo. Muchos bancos de inversión están interesados en que su personal vuelva a la oficina, ya que consideran que el teletrabajo puede comprometer el modelo de contratación «basado en el aprendizaje» que utilizan con tanta eficacia. Algunos empleados prefieren trabajar en la oficina, en parte por una mejor colaboración, en parte por razones sociales y en parte porque el entorno doméstico de muchos, especialmente de los jóvenes, no es ideal para el teletrabajo.
Lograr un equilibrio híbrido en el trabajo
Es evidente que hay que encontrar un equilibrio entre el personal y la dirección. El trabajo híbrido no está exento de riesgos, ya que tiene implicaciones para el paradigma «personas-procesos-tecnología» que sustenta todos los procesos empresariales.
Sin embargo, si se hace bien, ofrece un marco de trabajo atractivo para el personal, lo que facilita la captación de empleados que valoran la flexibilidad, además de permitir un uso más eficiente del valioso espacio de oficina.
Sin embargo, si se comete un error, surgen una serie de problemas que provocan fricciones entre el personal, reducen la colaboración, disminuyen la calidad del servicio al cliente y aumentan los costes, por nombrar solo algunos.
La buena noticia para muchas empresas es que las soluciones provisionales creadas a principios de 2020 proporcionan una excelente plantilla sobre la que construir procesos sólidos y sostenibles que permitirán el trabajo híbrido. Los sistemas y procesos utilizados en estas soluciones provisionales, que suelen incluir aplicaciones como SharePoint, recursos compartidos de archivos, cuentas de Dropbox, correo electrónico y hojas de cálculo, no pueden utilizarse «tal cual», ya que pueden carecer de los controles necesarios para proporcionar la transparencia y la auditabilidad que las empresas suelen exigir para cumplir una serie de requisitos normativos y de auditoría.
¿Cuál es la mejor manera de potenciar el trabajo híbrido?
La forma más rápida y rentable de habilitar el trabajo híbrido es encontrar las deficiencias en los sistemas y procesos que no satisfacen las necesidades de la empresa y, a continuación, abordarlas con soluciones específicas que satisfagan esa necesidad inmediata.
Al trabajar con nuestros clientes, parece que muchos procesos empresariales básicos (CRM, contabilidad, nóminas, etc.) han funcionado bien durante los últimos 12 meses, ya que muchas empresas ya han realizado la transición a aplicaciones basadas en SaaS, adecuadas para su uso en cualquier lugar y especialmente bien concebidas para entornos de trabajo híbridos. Las empresas se enfrentan a retos en áreas como la gestión del cumplimiento normativo, la gestión de políticas y la gestión de riesgos de terceros, que, aunque no son muy conocidas, siguen siendo fundamentales para el negocio y cuya importancia para las empresas ha crecido durante 2020/21.
La gestión de políticas —por ejemplo, la definición de procesos empresariales, la creación de normas de prestación de servicios y la especificación de los niveles de aprobación de la dirección— ha experimentado una importante transformación en 2020, ya que las normas y los procesos de la oficina se han adaptado para su uso en el hogar. Las políticas de viajes han cambiado en múltiples ocasiones. Los sistemas y procesos de cumplimiento, utilizados para evaluar y medir el comportamiento en relación con las normas, han tenido que actualizarse para mantenerse al día. Estas normas también han tenido que aplicarse de manera coherente en toda la cadena de suministro para garantizar la coherencia y reducir el riesgo y el impacto de posibles problemas.
Unificar prácticas y sistemas
Según hemos podido constatar al hablar con los clientes, las empresas ya contaban con sistemas para la gestión de políticas y cumplimiento normativo y la gestión de riesgos de terceros antes de 2020. Sin embargo, a menudo estaban repartidos entre diferentes aplicaciones y departamentos, lo que dificultaba enormemente la supervisión unificada de toda la empresa. La existencia de múltiples sistemas da lugar a múltiples normas y definiciones, numerosos conflictos e incoherencias, así como a ineficiencias operativas que aumentan los costes.
Un entorno de trabajo híbrido, en el que el personal trabaja habitualmente en múltiples ubicaciones, exige una gestión unificada de las políticas y el cumplimiento normativo para garantizar que todo el personal, en toda la empresa, conozca siempre sus responsabilidades, independientemente de su ubicación.
Esto debe someterse a pruebas y evaluaciones periódicas, con el fin de destacar las áreas y los factores que provocan el incumplimiento. Esta imagen también debe trasladarse a la perspectiva más amplia de la gestión de GRC de la empresa. Deben aplicarse principios similares a la cadena de suministro, ya que los proveedores se enfrentarán a los mismos problemas, y no se puede permitir que los retos y las interrupciones que experimentan afecten a sus clientes.
Mitratech ofrece una gama de plataformas prácticas, probadas y robustas que ayudan a las empresas a abordar los retos que plantea el trabajo híbrido. Entre ellas se incluyen la gestión de políticas, la gestión del cumplimiento normativo y la gestión de riesgos de terceros, junto con otras áreas como la gestión de la TI en la sombra, la gestión de datos y la automatización de flujos de trabajo. Aquí te explicamos cómo obtener más información.
Las empresas contaban con sistemas para la gestión de políticas y cumplimiento normativo y la gestión de riesgos de terceros antes de 2020. Sin embargo, a menudo estaban repartidos entre diferentes aplicaciones y departamentos.
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