Hybrides Arbeiten: Zeit, die Theorie in die Realität umzusetzen
Da die Pandemie 2020 in vielen Ländern endlich die Kurve zu kriegen scheint, konzentrieren sich die Überlegungen nun auf die längerfristigen Auswirkungen auf die Arbeitsweise der Unternehmen in der Zukunft. Hybrides Arbeiten wird ein Teil dieser Zukunft sein.
Es besteht kaum ein Zweifel daran, dass einige Unternehmen in den letzten fünfzehn Monaten mehr Erfolg hatten als andere, wobei sich die langfristigen Trends deutlich beschleunigt haben. Der Online-Handel hat sich stark entwickelt, während einige traditionelle Einzelhandelsgeschäfte zu kämpfen hatten und schließen mussten. Barzahlungen haben sich gegen die Verwendung von digitalem Bargeld durchgesetzt, selbst in normalen Einzelhandelsumgebungen. Die weit verbreitete Heimarbeit hat sich ebenfalls als praktisch erwiesen, da die Geschäftsleitung erkannt hat, dass die Mitarbeiter nicht im Büro sein müssen, um voll leistungsfähig zu sein.
Die Kombination von Heim- und Büroarbeit - hybrides Arbeiten - ist nicht mehr das Ziel, das es vor 12 Monaten noch gab. Die Unternehmen prüfen, ob sie große Bürokomplexe benötigen und wie sie die Arbeitsbedingungen so verändern können, dass sie den Mitarbeitern und den Unternehmen, für die sie arbeiten, am besten gerecht werden.
Im Vereinigten Königreich plant der Telekommunikationsriese BT, seinen Bestand von 300 Büros auf nur noch 30 zu reduzieren. Die weltweit tätige Versicherungsgesellschaft Aviva hat erklärt, dass 95 % ihrer Mitarbeiter flexiblere Arbeitsmodelle bevorzugen. Allerdings sind nicht alle dieser Meinung. Viele Investmentbanken sind sehr daran interessiert, dass ihre Mitarbeiter wieder in die Büros zurückkehren, da sie der Meinung sind, dass Heimarbeit das von ihnen so erfolgreich angewandte Modell der "ausbildungsbasierten" Personalbeschaffung gefährden kann. Einige Mitarbeiter bevorzugen die Arbeit im Büro, zum Teil aus Gründen der besseren Zusammenarbeit, zum Teil aus sozialen Gründen und zum Teil, weil das häusliche Umfeld für viele, vor allem junge Menschen, nicht ideal für Heimarbeit ist.
Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit
Es liegt auf der Hand, dass ein Gleichgewicht zwischen den Mitarbeitern und ihrem Management gefunden werden muss. Hybrides Arbeiten ist nicht risikofrei, da es Auswirkungen auf das Paradigma Mensch - Prozess - Technologie hat, das allen Geschäftsprozessen zugrunde liegt.
Wenn es jedoch richtig gemacht wird, bietet es die Möglichkeit, einen attraktiven Arbeitsrahmen für die Mitarbeiter zu schaffen, der es leichter macht, Mitarbeiter zu gewinnen, die Flexibilität schätzen, und der eine effizientere Nutzung wertvoller Büroflächen ermöglicht.
Wenn man es jedoch falsch anpackt, treten eine Reihe von Problemen auf, die zu Reibereien zwischen den Mitarbeitern, einer schlechteren Zusammenarbeit, einer geringeren Qualität des Kundendienstes und höheren Kosten führen, um nur einige zu nennen.
Die gute Nachricht für viele Unternehmen ist, dass die zu Beginn des Jahres 2020 geschaffenen Ad-hoc-Problemlösungen eine hervorragende Vorlage für den Aufbau robuster und nachhaltiger Prozesse darstellen, die ein hybrides Arbeiten ermöglichen. Die Systeme und Prozesse, die in diesen Behelfslösungen zum Einsatz kommen - in der Regel Anwendungen wie SharePoint, Dateifreigaben, Dropbox-Konten, E-Mails und Tabellenkalkulationen - bedeuten, dass sie nicht "so wie sie sind" verwendet werden können, da ihnen die Kontrollen fehlen können, die notwendig sind, um die Transparenz und Überprüfbarkeit zu gewährleisten, die Unternehmen in der Regel für eine Reihe von regulatorischen und Prüfungsanforderungen benötigen.
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Der beste Weg, hybrides Arbeiten zu fördern?
Der schnellste und kostengünstigste Weg, hybrides Arbeiten zu ermöglichen, besteht darin, die Lücken in den Systemen und Prozessen zu finden, die den Anforderungen des Unternehmens nicht gerecht werden, und sie dann mit speziellen Lösungen zu schließen, die diesen unmittelbaren Bedarf decken.
Die Zusammenarbeit mit unseren Kunden zeigt, dass viele Kerngeschäftsprozesse - CRM, Buchhaltung, Gehaltsabrechnung usw. - in den letzten 12 Monaten gut funktioniert haben, da viele Unternehmen bereits auf SaaS-basierte Anwendungen umgestiegen sind, die überall eingesetzt werden können und besonders gut für hybride Arbeitsumgebungen konzipiert sind. Eine Herausforderung für die Unternehmen stellen Bereiche wie Compliance-Management, Richtlinienmanagement und Risikomanagement für Dritte dar, die zwar nicht sehr bekannt sind, aber dennoch zum Kerngeschäft gehören und deren Bedeutung für das Unternehmen im Zeitraum 2020/21 zunehmen wird.
Die Verwaltung von Richtlinien - die Festlegung von Geschäftsprozessen, die Schaffung von Standards für die Erbringung von Dienstleistungen und die Festlegung von Genehmigungsstufen für das Management - hat sich im Jahr 2020 stark verändert, da bürobasierte Standards und Prozesse für die private Nutzung angepasst wurden. Die Reiserichtlinien haben sich mehrfach geändert. Die Compliance-Systeme und -Prozesse, mit denen das Verhalten anhand von Standards bewertet und gemessen wird, mussten aktualisiert werden, um Schritt zu halten. Diese Standards mussten auch in der gesamten Lieferkette einheitlich angewandt werden, um Konsistenz zu gewährleisten und das Risiko und die Auswirkungen potenzieller Probleme zu verringern.
Vereinheitlichung von Verfahren und Systemen
Wie wir in Gesprächen mit Kunden festgestellt haben, verfügten Unternehmen bereits vor 2020 über Systeme für das Richtlinien- und Compliance-Management sowie das Risikomanagement für Dritte. Diese waren jedoch häufig auf verschiedene Anwendungen und Abteilungen verteilt, was eine einheitliche Übersicht über das gesamte Unternehmen extrem erschwerte. Mehrere Systeme führen zu unterschiedlichen Standards und Definitionen, zahlreichen Konflikten und Inkonsistenzen sowie zu betrieblichen Ineffizienzen, die die Kosten in die Höhe treiben.
Ein hybrides Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter regelmäßig an mehreren Standorten arbeiten, erfordert eine einheitliche Verwaltung und Einhaltung von Richtlinien, damit alle Mitarbeiter im gesamten Unternehmen unabhängig von ihrem Standort immer über ihre Verantwortlichkeiten Bescheid wissen.
Dies muss regelmäßig geprüft und bewertet werden, um Bereiche und Ursachen für die Nichteinhaltung von Vorschriften aufzuzeigen. Dieses Bild muss auch in die breitere GRC-Managementperspektive des Unternehmens einfließen. Ähnliche Grundsätze müssen auch für die Lieferkette gelten, da die Lieferanten mit denselben Problemen konfrontiert sind und die Herausforderungen und Unterbrechungen, die sie erleben, sich nicht auf ihre Kunden auswirken dürfen.
Mitratech bietet eine Reihe von praktischen, bewährten und robusten Plattformen, die Unternehmen dabei helfen, die durch hybrides Arbeiten entstehenden Herausforderungen zu bewältigen. Dazu gehören Richtlinienmanagement, Compliance-Management und Risikomanagement für Dritte sowie weitere Bereiche wie Schatten-IT-Management, Datenmanagement und Workflow-Automatisierung. Hier erfahren Sie mehr.
Die Unternehmen verfügten bereits vor 2020 über Systeme für die Verwaltung von Richtlinien, die Einhaltung von Vorschriften und das Risikomanagement für Dritte. Diese waren jedoch oft auf verschiedene Anwendungen in verschiedenen Abteilungen verteilt.
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