¿Hay una auditoría I-9 en su futuro? No necesariamente, pero si emplea a trabajadores que han emigrado a este país, es importante que sepa cómo gestionar el proceso de auditoría I-9.
¿Qué es una auditoría I-9?
Una auditoría I-9 es cuando los funcionarios federales de inmigración revisan los Formularios I-9 de un empleador para asegurarse de que son precisos, completos y que todos sus empleados tienen la autorización de trabajo adecuada. Una auditoría puede desencadenarse por varias razones, incluidas muestras aleatorias o denuncias de exempleados.
Ciertos sectores empresariales son más susceptibles a las auditorías I-9, como la producción de alimentos. La auditoría puede ser realizada por el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas(ICE) o por Investigaciones de Seguridad Nacional(HSI).
Aunque los funcionarios no necesitan una orden judicial para llevar a cabo una auditoría I-9, emiten un Aviso de Inspección al menos tres días antes de la auditoría. Esto le da tiempo para presentar los formularios I-9, sobre todo si están almacenados fuera de las instalaciones. Es posible que le pidan que envíe los registros para su revisión, o que los funcionarios visiten el lugar de trabajo para realizar allí la auditoría.
Lista de comprobación de la auditoría I-9
Supongamos que le han informado de que los funcionarios van a llevar a cabo una auditoría I-9. ¿Qué necesita? Para estar totalmente preparado, debe tener:
- Una lista de todos los empleados actuales
- Una lista de los empleados despedidos en los últimos tres años
- Copias de todos los formularios I-9 (electrónicos o físicos) de los empleados actuales y de los que fueron despedidos dentro de los requisitos de retención.
- Versión actual del formulario I-9
- Un registro de auditoría
El proceso de auditoría I-9
Recopilar todos los formularios I-9
Los empleadores deben comprobar y asegurarse de que todos y cada uno de los empleados que trabajan actualmente para usted en EE.UU. tienen un formulario I-9 en sus archivos. También debe tener una lista de los empleados actuales para los que no tiene un formulario I-9. Si tiene algún formulario I-9 de no empleados que trabajan para su organización (por ejemplo, voluntarios o consultores), debe eliminarlos de su archivo. Si tiene algún formulario I-9 de no empleados que trabajan para su organización (por ejemplo, voluntarios o consultores), debe eliminarlos de su archivo.
A continuación, va a priorizar los I-9. La prioridad más alta son los empleados actuales que no tienen formulario I-9, ya que esto plantea el mayor riesgo y hay que verificar su elegibilidad para trabajar en los EE.UU. inmediatamente. La siguiente prioridad es revisar los I-9 de los empleados actuales para asegurarse de que se han cumplimentado completa y correctamente. Por último, debe revisar los I-9 de los empleados despedidos.
Recoger los Formularios I-9 que faltan
Todos los empleados contratados a partir del 6 de noviembre de 1986 deben tener un formulario I-9 en sus archivos. Si no lo tienen, hay que ponerse en contacto con ellos e indicarles que presenten la documentación adecuada.
Como empresario que se dirige a esos empleados, debe disculparse por no haber recogido el formulario al inicio de la relación laboral. Sin embargo, debe explicar que el formulario debe cumplimentarse (en virtud de la legislación federal) y que la no presentación de la documentación necesaria puede dar lugar al despido. Comuníquese con cada empleado individualmente - verbalmente o por escrito, asegúrese de guardar una copia de toda la comunicación en el archivo de auditoría del formulario I-9.
Deberá establecer una fecha en la que los empleados tengan que presentar los documentos requeridos; por lo general, deberán traerlos el siguiente día que trabajen. Los documentos deben ser originales, y cuando se disponga de los documentos necesarios, el formulario I-9 debe cumplimentarse inmediatamente. Utilice fechas actuales para el formulario, incluso si la fecha de contratación fue hace años. Adjunte una nota al formulario corregido explicando que el I-9 se cumplimentó durante la auditoría; esto es crucial, ya que demuestra que hizo un esfuerzo por cumplir la ley y que no la infringió intencionadamente.
Una vez completado esto y añadido el formulario I-9 al expediente, puede eliminar al empleado de la lista de auditoría.
Si un empleado no puede encontrar la documentación requerida, el USCIS enumera ciertos "recibos" que pueden utilizarse como sustitución temporal (generalmente durante 90 días). Si no presenta la documentación necesaria en el plazo establecido, el empleado debe ser despedido o tomar una excedencia. Es posible que puedan volver a trabajar para usted una vez que se haya aportado la prueba de que cumplen los requisitos para trabajar en EE.UU.
Auditar a los empleados actuales
Abróchate el cinturón, porque éste es el paso más difícil.
El USCIS tiene varios recursos para ayudarle a completar este proceso correctamente y estar en conformidad. Téngalos a mano a medida que vaya cumplimentando los Formularios I-9. Como se explica aquí, los empleadores sólo pueden corregir errores técnicos en las Secciones 2 y 3; los errores en la Sección uno deben ser corregidos por el empleado.
Separe sus formularios en dos archivos: uno de los I-9 que se rellenaron correctamente y el segundo de los que contienen errores.
Cualquier cambio debe mostrarse claramente como una corrección. Utiliza tinta de otro color, traza una línea sobre la información incorrecta y pon tus iniciales y la fecha en los cambios para que quede claro.
Los errores importantes, como secciones enteras dejadas en blanco o basadas en documentos inaceptables, pueden requerir que se rellene un nuevo Formulario I-9.
Cada una de las tres secciones contiene algunos errores comunes que hay que tener en cuenta.
Sección 1
- Nombre incompleto o inexistente, otros nombres utilizados (como el apellido de soltera), dirección o fecha de nacimiento.
- Falta el número A/USCIS después de seleccionar "Residente legal permanente".
- Falta el número A/USCIS o el número de admisión del formulario I-94 tras seleccionar "Extranjero autorizado a trabajar hasta".
- Falta firma o fecha.
- No identificar la situación de inmigración.
- No marcar la casilla "No he utilizado preparador ni traductor" (si procede).
Sección 2
- Documentos listados en la columna equivocada.
- Información incompleta para cada documento.
- Falta el título, el nombre o la dirección de la empresa.
- Falta la fecha de empleo/contratación.
- El representante de la organización no firma y fecha el formulario.
Sección 3
- Falta de consignación de la fecha de recontratación.
- No introducir el nuevo nombre de un empleado.
- No firmar y fechar su nombre en el formulario.
Revisar los errores y corregir el formulario I-9
Haga una lista de los I-9 que contengan errores: éste será el registro de auditoría. Debe contener los nombres de los empleados, los errores y las medidas adoptadas para corregirlos.
Estos son algunos de los errores más comunes:
- Información que falta
- Si está en la sección 1, el empleado debe rellenar la información que falta y poner sus iniciales y la fecha con la fecha actual
- Si faltan documentos o firmas en la sección 2, se requiere un nuevo I-9
- Si falta la fecha de contratación, el empleado debe rellenarla, poner sus iniciales y la fecha actual.
- Si faltan documentos o firmas en la Sección 3, se requiere un nuevo I-9
- Los documentos de la sección 2 están en las columnas equivocadas
- Tache la información incorrecta y escriba la correcta. Escriba sus iniciales y la fecha actual. El texto original debe ser legible.
- Los documentos no coinciden con los que figuran en el formulario I-9
- Rellene un nuevo formulario con la fecha actual.
- La sección 3 está incompleta
- Estará en blanco para la mayoría de los empleados, ya que sólo se rellena cuando se vuelve a contratar a un empleado o se vuelve a verificar la autorización de trabajo.
A medida que vaya corrigiendo cada formulario del I-9, las correcciones deben añadirse al registro del formulario I-9.
Organizar y corregir los formularios I-9 de los empleados despedidos
Determinar el período de conservación del formulario I-9 una vez que se cesa a un empleado. Corrija los errores de los empleados despedidos siguiendo el mismo proceso que para los empleados actuales. Si no puede corregir un error (como la falta de la firma de un empleado), anótelo en el registro de auditoría y en una nota en el Formulario I-9 correspondiente.
Documentar los pasos y las modificaciones en el registro de auditoría
A medida que revise y corrija los I-9 y añada los que falten, organícelos y documente todos sus pasos. Guarde la documentación de la auditoría con los I-9 o en un archivo aparte, pero asegúrese de que está en un lugar seguro.
Simplificar las auditorías I-9: Servicios y herramientas
Los formularios I-9 pueden ser difíciles de auditar, pero una solución digital eficaz y los servicios de auditoría I-9 pueden ayudarle con el cumplimiento del I-9. Desde la digitalización de formularios en papel hasta la gestión continua del I-9, Tracker I-9 Compliance es una solución fácil de usar creada por los mejores expertos en inmigración. Hasta la fecha, cuenta con un historial perfecto de más de 20 años sin multas a clientes.
