Un guide utile pour survivre à un audit I-9

Le processus d'audit I-9

Rassembler tous les formulaires I-9

Les employeurs doivent vérifier et s'assurer que le dossier contient un formulaire I-9 pour chaque employé travaillant actuellement pour eux aux États-Unis. Si vous avez des formulaires I-9 pour des non-salariés qui travaillent pour votre organisation (par exemple, des bénévoles ou des consultants), vous devez les retirer de votre dossier.

Ensuite, vous allez classer les formulaires I-9 par ordre de priorité. La priorité absolue est accordée aux employés actuels qui n'ont pas de formulaire I-9, car ils présentent le plus grand risque et vous devez vérifier immédiatement s'ils sont autorisés à travailler aux États-Unis. La priorité suivante est d'examiner les formulaires I-9 des employés actuels pour s'assurer qu'ils ont été remplis de manière complète et correcte. Enfin, vous devez vérifier les formulaires I-9 des employés licenciés.

Collecter les formulaires I-9 manquants

Tous les employés embauchés le 6 novembre 1986 ou après cette date doivent avoir un dossier I-9. Si ce n'est pas le cas, il faut les contacter et leur demander de fournir les documents nécessaires.

En tant qu'employeur s'adressant à ces employés, vous devez vous excuser de ne pas avoir reçu le formulaire au début de l'emploi. Toutefois, vous devez expliquer que le formulaire doit doit être rempli (en vertu de la loi fédérale) et que le fait de ne pas fournir les documents nécessaires peut conduire à un licenciement. Communiquez avec chaque employé individuellement - verbalement ou par écrit - et veillez à conserver une copie de toutes les communications dans le dossier d'audit du formulaire I-9.

Vous devez fixer une date à laquelle les employés doivent fournir les documents requis - en général, ils doivent les apporter le jour suivant où ils travaillent. Les documents doivent être des originaux, et lorsque les documents nécessaires sont disponibles, le formulaire I-9 doit être rempli immédiatement. Utilisez les dates actuelles pour le formulaire, même si la date d'embauche remonte à plusieurs années. Joignez au formulaire corrigé une note expliquant que le formulaire I-9 a été rempli pendant l'audit ; cette note est cruciale car elle montre que vous vous êtes efforcé d'être en conformité et que vous n'avez pas délibérément enfreint la loi.

Une fois cette opération terminée et le formulaire I-9 ajouté au dossier, vous pouvez supprimer l'employé de la liste d'audit.

Si un employé ne trouve pas les documents requis, l'USCIS dresse une liste de certains "reçus" qui peuvent être utilisés comme substituts temporaires (généralement pour 90 jours). S'il ne fournit pas les documents nécessaires dans le délai imparti, l'employé doit être licencié ou mis en congé. Il pourra retravailler pour vous une fois qu'il aura fourni la preuve qu'il est autorisé à travailler aux États-Unis.

Audit des employés actuels

Attachez votre ceinture, car c'est l'étape la plus difficile.

L'USCIS dispose de plusieurs ressources pour vous aider à mener à bien cette procédure et à respecter les règles. Gardez-les à portée de main lorsque vous remplissez les formulaires I-9. Comme expliqué ici, les employeurs ne peuvent corriger que les erreurs techniques des sections 2 et 3 ; les erreurs de la section 1 doivent être corrigées par l'employé.

Séparez vos formulaires en deux fichiers - un pour les formulaires I-9 qui ont été remplis correctement et un autre pour ceux qui contiennent des erreurs.

Toute modification doit être clairement indiquée comme une correction. Utilisez une encre de couleur différente, tracez une ligne sur les informations incorrectes, paraphez et datez les modifications pour vous assurer qu'elles sont évidentes.

Des erreurs majeures, telles que des sections entières laissées en blanc ou basées sur des documents inacceptables, peuvent nécessiter le remplissage d'un nouveau formulaire I-9.

Chacune des trois sections comporte des erreurs courantes auxquelles il faut faire attention.

Section 1

• Nom incomplet ou manquant, autres noms utilisés (comme le nom de jeune fille), adresse ou date de naissance.
• Numéro A/numéro USCIS manquant après avoir sélectionné "Résident permanent légal".
• Numéro A/Numéro USCIS ou numéro d'admission du formulaire I-94 manquant après avoir sélectionné "Un étranger autorisé à travailler jusqu'au".
• Absence de signature ou de date.
• Défaut d'identification du statut d'immigration.
• Ne pas cocher la case "Je n'ai pas eu recours à un préparateur ou à un traducteur" (le cas échéant).

Section 2

• Documents listés dans la mauvaise colonne.
• Informations incomplètes pour chaque document.
• Titre, nom ou adresse de l'entreprise manquant.
• Date d'embauche manquante.
• Le représentant de l'organisation ne signe pas et ne date pas le formulaire.

Section 3

• Défaut d'inscription de la date de réembauche.
• Absence de saisie du nouveau nom d'un employé.
• Absence de signature et de date dans le formulaire.

Examiner les erreurs et corriger le formulaire I-9

Dressez une liste des formulaires I-9 comportant des erreurs - il s'agira du registre d'audit. Il doit contenir les noms des employés, les erreurs et les mesures prises pour les corriger.

Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes :

• Informations manquantes
  • S'il s'agit de la section 1, l'employé doit compléter les informations manquantes et apposer ses initiales et la date du jour.
  • S'il manque des documents ou des signatures dans la section 2, un nouveau formulaire I-9 est nécessaire.
  • Si la date d'embauche est manquante, l'employé doit la compléter et apposer ses initiales et la date actuelle.
  • S'il manque des documents ou des signatures dans la section 3, un nouveau formulaire I-9 est nécessaire.

• Les documents de la section 2 sont dans les mauvaises colonnes
  • Rayer les informations incorrectes et inscrire les informations correctes. Apposez vos initiales et indiquez la date du jour. Le texte original doit être lisible.
• Les documents ne correspondent pas à ceux figurant sur le formulaire I-9.
  • Remplir un nouveau formulaire avec la date actuelle.
• La section 3 est incomplète
  • Pour la plupart des employés, cette rubrique est vide, car elle n'est remplie que lorsqu'un employé est réembauché ou que son autorisation de travail est révisée.

Au fur et à mesure que vous corrigez chaque formulaire du formulaire I-9, les corrections doivent être ajoutées au journal du formulaire I-9.

Organiser et corriger les I-9 des employés licenciés

Déterminer la période de conservation du formulaire I-9 après le licenciement d'un employé. Corrigez les erreurs des employés licenciés en utilisant la même procédure que pour les employés actuels. Si vous n'êtes pas en mesure de corriger une erreur (par exemple, une signature manquante), notez-la dans le journal d'audit et sur le formulaire I-9 approprié.

Documenter les étapes et les modifications dans le journal d'audit

Au fur et à mesure que vous examinez et corrigez les formulaires I-9 et que vous ajoutez les formulaires manquants, organisez-les et documentez toutes vos démarches. Conservez la documentation d'audit avec les I-9 ou dans un dossier séparé, mais assurez-vous qu'elle se trouve dans un endroit sûr et sécurisé.

[bctt tweet="Remplir le formulaire I-9 est une entreprise complexe, et les violations sont souvent involontaires." via="yes"]