Pocas industrias han experimentado tantos cambios tan rápidos como la banca en los últimos 20 años. Los bancos han estado a la vanguardia en la adopción de procesos digitales para impulsar su negocio.
La digitalización ha contribuido a crear nuevos productos, nuevas vías de comercialización y nuevas formas de ahorrar en eficiencia. Estas potentes capacidades digitales les han permitido ampliar sus servicios, desarrollar su negocio y apoyar la economía en general.
Con estas potentes y seguras herramientas digitales a su alcance, cabría pensar que los altos directivos, analistas y gestores de riesgos estarían tomando decisiones y ejecutándolas con solo deslizar un dedo por la pantalla de su smartphone.
Esa es la realidad para una pequeña minoría. La realidad para la mayoría de las personas que trabajan en la banca y los servicios financieros es menos glamurosa, si el panorama que se describe en un artículo reciente publicado en The Banker es acertado.
En lugar de un mundo de lagos de datos perfectamente integrados, herramientas de apoyo a la toma de decisiones basadas en la inteligencia artificial y flujos de trabajo automatizados, la realidad es más prosaica. En cambio, muchos de los que trabajan en los servicios bancarios recurren habitualmente a la hoja de cálculo Excel, una herramienta que apareció por primera vez hace 40 años, para resolver problemas empresariales. Los empleados suelen utilizar Excel para crear aplicaciones de informática para usuarios finales (EUC), es decir, aplicaciones empresariales creadas por los usuarios en lugar de por el departamento de TI de la empresa.
Para ilustrar su argumento, el artículo hace referencia a un estudio del sector que destaca que el 80 % de los procesos de previsión de tesorería en la banca utilizan Excel de una forma u otra. La previsión de tesorería es un elemento clave en la gestión de la liquidez de los bancos y es esencial para mantener la confianza del mercado y la rentabilidad. Y los bancos siguen utilizando Excel para llevarla a cabo.
Para ser justos con los bancos, el uso de Excel refleja cómo muchos de esos procesos digitales, aunque aportan una gran agilidad empresarial, simplemente no son lo suficientemente ágiles. Planificar, desarrollar, probar y obtener la aprobación de los cambios en las aplicaciones por parte del departamento de TI de la empresa puede llevar demasiado tiempo. Las hojas de cálculo, por el contrario, son flexibles, se pueden instalar en todos los ordenadores portátiles y de sobremesa de la empresa, y los conocimientos necesarios para obtener resultados rápidamente están ampliamente disponibles.
Pero esta flexibilidad tiene un coste.
Los retos del uso de hojas de cálculo
Las hojas de cálculo carecen de los controles que suelen encontrarse en las aplicaciones informáticas corporativas y que garantizan la transparencia y la auditabilidad de la gestión de cambios. Los cambios no supervisados pueden dar lugar a errores y omisiones que pueden generar riesgos significativos, normativos y de reputación.
Los reguladores son conscientes de estos riesgos, por lo que el mayor escrutinio del riesgo de EUC está ganando importancia en la agenda regulatoria. Cada vez más, se espera que las hojas de cálculo se beneficien de los mismos controles que suelen encontrarse en las aplicaciones empresariales.
¿Qué medidas esperarán los reguladores que las instituciones implementen para gestionar sus carteras críticas de hojas de cálculo?
Las hojas de cálculo carecen de los controles que suelen encontrarse en las aplicaciones informáticas corporativas y que garantizan la transparencia y la auditabilidad de la gestión de cambios.
Cómo gestionar tus hojas de cálculo
El primer paso es crear un inventario centralizado. Esto sentará las bases para gestionar las hojas de cálculo críticas en los procesos esenciales para la misión. Esta capacidad permite a los gerentes supervisar de forma proactiva la política de riesgo de las hojas de cálculo, así como proporcionar un repositorio de documentos que facilita el proceso de gestión documental que esperan ver los reguladores.
La siguiente fase es el descubrimiento., donde se identifican las hojas de cálculo críticas para la misión a partir del vasto conjunto de hojas de cálculo que se encuentra en cualquier institución financiera. Estas deben abarcar las hojas de cálculo que se encuentran en ordenadores personales y portátiles, así como en recursos compartidos de archivos, entornos SharePoint y entornos de computación en la nube. También es necesario capturar los enlaces a estas hojas de cálculo, ya sea a otras hojas de cálculo o a otras fuentes de datos, tanto ascendentes como descendentes.
La última fase consiste en implementar una capacidad de gestión proactiva. Esto pone de relieve problemas relacionados con datos faltantes, errores y enlaces rotos, de modo que puedan detectarse antes de que tengan un impacto significativo en el negocio. Esta capacidad también permite que los cambios sean supervisados por el usuario y el aprobador, de modo que exista un registro de auditoría que garantice la transparencia que se espera de las instituciones.
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