¿De qué trató el último día de nuestra conferencia para clientes y usuarios? La visión de futuro, las hojas de ruta y la formación necesaria para que todos alcancen ese objetivo.
Desde la ponencia inaugural, en la que el director ejecutivo de Mitratech, Mike Williams, estuvo acompañado por Rajan Gupta, de Facebook, hasta las múltiples sesiones de análisis en profundidad de los productos, en las que se dieron a conocer las hojas de ruta de desarrollo y se impartió formación sobre diversas soluciones, se hizo hincapié en las posibilidades: cómo nuestros clientes están utilizando la tecnología para impulsar el cambio y qué puede hacer cada producto para acelerar la eficiencia y la transformación.
Mitratech: su socio en la gestión de riesgos ahora y en el futuro
La ponencia de Mike Williams ofreció una visión general del crecimiento y la evolución que Mitratech ha experimentado desde Interact 2019. El año pasado, el entonces director ejecutivo Jason Parkman habló de cómo el mercado había superado un «punto de inflexión» en la adopción de tecnología en la gestión jurídica y de riesgos, y Mike pudo reforzar de manera inequívoca ese hecho. Esto se ha puesto de manifiesto en el rápido crecimiento de la empresa y en la forma en que los clientes están acogiendo su apuesta por suites de soluciones integrales que pueden abordar una amplia gama de riesgos para una gran variedad de usuarios corporativos.
Históricamente, ha sido fácil hablar de los aspectos legales y de los aspectos relacionados con el gobierno, el riesgo y el cumplimiento (GRC) por separado, pero estamos empezando a integrarlos: los aspectos legales y los aspectos relacionados con el cumplimiento.
A Mike se unió Rajan Gupta, director global de Tecnología y Cumplimiento Normativo de Facebook, quien aportó interesantes perspectivas sobre la situación actual, las mejores prácticas para alcanzar el éxito en un entorno normativo cada vez más complejo y lo que puede deparar el futuro.
Como él mismo señaló: «Si echamos la vista atrás, he visto muchos departamentos trabajar de forma aislada; no existe un sistema unificado en toda la empresa, hay que ponerse en contacto con todo el mundo para obtener la información que se necesita». La tecnología ha la oportunidad de cambiar este panorama para mejor, y ayudar a las organizaciones a hacer frente a su nuevo reto: cómo el teletrabajo puede fragmentar aún más los datos y los procesos. «Muchos de nosotros trabajamos a distancia», dijo, «y necesitamos cumplir con la normativa a distancia». Como señaló, el teletrabajo se convertirá en de facto para más empresas, y deben anticiparse a ello ahora mismo.
Las empresas deben revisar sus programas de formación para garantizar que sean pertinentes, eficaces y actuales. Algunas iniciativas de cumplimiento normativo requieren más atención que otras y, más concretamente, hay algunas que requieren la atención «desde arriba» para tener éxito.
Mientras tanto, las tecnologías de riesgo y cumplimiento seguirán avanzando. Una solución basada en inteligencia artificial utilizaría el análisis de datos para «peinar» un laberinto cada vez mayor de obligaciones y cambios normativos, explicó, lo que permitiría a las empresas ser mucho más proactivas a la hora de responder a ellos y mantener la resiliencia operativa. Los portales intuitivos con chatbots permitirían a los usuarios realizar tareas como presentar gastos de viaje o realizar otras solicitudes relacionadas con el cumplimiento sin necesidad de involucrar al personal jurídico.
Como nos recordó Rajan a todos:
Donde hay un reto, hay una oportunidad; cuanto mayor es el reto, mayor es la oportunidad.
¿Cuáles fueron otras sesiones destacadas de ese día?
Qué está pasando: Panel de automatización del flujo de trabajo del cliente
Duane Fisher, responsable de mejora continua en Lutron, Kenneth Trinh, analista sénior de operaciones jurídicas en Gilead Sciences, y Yuka Tzavaras, directora sénior de operaciones jurídicas en Electronic Arts, se reunieron para debatir sobre el alcance completo de un proyecto TAP, desde la optimización de procesos hasta consejos y trucos para la creación de flujos de trabajo, pasando por consideraciones sobre el lanzamiento y la adopción.
¿Una conclusión clave? La optimización de procesos no consiste solo en «poner en marcha» un flujo de trabajo bien diseñado y luego ignorarlo. Es el primer paso para crear un flujo de trabajo, pero también es necesario tenerlo en cuenta en los pasos intermedios y finales, así como después del lanzamiento. Fisher explicó que es fundamental acertar con el proceso desde el principio: «Automatizar un proceso deficiente solo sirve para acelerar la aparición de defectos». Es necesario reunir a las partes interesadas, dar visibilidad a todo el proceso, proponer soluciones y estar abierto a comentarios sinceros antes de comprometerse con la automatización.
Tras eliminar redundancias y garantizar que el flujo de trabajo sea «a prueba de errores», comienza la construcción. Trinh aportó formas creativas de aprovechar la flexibilidad del software TAP, desde el uso de campos de fórmula junto con sentencias condicionales hasta la creación de una «página de carga» para mejorar la experiencia del usuario. Yuka resumió bien los flujos de trabajo posteriores al lanzamiento: «¿Para qué sirve todo esto? En realidad, es para que lo utilicen los usuarios». El mapeo de procesos que se lleva a cabo en la sesión de estrategia y la bonita personalización que mostró Kenny están al servicio de la misma persona: el usuario final. Se trata de alguien que probablemente no tiene experiencia en enviar solicitudes de facturas o formularios de aprobación de contratos en TAP, pero que necesita que el sistema funcione.
El objetivo es facilitarles la vida reduciendo el trabajo manual, eliminando errores y proporcionándoles una interfaz que tenga sentido. Si prestas servicio a tus clientes y piensas con empatía al diseñar, tu lanzamiento será un éxito.
Actualización sobre operaciones legales, hoja de ruta y visión para el futuro
Kirk Sadler, Brian Wardell y Kim Howard , del equipo de gestión de productos de Mitratech, debatieron sobre la hoja de ruta del producto Legal Ops, que consta de numerosos conceptos e innovaciones, incluidos los que se están lanzando ahora, los que saldrán próximamente y los que son proyectos activos de I+D.
Durante la sesión, presentaron un nuevo portal de ideas dentro del portal de éxito del cliente para recopilar nuevas ideas y conceptos de nuestros
Clientes que se enfrentan cada día a nuevos retos en materia de operaciones legales. En cuanto a las nuevas funciones, TeamConnect fue el producto que más interesó a los clientes. Se mostraron importantes mejoras en sus funciones de revisión y aprobación de facturas, que hacen que el procesamiento de incluso las facturas más complejas resulte claro e intuitivo. Los widgets de inteligencia empresarial y los nuevos filtros permiten a los procesadores visualizar datos importantes en tiempo real y reducir en un 30 % el tiempo de procesamiento de facturas complejas. También despertó interés la mejora de la función multidivisa, que permite a los contables facturar desde varias oficinas de la empresa, cada una de las cuales puede tener sus propias tarifas y divisas aprobadas. Esto permite a los clientes superar un obstáculo para ampliar la facturación electrónica a nivel internacional.
En cuanto a las mejoras «próximamente disponibles», Kim Howard compartió el desarrollo de plantillas iniciales que los clientes pueden personalizar para diferentes paneles de control. También mostró una vista previa de cómo se podrían integrar los análisis en las pantallas de registros de asuntos individuales, conectando de forma proactiva la inteligencia empresarial con el usuario final individual para mejorar el proceso de toma de decisiones y los resultados de los asuntos legales. Las nuevas funciones de seguimiento de pruebas para Mitratech Legal Hold fueron otro elemento que se lanzará a corto plazo. Mientras tanto, los proyectos de I+D actualmente en curso se centran en el análisis predictivo, el aprendizaje automático/el procesamiento del lenguaje natural para la orientación en la revisión de facturas y un nuevo generador de acuerdos de honorarios alternativos que permite personalizaciones sin código para cumplir con precisión los términos acordados, mejorando su seguimiento en la gestión de los gastos legales.
No habría sido un Interact...
... sin la oportunidad de divertirse, y todos pudieron disfrutar de ello durante nuestra Happy Hour con temática luau. Los asistentes pudieron disfrutar de la gran comedia del cómico Taylor Williamson antes de jugar una ronda de «Luau Bingo» con premios (¡sí, hubo ganadores!). Hubo mucha diversión y conversación, ya que todos pudieron relajarse en un entorno tropical exuberante en Zoom y reflexionar sobre tres días de conocimientos y participación.
¿Qué tal fue la conferencia virtual de usuarios, en comparación con la participación presencial de años anteriores? En general, fue mejor de lo que nadie podría haber esperado, con un número de asistentes mucho mayor que en nuestras conferencias físicas anteriores, utilizando una tecnología relativamente nueva, aunque haya avanzado rápidamente en los últimos meses.
Por supuesto, queremos expresar nuestro especial agradecimiento a nuestros patrocinadores de Mosaic, Consilio, Kranium Consulting, InfiniGlobe y HBR Consulting por apoyar el evento y aportar su experiencia a múltiples paneles.
Con un poco de suerte (y gracias al arduo trabajo de los expertos en salud pública y medicina de todo el mundo que están luchando contra la COVID-19), el año que viene podremos reunirnos todos en persona. Dicho esto, Interact 2020 siguió siendo una experiencia informativa, entretenida y atractiva, organizada por un equipo fantástico para la mejor comunidad de clientes/usuarios que existe.
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