¿Cómo puede la automatización empresarial conectar a las personas, los procesos y la tecnología? Empecemos por pensar en la arquitectura paisajística.
Por lo general, existen dos filosofías a la hora de construir senderos para caminar en los campus universitarios.
La primera filosofía consiste en un enfoque conservador y gestionado por expertos: examinar los planos de un cuadrante y determinar los caminos más cortos o más bonitos que lo atraviesan. Mientras que la segunda filosofía es más liberal: cuando la Universidad Estatal de Míchigan, por ejemplo, construye un nuevo edificio, no pavimenta los caminos entre este y sus alrededores.
Los paisajistas permiten a los estudiantes, al personal y al profesorado caminar por donde quieran y, una vez que se forma un«camino deseado», lo pavimentan con asfalto para convertirlo en la vía oficial.
Procesos técnicos y senderos para caminar
Un sendero en un espacio verde y un proceso en una empresa no son tan diferentes entre sí. Ambos proponen el camino que se debe seguir, definen los límites adecuados, se aseguran de que todos vayan en la misma dirección y, cuando es necesario, se adaptan al cambio.
Los caminos y los procesos pueden ser instructivos, si se hacen correctamente: «ve por aquí, no por allá», pero pueden provocar desacuerdos, lo que es perjudicial tanto para los procesos como para los paisajes.
Los responsables de los procesos deben pensar tanto como arquitectos paisajistas como los peatones que recorren sus caminos. A menudo, un proceso es anterior al responsable del mismo; una extraña mezcla de infraestructura técnica, directrices institucionales antiguas u obsoletas, e incluso rumores de pasillo que identifican a quién deben dirigirse ciertas solicitudes si realmente se quiere que se lleven a cabo.
Aprovechando los «caminos del deseo»
Así que cuando el responsable del proceso entra en acción, analiza los procesos tal y como están formalmente, y también los «caminos deseados» que forman ramificaciones o atajos.
A veces, la responsabilidad del propietario del proceso es cortar los caminos deseados: poner obstáculos en el camino y añadir señales que indiquen que no se puede pasar. A veces, la responsabilidad del propietario del proceso es seguir el ejemplo de las líneas que se han formado y pavimentarlas para que otros puedan seguir sus pasos de forma responsable.
Pero sin una herramienta centralizada para la automatización empresarial, sus cambios y actualizaciones pueden quedar aislados. ¿El resultado? Demasiadas «soluciones» en toda la empresa, cuando se podría implementar una plataforma de automatización empresarial a nivel global. Demasiadas soluciones empiezan a crear atascos donde deberían crear autopistas.
Allanando el camino hacia el futuro
Los responsables de los procesos deben ser capaces de reaccionar con rapidez e inteligencia para garantizar que se evitan los atajos que causan daños y se abren nuevos caminos que facilitan el seguimiento del proceso. La mejor manera de hacerlo es con una plataforma flexible que pueda superponerse a la tecnología ya existente y transformar las prácticas obsoletas en logros eficientes, fáciles de gestionar y de rápida ejecución.
Introducir la automatización empresarial
Lo que se necesita es una solución de automatización del flujo de trabajo que permita a todos y cada uno de los miembros de la empresa optimizar, estandarizar y mejorar sus procesos. Se trata de una herramienta que combina el papel metafórico del paisajista y el flâneur: los responsables de los procesos, el departamento de TI y quienes se mueven por los procesos disponen de nuevas formas de mejorar su empresa.
Aunque la solución es de propiedad centralizada, la implementación de una plataforma de automatización empresarial puede distribuirse democráticamente entre varios departamentos, de modo que cada responsable de proceso vea su proceso y la tecnología que lo sustenta como parte de una historia más amplia que abarca toda la empresa.
En esta serie de blogs, aprenderá cómo la solución adecuada (como TAP Workflow Automation) puede cumplir esa función, al utilizarse para reunir a las personas, los procesos y la tecnología de una manera que democratiza y dispersa la responsabilidad sin perder la autoridad, la seguridad o la fiabilidad de una implementación de primer nivel.
Prepárese para más metáforas sobre jardinería. Y prepárese para aprender cómo, al implementar una plataforma de automatización empresarial en toda la empresa, los equipos de TI pueden centralizar su pila tecnológica y, al mismo tiempo, empoderar a otros departamentos, liberando su propio tiempo y presupuesto, y salvando su cordura.
