En los departamentos jurídicos corporativos modernos, ¿cuáles son los flujos de trabajo clave de las operaciones jurídicas que deben automatizarse para tener éxito? La revisión de la diversidad es uno de ellos.
Los flujos de trabajo son los componentes más fundamentales del funcionamiento de cualquier organización. Sin duda, esto es así en el caso de los flujos de trabajo de las operaciones jurídicas.
¿Cuál es la definición más básica de un flujo de trabajo? Una serie de tareas coordinadas y repetibles en las que participan personas y procesos, y que conducen a los resultados deseados. O, para decirlo de forma más sencilla, el proceso satisface la condición «si esto, entonces aquello».
Gestionamos y participamos en flujos de trabajo constantemente, tanto dentro como fuera de la oficina. Cuando llevas a un niño al colegio, por ejemplo, estás formando parte del flujo de trabajo de la jornada escolar.
Este es un ejemplo de un flujo de trabajo que se resiste a la automatización. Cuando recibes un correo electrónico de la biblioteca informándote de que un libro vence en dos días, formas parte de su flujo de trabajo automatizado.
Tu próxima acción, ya sea devolver el libro, solicitar una renovación o simplemente olvidarte de él, es algo que la biblioteca puede gestionar automáticamente sin que ningún bibliotecario tenga que preocuparse por ello ni buscar ansiosamente en un catálogo de fichas.
¿Por qué automatizar los flujos de trabajo de las operaciones jurídicas?
No queremos automatizar las tareas humanas cotidianas que nos hacen sentir bien o que requieren el trabajo de una persona concreta con habilidades específicas. Pero cuando se trata de clasificar preguntas, aprobar solicitudes y firmar y archivar documentos, un flujo de trabajo automatizado de operaciones legales suele ser la mejor opción.
El aspecto «repetitivo» de los flujos de trabajo manuales de las operaciones jurídicas es lo que a menudo aumenta los costes, las frustraciones y las graves consecuencias para una organización. Los simples errores humanos producen inevitablemente contratiempos en los procesos repetitivos, ya sea un documento mal enviado, un formulario incorrectamente cumplimentado, un contrato no archivado u otro tipo de error similar.
Una vez que comprenda los requisitos de su negocio, su siguiente tarea será encontrar la forma adecuada de automatizar el proceso. Al implementar una solución eficaz, ahorrará tiempo y dinero, y dejará de despertarse en mitad de la noche preguntándose si debería haber hecho un seguimiento de una solicitud. ¡Es hora de dormir tranquilo!
Los flujos de trabajo pueden ayudar a gestionar las operaciones internas y externas.
En las operaciones jurídicas, ya no se trata simplemente de mejorar la eficiencia interna y garantizar el cumplimiento de los objetivos corporativos. El todo el ecosistema jurídico que emplea su empresa puede gestionarse ahora mediante herramientas de automatización de flujos de trabajo, y así debe ser.
A continuación se muestra un ejemplo de un flujo de trabajo que se puede utilizar para hacer realidad esto.
Un flujo de trabajo de operaciones legales para la revisión de la diversidad
Al automatizar esta parte del proceso de revisión de la diversidad, puede comprender de forma segura y privada las métricas de diversidad de sus cronometradores y proveedores de servicios externos. Esto es importante para satisfacer la nueva demanda de mayor diversidad y los datos para evaluarla, tanto en el ecosistema jurídico corporativo como en otras áreas de la organización.
¿Cuál es el reto en este caso? Las empresas ahora necesitan cada vez más hacer un seguimiento de los indicadores de diversidad de los proveedores externos con los que trabajan. Estos indicadores forman parte de la visión de 360° que una empresa necesita para confirmar con quién trabaja, y es importante mantener esta información segura y a mano.
Algunas preguntas comunes que las empresas intentan abordar al diseñar estos procesos de revisión de la diversidad:
- ¿Qué información debemos incluir en nuestras métricas?
- ¿Cuál es la mejor manera de integrar esto?
- ¿Cómo puedo hacerlo de forma segura?
¿La solución? Con un flujo de trabajo automatizado de revisión de la diversidad que incorpora formularios en línea y que utilizan estos proveedores externos, puede recopilar y registrar datos biográficos y de diversidad relevantes, ya sea a nivel de empresa o de controlador de tiempo, para que sus usuarios internos puedan ver fácilmente si se ha cumplido o no una métrica de diversidad.
Ser capaz de hacerlo de forma rápida y coherente en todo su ecosistema jurídico es fundamental para evitar riesgos y garantizar que trabaja con asesores externos, proveedores de servicios jurídicos alternativos y otros proveedores que se ajustan a su estrategia de diversidad, equidad e inclusión.
«Decidimos incluir la diversidad en los parámetros porque muchos lugares se fijan en el aspecto financiero, pero nosotros exploramos lo que es importante para los grupos jurídicos y lo que realmente impulsa las decisiones de compra. La diversidad es lo que realmente impulsa las decisiones de compra». — David Cunningham, director de informática de Winston & Strawn.
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