En los departamentos jurídicos de las empresas modernas, ¿cuáles son los flujos de trabajo clave de Operaciones Jurídicas que hay que automatizar para tener éxito? La revisión de la diversidad es uno de ellos.
Los flujos de trabajo son los componentes fundamentales del funcionamiento de cualquier organización. Eso es ciertamente cierto en el caso de los flujos de trabajo de Operaciones Jurídicas.
¿La definición más básica de un flujo de trabajo? Una serie orquestada y repetible de tareas en las que intervienen personas y procesos y que conducen a los resultados deseados. O, dicho de forma más sencilla, el proceso satisface "si esto, entonces aquello".
Gestionamos y participamos en flujos de trabajo todo el tiempo, tanto dentro como fuera de la oficina. Cuando llevas a un niño al colegio, por ejemplo, formas parte del flujo de trabajo de la jornada escolar.
Este es un ejemplo de flujo de trabajo que se resiste a la automatización. Cuando recibes un correo electrónico de la biblioteca avisándote de que tienes que entregar un libro dentro de dos días, formas parte de su flujo de trabajo automatizado.
La biblioteca puede ocuparse automáticamente de su próxima acción, ya decida devolver el libro, solicitar su renovación o simplemente olvidarse de él, sin que ningún bibliotecario en particular se preocupe por ello ni tenga que hojear ansiosamente un catálogo de tarjetas.
¿Por qué automatizar los flujos de trabajo de Operaciones Jurídicas?
No queremos automatizar las tareas humanas cotidianas que nos hacen sentir bien o que requieren el trabajo de una persona concreta con unas habilidades determinadas. Pero cuando se trata de resolver preguntas, aprobar solicitudes y firmar y archivar documentos, un flujo de trabajo automatizado de operaciones jurídicas suele ser la mejor solución.
El aspecto "repetitivo" de los flujos de trabajo manuales de Operaciones Jurídicas es lo que a menudo infla los costes, las frustraciones y las consecuencias nefastas para una organización. El simple error humano produce inevitablemente contratiempos en los procesos repetitivos, ya se trate de un documento mal enviado, un formulario cumplimentado incorrectamente, un contrato no archivado u otro error similar.
Una vez comprendidos los requisitos de su empresa, su siguiente tarea es encontrar la forma adecuada de automatizar el proceso. Al implantar una solución eficaz, ahorrará tiempo y dinero, y dejará de despertarse en mitad de la noche preguntándose si debería haber dado curso a una solicitud. Es hora de dormir tranquilo.
Los flujos de trabajo pueden ayudar a gestionar las operaciones internas y externas
En las operaciones jurídicas, ya no se trata simplemente de mejorar la eficiencia interna y garantizar el cumplimiento de los objetivos corporativos. El ecosistema jurídico que emplea su empresa puede gestionarse ahora mediante herramientas de automatización de flujos de trabajo, y así debería ser.
He aquí un ejemplo de flujo de trabajo que puede utilizarse para hacerlo realidad.
Un flujo de trabajo de Operaciones Jurídicas para la revisión de la diversidad
Al automatizar esta parte de su proceso de revisión de la diversidad, puede conocer de forma segura y privada las métricas de diversidad de sus cronometradores y proveedores de servicios externos. Esto es importante para satisfacer la nueva demanda de una mayor diversidad y los datos para evaluarla, tanto en el ecosistema jurídico corporativo como en otras partes de la organización.
¿El reto, en este caso? Las empresas necesitan cada vez más hacer un seguimiento de las métricas de diversidad de los proveedores externos que utilizan. Estas métricas forman parte de la visión de 360° que una empresa debe utilizar para confirmar con quién trabaja, y es importante mantener esta información segura y a mano.
Algunas cuestiones comunes que las empresas intentan abordar al diseñar estos procesos de revisión de la diversidad:
- ¿Qué información debemos incluir en nuestras métricas?
- ¿Cuál es la mejor manera de integrarlo?
- ¿Cómo hacerlo de forma segura?
¿Cuál es la solución? Con un flujo de trabajo automatizado de revisión de la diversidad que incorpore formularios en línea y sea utilizado por estos proveedores externos, puede capturar y registrar los datos biográficos y de diversidad pertinentes, ya sea a nivel de empresa o de cronometrador, para que sus usuarios internos puedan ver fácilmente si se ha cumplido o no una métrica de diversidad.
Ser capaz de hacerlo de forma rápida y coherente, en todo su ecosistema legal, es una parte esencial para evitar riesgos y asegurarse de que está trabajando con abogados externos, ALSP y otros proveedores que encajan en su estrategia de DEI.
"Decidimos incluir la diversidad en las métricas porque muchos lugares se fijan en la capa financiera, pero nosotros exploramos lo que es importante para los grupos jurídicos y lo que realmente está impulsando las decisiones de compra. La diversidad es lo que realmente impulsa las decisiones de compra". - David Cunningham, CIO de Winston & Strawn
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