En el CLOC Vegas Institute de este año, tuvimos el privilegio no solo de ser patrocinadores, sino también de presentar una sesión clave,Legal Ops 2.0: Cómo la coinnovación está impulsando el futuro del sector, que obtuvo reacciones muy positivas por parte de los asistentes.
¿El punto de partida de la sesión? Legal Ops 2.0 es la «próxima generación» de operaciones jurídicas, en la que los servicios jurídicos y las mejores prácticas son accesibles en toda la organización gracias a la tecnología jurídica, como la automatización de los flujos de trabajo. La forma en que se ofrecen esos servicios puede variar, pero los objetivos de Legal Ops 2.0 son firmes: impulsar la colaboración interfuncional, reducir el riesgo, promover las mejores prácticas jurídicas y ayudar a los líderes empresariales a tomar decisiones basadas en datos.
¿Qué impresiones obtuvoSteven O'Donnell, director de marketing de productos (operaciones legales) de Mitratech, de la sesión y de la reacción del público?
«Tuvimos un lleno total», afirma. «La sala tenía capacidad para 250 personas y solo quedaban plazas de pie. El hecho de que contáramos conDevshree Chauhan, de The GAP; Vince Cordo, de Shell; Mike Russell, de Ingersoll Rand; y Justin Hectus, de KYL, en el escenario junto aJason Parkman (director ejecutivo de Mitratech) fue increíble, sobre todo porque la mayoría de nuestros competidores solo ofrecían demostraciones».
¿Un tema candente? El Centro de Coinnovación TAP.
La atención se centró en el poder de la coinnovación para construir la siguiente fase de las operaciones jurídicas y en cómo una «increíble comunidad de clientes», explica Steven, está ayudando a impulsarla. «Están dispuestos a coinnovar y compartir para mejorar tanto a otros profesionales de Operaciones Jurídicas como al sector de los servicios jurídicos en su conjunto. Esto encaja perfectamente con el espíritu de CLOC, cuyos miembros están definiendo realmente el futuro gracias a su disposición a probar cosas nuevas y compartir sus éxitos y fracasos. Es inspirador verlo en acción en un evento como este».
Por lo tanto, no es de extrañar que un tema despertaraun enorme interés. «El TAP Co-Innovation Center», afirma Steven. «Devshree mostró literalmente nuestro gráfico de "flujo de trabajo en la nube" en una de sus diapositivas y recibimos muchísimas preguntas al respecto por parte de personas que asistieron a la sesión y se acercaron a nuestro stand después».
Los cuatro clientes de TAP presentes presentaron sus propias conclusiones, basadas en casos prácticos, sobre cómo promover la coinnovación y el avance de las operaciones jurídicas mediante la tecnología jurídica.
KYL: Centros de servicios jurídicos e integración del «ecosistema»
En opinión de Keesal, Young & Logan y su iniciativa Keesal Propulsion Labs, es fundamental crear centros de servicios jurídicos para las empresas. Estos también funcionan como centros de transformación empresarial, cambiando los comportamientos en toda la organización y garantizando que las mejores prácticas jurídicas y de cumplimiento normativo estén «entretejidas en todos los procesos existentes desde el principio y a lo largo de todo el proceso, y no solo al final», como explicó Justin Hectus.
La digitalización de los servicios jurídicos permite automatizarlos, lo que hace que los procesos que los sustentan sean estandarizados y predecibles. TAP, en el caso de KYL y su cliente, NetApp, une el «ecosistema» jurídico entre el cliente, el asesor externo y el proveedor de tecnología.
Además, la experiencia de Legal Ops en la adopción de la automatización de procesos legales los posiciona como socios de automatización de procesos empresariales (BPA) para toda la empresa, una situación que KYL también ha visto materializarse con NetApp y Mitratech. Dentro de NetApp, TAP se está utilizando en nada menos que 47 casos de uso diferentes,ya que Legal Ops ha ampliado su potencial a RR. HH., finanzas, operaciones de productos y marketing.
La brecha: por qué el departamento jurídico debe impulsar la automatización del flujo de trabajo
Como señaló Devshree Chauhan durante su presentación, la comunidad de clientes de TAP tiene «una voluntad real de compartir ideas, conceptos y mejores prácticas sobre flujos de trabajo».
Cuando The GAP estaba desarrollando el flujo de trabajo del acuerdo de confidencialidad, pudieron Revisar cuatro enfoques diferentes de otros cuatro clientes de TAP. identificar los elementos comunes y las diferencias clave entre ellos y utilizar esos hallazgos como guía para diseñar su propio proceso automatizado.
Esa estrecha relación con los clientes, explicó, permite a Mitratech crear mejores productos, ya que las opiniones de los usuarios dan forma a la hoja de ruta de los productos TAP. Además, eventos como las reuniones de grupos de usuarios en Interact 2018 permiten a clientes como ella abrirse a las opiniones e ideas de otras personas ajenas a su propio segmento de mercado.
Shell: Hacer bien los procesos clave
Vince Cordo tenía su propia opinión informada sobre cómo aprovechar la automatización del flujo de trabajo, ya que ha escrito un libro sobre el tema de la comunicación (o la falta de ella) entre los clientes y los abogados externos. ¿Cuál es su enfoque en Shell? Establecer «fundamentos brillantes» en lo que respecta a las aplicaciones básicas y los procesos fundamentales. Si esos procesos están bien diseñados y sistematizados, los servicios jurídicos mejorarán exponencialmente, al igual que los resultados que ofrecen.
Al pasarse a TeamConnect, por ejemplo, Shell ha conseguido ahorros al pasar de la presentación de informes manuales al autoservicio digital, al ahorrar tiempo a los abogados externos mediante la facturación electrónica y al reducir los problemas presupuestarios con esas empresas gracias a una mayor transparencia.
Seguimiento mejorado y uniforme de los proyectos mejora la eficiencia agilizando la recepción de solicitudes legales mediante la asignación de asuntos y cuestiones a abogados internos o externos en función de su disponibilidad en tiempo real, su familiaridad con el asunto, etc.
Esto elimina la necesidad de celebrar reuniones bimensuales para asignar el trabajo. Todo ello proporciona al departamento jurídico, según sus propias palabras, «una nueva baza», ya que ahora puede presumir de una respuesta y una ejecución más rápidas.
Ingersoll Rand: Alinear los servicios jurídicos con los objetivos estratégicos
En Ingersoll Rand, Mike Russell aplica la metodología Hoshin Kanri a los servicios jurídicos, asegurándose de que se ajusten a los objetivos estratégicos de la empresa. Hoshin Kanri («gestión de la brújula») tiene como objetivo eliminar el desperdicio causado por la falta de coordinación de esfuerzos, la mala comunicación o la inconsistencia en la dirección, y una solución como TAP encaja perfectamente con ese enfoque.
Una de las claves del éxito es flexibilidad, ya que el modelo de prestación de servicios jurídicos se adapta para cumplir los objetivos estratégicos asignados, que se dividen en dos categorías: Ofensivo, donde las nuevas iniciativas empresariales cuentan con el respaldo de servicios jurídicos en materia de propiedad intelectual, contratos, fusiones y adquisiciones y litigios selectos, y defensivo, donde los recursos jurídicos deben abordar el cumplimiento normativo, las cuestiones laborales y la mayoría de los litigios corporativos.
Para cumplir con estos requisitos de manera eficiente, es necesario desplegar adecuadamente los recursos, que consisten en el equipo jurídico interno, los asesores externos, otros proveedores de servicios y los proveedores de tecnología.
¿Una herramienta esencial para lograrlo? La automatización del flujo de trabajo, que aumenta la productividad y la eficiencia al proporcionar una experiencia de usuario superior, fiabilidad, gestión visual a través de paneles centralizados y mucho más. ¿El resultado final? Automatizar un proceso significa que se pueden asignar los recursos adecuados a una tarea en el momento oportuno y al coste adecuado.
Comentarios positivos de los asistentes y analistas
¿Qué más nos llamó la atención, además de los comentarios positivos que recibimos de los asistentes? El hecho de que muchos de ellos compartieran en las redes sociales su entusiasmo por lo que acababan de ver y por TAP.
Justin Hectus, de @KYL_LB, comparte el modelo de bufete de abogados inspirado en CLOC y cómo la firma ayuda a @NetAppen la sesión LegalOps 2.0 en #CLOC2019Vegas pic.twitter.com/gB51ILoHrA
— Christy Burke (@ChristyBurkePR) 14 de mayo de 2019
Los directores jurídicos suelen quejarse de que se sienten aislados en lo que respecta a la innovación, por lo que este proyecto de innovación conjunta de @MitratechLegal, que permite a los clientes ver lo que hacen sus homólogos, es una iniciativa positiva.
>>> #coinnovación #tecnologíajurídica #automatizaciónjurídica https://t.co/kQhnZ6XFbJ
— Artificial Lawyer (@ArtificialLawya) 13 de mayo de 2019
