En la edición de este año del CLOC Vegas Institute, tuvimos el privilegio no sólo de ser patrocinadores, sino también ponentes en una sesión clave, Legal Ops 2.0. How Co-Innovation is Driving Industry Future: How Co-Innovation is Driving the Industry's Future, que suscitó reacciones muy positivas entre los asistentes.
¿El punto de partida de la sesión? Legal Ops 2.0 es la "próxima generación" de Operaciones Jurídicas, donde los servicios jurídicos y las mejores prácticas son accesibles en toda la organización gracias a la tecnología jurídica, como la automatización del flujo de trabajo. La forma en que se ofrecen esos servicios puede variar, pero los objetivos de Legal Ops 2.0 son firmes: impulsar la colaboración interfuncional, reducir el riesgo, promover las mejores prácticas jurídicas y ayudar a los líderes empresariales a tomar decisiones basadas en datos.
¿Qué impresiones se llevó Steven O'Donnell, Jefe de Marketing de Producto - Operaciones Jurídicas de Mitratech, de la sesión y de la reacción del público?
"La sala estaba llena al 100%", afirma. "La sala tenía capacidad para 250 personas y sólo se podía estar de pie. El hecho de que tuviéramos a Devshree Chauhan de The GAP, Vince Cordo de Shell, Mike Russell de Ingersoll Rand y Justin Hectus de KYL en el escenario con (el CEO de Mitratech) Jason Parkman fue increíble, especialmente porque la mayoría de nuestros competidores sólo estaban haciendo demostraciones."
¿Un tema candente? El Centro de Coinnovación TAP
El tema central fue el poder de la co-innovación en la construcción de la próxima fase de Operaciones Legales, y cómo una "increíble comunidad de clientes", explica Steven, está ayudando a impulsarla. "Están dispuestos a co-innovar y compartir para la mejora tanto de otros profesionales de Legal Ops, como de la industria de servicios legales en su conjunto. Esto está totalmente en el espíritu de CLOC, donde los miembros están definiendo realmente el futuro a través de su voluntad de probar cosas nuevas y compartir sus éxitos y fracasos. Es inspirador verlo en acción en un evento como este".
Así que no debería sorprender que un tema despertara un enorme interés. "El Centro de Coinnovación TAP", dice Steven. "Devshree mostró literalmente nuestro gráfico de la 'nube de flujo de trabajo' como una de sus diapositivas, y recibimos muchísimas consultas al respecto de personas que asistieron a la sesión y se acercaron a nuestro stand después."
Los cuatro clientes de TAP presentes presentaron sus propios casos prácticos sobre cómo promover la co-innovación y el avance de Legal Ops a través de la tecnología jurídica.
KYL: Centros de Servicios Jurídicos e integración del "ecosistema
En opinión de Keesal, Young & Logan y su iniciativa Keesal Propulsion Labs, es vital establecer centros de servicios jurídicos para las empresas. Estos también funcionan como centros de transformación empresarial, cambiando comportamientos en toda la organización y garantizando que las mejores prácticas legales y de cumplimiento estén "entrelazadas en todos los procesos existentes al principio y en el medio, en lugar de solo al final", como explicó Justin Hectus.
La digitalización de los servicios jurídicos permite automatizarlos y estandarizar y predecir los procesos que los sustentan. TAP, en el caso de KYL y su cliente, NetApp, une el "ecosistema" jurídico entre el cliente, el abogado externo y el proveedor de tecnología.
Además, la experiencia de Legal Ops en la adopción de la automatización de procesos jurídicos les posiciona como socios de Business Process Automation (BPA) para toda la empresa, una situación que KYL también ha visto fructificar con NetApp y Mitratech. En NetApp, TAP se utiliza en nada menos que 47 casos de uso diferentes, ya que Legal Ops ha extendido su potencial a RRHH, finanzas, operaciones de producto y marketing.
El GAP: Por qué el sector jurídico debe impulsar la automatización del flujo de trabajo
Como señaló Devshree Chauhan durante su presentación, la comunidad de clientes de TAP tiene "una voluntad real de compartir ideas sobre flujos de trabajo, conceptos y mejores prácticas."
Cuando el GAP estaba desarrollando el flujo de trabajo de la NDA, pudo revisar cuatro enfoques diferentes de otros cuatro clientes de TAP identificar los elementos comunes y las principales diferencias entre ellos y utilizar esas conclusiones como guía para diseñar su propio proceso automatizado.
Ese grado de compromiso con el cliente, explicó, permite a Mitratech crear mejores productos, ya que las voces de los usuarios dan forma a la hoja de ruta del producto TAP. Además, eventos como las reuniones de grupos de usuarios en Interact 2018 permiten a clientes como ella abrirse a ideas y puntos de vista de otras personas ajenas a su segmento de mercado.
Shell: Procesos clave realmente correctos
Vince Cordo tenía su propia opinión informada sobre el aprovechamiento de la automatización del flujo de trabajo, ya que ha escrito un libro sobre el tema de la comunicación (o la falta de ella) entre los clientes y los abogados externos. ¿Su enfoque en Shell? En establecer "fundamentos brillantes" en lo que respecta a las aplicaciones básicas y los procesos fundamentales. Si esos procesos están bien diseñados y sistematizados, los servicios jurídicos mejorarán exponencialmente, al igual que sus resultados.
Al pasar a TeamConnect, por ejemplo, Shell ha visto ahorros al pasar de los informes manuales al autoservicio digital, al crear ahorros de tiempo para los abogados externos a través de la facturación electrónica, y al reducir los problemas presupuestarios con esas empresas a través de una mayor transparencia.
Seguimiento de proyectos mejorado y uniforme mejora la eficacia agilizando la recepción de solicitudes jurídicas mediante la asignación de asuntos y cuestiones a abogados internos o externos en función de su disponibilidad en tiempo real, familiaridad con un asunto, etc.
Esto elimina la necesidad de reuniones bimensuales para asignar el trabajo. Todo ello da al departamento jurídico, como él dice, "una nueva munición", ya que ahora puede pregonar una respuesta y una ejecución más rápidas.
Ingersoll Rand: Alinear los servicios jurídicos con los objetivos estratégicos
En Ingersoll Rand, Mike Russell aplica la metodología Hoshin Kan ri a los servicios jurídicos, asegurándose de que se alinean con los objetivos empresariales estratégicos. Hoshin Kanri ("Gestión de la brújula") pretende eliminar el despilfarro causado por la desalineación de esfuerzos, una comunicación deficiente o una dirección incoherente, y una solución como TAP encaja a la perfección con ese enfoque.
Una clave del éxito es flexibilidad, ya que el modelo de prestación de servicios jurídicos se adapta para cumplir los objetivos estratégicos asignados, que se dividen en dos categorías: Ofensiva, donde las nuevas iniciativas empresariales cuentan con el apoyo de servicios jurídicos en materia de propiedad intelectual, contratos, fusiones y adquisiciones y determinados litigios, y defensivadonde los recursos jurídicos deben abordar el cumplimiento de la normativa, el trabajo/empleo y la mayoría de los litigios corporativos.
Para cumplir estos objetivos con eficacia, los recursos -formados por el equipo jurídico interno, los abogados externos, otros proveedores de servicios y los proveedores de tecnología- deben desplegarse adecuadamente.
¿Una herramienta esencial para lograrlo? La automatización del flujo de trabajo, que aumenta la productividad y la eficacia al ofrecer una experiencia de usuario superior, fiabilidad, gestión visual mediante cuadros de mando centralizados y mucho más. ¿El resultado? Automatizar un proceso significa que el recurso adecuado puede alinearse con una tarea en el momento adecuado y al coste adecuado.
Opiniones favorables de asistentes y analistas
Además de los comentarios positivos que recibimos de los asistentes, ¿qué fue lo más destacado para nosotros? El hecho de que muchos de ellos utilizaran las redes sociales para compartir su entusiasmo por lo que acababan de ver y por TAP.
Justin Hectus de@KYL_LBcomparte el modelo de bufete de abogados inspirado en CLOC y cómo la firma ayuda a@NetAppen la sesión LegalOps 2.0 en #CLOC2019Vegas pic.twitter.com/gB51ILoHrA
- Christy Burke (@ChristyBurkePR) 14 de mayo de 2019
Los CGs a menudo se quejan de que se sienten aislados cuando se trata de innovación, por lo que este proyecto de Co-Innovación de @MitratechLegal que permite a los clientes ver lo que sus compañeros están haciendo es un movimiento positivo.
>>> #coinnovation #legaltech #legalautomation https://t.co/kQhnZ6XFbJ
- Abogado Artificial (@ArtificialLawya) 13 de mayo de 2019
