Una nueva forma de pensar sobre la automatización de flujos de trabajo y procesos: entrevista con Brian Wardell, director de producto de TAP, sobre nuestra última versión.
Si una plataforma de automatización de flujos de trabajo o procesos es tan flexible y configurable que sus usuarios pueden crear sus flujos de trabajo sin todas las características de un flujo de trabajo, ¿sigue siendo una plataforma de automatización de flujos de trabajo?
Lo último versión de TAP Workflow Automation está repleta de innovadoras actualizaciones y funciones que nuestros clientes estarán deseando utilizar. No es de extrañar, ya que algunas de esas mejoras se basan en las aportaciones y la colaboración de los clientes. Algunas de estas actualizaciones son pequeñas pero potentes, y otras nos hacen cuestionar los límites mismos de la automatización de flujos de trabajo y procesos. ¿Cuándo se convierte un flujo de trabajo en algo más?
Le preguntamos a nuestro gerente de productos TAP, Brian Wardell, cómo ha estado replanteándose la automatización de procesos y cómo estas nuevas formas de pensar se han reflejado en el producto.
¡Cuéntame sobre el nuevo lanzamiento! Parece que has llevado a TAP por un nuevo camino, ¿puedes explicar cómo ha sido hasta ahora?
Brian: El hecho es que la versión 1.7 introduce cambios fundamentales en el funcionamiento de TAP, en la forma en que se pueden diseñar los flujos de trabajo y en los casos de uso que se pueden llevar a cabo con TAP.
Anteriormente, nuestra herramienta de flujo de trabajo se basaba en la idea de un proceso que siempre avanzaba hacia un punto final: concebíamos el flujo de trabajo como una serie de causas y efectos: la finalización de una tarea siempre daba lugar a una nueva tarea que debía completar otra persona. Teníamos esta idea casi filosófica de que un flujo de trabajo siempre debía avanzar hacia un punto final.
Pero ya no es así. Ahora, cuando alguien escribe sus respuestas a una solicitud, puede actuar desde la propia solicitud, sin necesidad de enviar su propio formulario (y, por casualidad, a otra persona).
Esto significa que un usuario puede mantener su formulario abierto indefinidamente y crear una serie de asuntos en TeamConnect, objetos en Salesforce, enviar múltiples correos electrónicos a otros usuarios, etc.
Es una forma realmente novedosa de concebir los flujos de trabajo, que va a permitir muchos casos de uso, pero también va a facilitar muchas cosas: los usuarios que trabajan con sistemas de tickets y otros productos que se integran con TeamConnect ya no tendrán que pasar por un formulario para crear directamente un asunto adicional. En su lugar, el formulario estático les permite realizar todas sus llamadas desde el mismo lugar.
¿Podría hablar un poco más sobre cómo ve esta innovación? ¿Cuáles son los casos de uso de la automatización de procesos que de repente podemos abordar?
Brian: Estamos dando al usuario final más control sobre cómo encaja en el proceso del que forma parte.
Anteriormente, el usuario tenía que iniciar ese número de flujos de trabajo, pero ahora puede crear tantos registros como desee a partir de una sola solicitud de flujo de trabajo. Si alguien desea realizar varias acciones a partir de una sola solicitud, puede hacerlo. El usuario puede hacer todo lo que necesita desde un solo lugar, de una sola vez, sin tener que salir de la página para volver a empezar.
Una de las mejores características de TAP es que permite automatizar cualquier tarea y se adapta a cualquier proceso repetitivo. La última versión sigue mejorando esa promesa básica al ofrecer al diseñador más flexibilidad y control sobre el funcionamiento de su flujo de trabajo.
Parece que esta versión está cambiando de forma bastante radical nuestra forma de pensar sobre los flujos de trabajo y la automatización de procesos. ¿Cómo cree que afectará esto a la hoja de ruta futura de TAP?
Brian: En nuestra visión más amplia, nos centramos realmente en la flexibilidad y en ofrecer opciones a nuestros usuarios finales para que puedan simplificar sus procesos complejos. Una gran parte de nuestra hoja de ruta está dedicada a ofrecer más opciones a nuestros usuarios, ya sea a través de más integraciones listas para usar y facilitando la conexión a más cosas, o a través de nuevas funcionalidades que permiten llevar a cabo nuevos casos de uso.
Nuestro objetivo es capacitar a las personas para que puedan llevar a cabo sus casos de uso de diferentes maneras. Siempre queremos que nuestros usuarios puedan automatizar su flujo de trabajo como deseen, sin verse limitados por la tecnología. Hemos desarrollado nuestra tecnología para abrir opciones, no para cerrarlas.
Estamos muy entusiasmados con la reciente adquisición de ContractRoom por parte de Mitratech. ¿Cómo ha influido la nueva herramienta CLM de la suite, junto con TAP, en su hoja de ruta?
Brian: Estamos muy entusiasmados con ContractRoom y con la forma en que va a ayudar no solo con los contratos y la gestión de contratos (CLM), sino también con la generación de documentos y todo lo que requiera revisiones, negociaciones, firmas, etc. Acabamos de celebrar una reunión con los equipos de TeamConnect y ContractRoom para pensar en cómo vamos a aprovechar toda nuestra gama de productos. Ya podemos integrarnos con Team Connect y ContractRoom, pero queremos mejorar aún más la integración. También vemos casos de uso para ContractRoom que aprovechan TAP, por lo que vamos en la otra dirección.
¿Cómo se les ocurrieron las características de esta última versión? ¿Se centran en un caso de uso o función concretos?
Brian: Es una mezcla. Muchas de las funciones que hemos creado son las que nos han solicitado nuestros clientes, y estas solicitudes han sido innovadoras, por lo que hemos determinado que beneficiarían a la comunidad de usuarios en general. Siempre hay un equilibrio entre las cosas que se nos ocurren internamente, ya que estamos a la vanguardia de la automatización de flujos de trabajo, pero también recibimos muchas ideas excelentes de nuestros clientes, que luego ponemos en práctica. Nuestras actualizaciones de la API, por ejemplo, surgieron a raíz de una solicitud de algunos clientes. Esto hace que sea mucho más flexible y rápido establecer una relación que antes era bastante compleja.
¿Cuáles son los casos de uso que se beneficiarán del lanzamiento?
Brian: Ya hemos hablado de algunos de ellos, pero cualquier cosa que implique una llamada a una API de terceros será mucho más fácil. Cualquier cosa que implique escalamientos, flujos de trabajo secundarios, también será mucho más fácil.
¿Cómo priorizan las funciones usted y sus equipos?
Brian: Depende; tenemos un foro de innovación conjunta en el que los clientes envían ideas, y estas ideas son visibles para sus compañeros, que pueden votar y comentar. Yo reviso el foro, y muchas de nuestras funciones se inician allí. También recibimos solicitudes de funciones en reuniones individuales con los clientes. Siempre intentamos incluir algunas de ellas en nuestras versiones. Y a veces lo que nuestros clientes quieren es algo que nosotros también queríamos crear: eso es lo mejor.
También queremos dar prioridad a las cosas que consideramos interesantes e innovadoras y que buscamos en la comunidad de automatización de procesos, por lo que aprovechamos a nuestros expertos internos para mantenernos a la vanguardia.
Aunque no sea algo que hayan pedido, nuestro objetivo siempre es que, cuando se lance el producto, el cliente piense: «Vaya, esto me va a facilitar la vida. Entiendo por qué lo han creado».
Parece que nos estamos centrando realmente en la flexibilidad de TAP en general. ¿Cree que esto abrirá las puertas de TAP a más iniciativas de automatización de procesos a nivel empresarial?
Brian: Por supuesto, este tipo de cambios harán que sea mucho más fácil para un cliente ver no solo uno o dos casos de uso, sino cuarenta, cincuenta, sesenta. Somos una gran solución para operaciones legales, pero no nos limitamos a ellas.
Última pregunta: ¿cuál es tu característica favorita? ¿De esta versión o en general?
Brian: Para esta versión, me gusta el botón. ¿Pero para todo TAP? Las fórmulas. No son muy emocionantes para la gente, pero se pueden usar para muchas cosas y ahorran mucho tiempo.
