Une nouvelle façon de concevoir l'automatisation des flux de travail et des processus : Un entretien avec Brian Wardell, chef de produit chez TAP, à propos de notre dernière version.
Si une plateforme d'automatisation des flux de travail ou des processus est tellement flexible et configurable que ses utilisateurs peuvent créer leurs flux de travail sans avoir toutes les caractéristiques d'un flux de travail, s'agit-il toujours d'une plateforme d'automatisation des flux de travail ?
Les dernières nouveautés TAP Workflow Automation est remplie de mises à jour et de fonctionnalités innovantes que nos clients seront impatients d'utiliser. Ce n'est pas étonnant, puisque certaines de ces améliorations sont basées sur les commentaires et la collaboration de nos clients. Certaines de ces mises à jour sont petites mais puissantes, et d'autres nous amènent à nous interroger sur les limites mêmes de l'automatisation des flux de travail et des processus. Quand le flux de travail devient-il quelque chose d'autre ?
Nous avons demandé à notre chef de produit TAP, Brian Wardell, comment il a repensé l'automatisation des processus et comment ces nouvelles façons de penser se sont traduites dans le produit.
Parlez-moi de la nouvelle version ! On dirait que vous avez pris une nouvelle direction pour le TAP, pouvez-vous nous expliquer à quoi cela a ressemblé jusqu'à présent ?
Brian : Le fait est que la version 1.7 introduit des changements fondamentaux dans le fonctionnement de TAP, dans la conception des flux de travail et dans les cas d'utilisation qui peuvent être réalisés avec TAP.
Auparavant, notre outil de gestion des flux de travail était basé sur l'idée d'un processus qui progressait toujours vers un point final : nous considérions un flux de travail comme une série de causes et d'effets : l'achèvement d'une tâche déclenchait toujours l'exécution d'une nouvelle tâche par quelqu'un d'autre. Nous avions cette idée presque philosophique qu'un flux de travail devait toujours avancer vers un point final.
Mais ce n'est plus le cas. Désormais, lorsque quelqu'un saisit ses réponses à une demande, il peut agir à partir de la demande elle-même, sans avoir à transmettre son propre formulaire (et, par coïncidence, à quelqu'un d'autre).
Cela signifie qu'un utilisateur peut garder son formulaire ouvert indéfiniment et créer un certain nombre d'affaires dans TeamConnect, des objets dans Salesforce, envoyer plusieurs courriels à d'autres utilisateurs, etc.
Il s'agit d'une nouvelle façon de concevoir les flux de travail, qui va permettre de nombreux cas d'utilisation, mais aussi faciliter beaucoup de choses : Les utilisateurs qui travaillent avec des systèmes de billetterie et d'autres produits qui s'intègrent à TeamConnect n'auront plus besoin de passer par un formulaire pour créer directement une question supplémentaire. Au lieu de cela, le formulaire statique leur permet de faire tous leurs appels à partir du même endroit.
Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur la manière dont vous envisagez cette innovation ? Quels sont les cas d'utilisation de l'automatisation des processus que nous sommes soudainement en mesure d'aborder ?
Brian : Nous donnons à l'utilisateur final plus de contrôle sur la façon dont il s'intègre dans le processus dont il fait partie.
Auparavant, l'utilisateur devait initier ce nombre de flux de travail. Désormais, il peut créer autant d'enregistrements qu'il le souhaite à partir d'une seule demande de flux de travail. Si quelqu'un souhaite entreprendre plusieurs actions à partir d'une seule demande, il peut le faire. L'utilisateur peut faire tout ce qu'il a à faire à partir d'un seul endroit, en une seule fois, sans avoir à cliquer pour recommencer.
L'un des points forts de TAP est qu'il permet d'automatiser n'importe quoi et de s'adapter à n'importe quel processus reproductible. La dernière version continue d' améliorer cette promesse de base en donnant au concepteur plus de flexibilité et de contrôle sur le fonctionnement de son flux de travail.
Il semble que cette version modifie fondamentalement notre façon de concevoir les flux de travail et l'automatisation des processus. Comment voyez-vous l'impact sur la future feuille de route du TAP ?
Brian : Dans notre vision globale, nous nous concentrons vraiment sur la flexibilité et sur le fait de donner des options à nos utilisateurs finaux pour qu'ils puissent simplifier leurs processus complexes. Une grande partie de notre feuille de route est consacrée à donner plus d'options à nos utilisateurs, que ce soit par le biais d'un plus grand nombre d'intégrations prêtes à l'emploi et en facilitant la connexion à plus de choses ou par le biais de nouvelles fonctionnalités qui vous permettent d'accomplir de nouveaux cas d'utilisation.
Notre objectif est de permettre aux gens d'accomplir leurs tâches de différentes manières. Nous voulons toujours que nos utilisateurs soient en mesure d'automatiser leur flux de travail comme ils le souhaitent, sans être entravés par la technologie. Nous avons construit notre technologie pour ouvrir des options, pas pour les fermer.
La récente acquisition de ContractRoom par Mitratech nous a enthousiasmés. Comment le nouvel outil CLM de la suite s'est-il associé à TAP et a-t-il affecté votre feuille de route ?
Brian : Nous sommes ravis de ContractRoom et de la façon dont il va aider non seulement les contrats et le CLM, mais aussi toute la génération de documents et tout ce qui a besoin d'être redéfini, négocié, signé, etc. Nous venons d'organiser un sommet avec les équipes de TeamConnect et de ContractRoom pour réfléchir à la manière dont nous allons tirer parti de l'ensemble de notre gamme de produits. Nous pouvons déjà nous intégrer à TeamConnect et ContractRoom, mais nous voulons améliorer encore cette intégration. Nous voyons également des cas d'utilisation pour ContractRoom afin de tirer parti de TAP, ce qui va dans l'autre sens.
Comment avez-vous trouvé les fonctionnalités de cette dernière version ? Vous concentrez-vous sur un cas d'utilisation ou un rôle particulier ?
Brian : C'est un mélange. Un grand nombre des fonctionnalités que nous avons développées sont celles que nos clients nous ont demandées, et ces demandes étaient innovantes, et nous avons déterminé qu'elles bénéficieraient à une plus large communauté d'utilisateurs. Il y a toujours un équilibre entre les choses que nous concevons en interne, car nous sommes à la pointe de l'automatisation des flux de travail, et les idées géniales que nous recevons de nos clients et que nous mettons en œuvre. Les mises à jour de notre API, par exemple, nous ont été demandées par quelques clients. Cette mise à jour rend beaucoup plus souple et plus rapide la mise en place d'une relation qui était auparavant assez complexe.
Quels sont les cas d'utilisation qui bénéficieront de la nouvelle version ?
Brian : Nous avons déjà parlé de quelques-uns d'entre eux, mais tout ce qui implique un appel à une API tierce sera beaucoup plus facile. Tout ce qui concerne les escalades, les flux de travail des enfants, sera également beaucoup plus facile.
Comment vos équipes et vous-même hiérarchisez les fonctionnalités ?
Brian : C'est variable ; nous avons un forum de co-innovation où les clients soumettent des idées, qui sont ensuite visibles par leurs collègues, qui peuvent les approuver et les commenter. Je consulte le forum, et un grand nombre de nos fonctionnalités y sont créées. Nous recevons également des demandes de fonctionnalités lors de réunions individuelles avec les clients. Nous essayons toujours d'inclure certaines d'entre elles dans notre version. Et parfois, ce que nos clients veulent, c'est quelque chose que nous voulions construire : c'est ce qu'il y a de mieux.
Nous voulons également donner la priorité à ce que nous considérons comme passionnant et innovant et que nous recherchons dans la communauté de l'automatisation des processus, de sorte que nous nous appuyons sur nos experts internes pour rester à la pointe de la technologie.
Même si ce n'est pas quelque chose qu'ils ont demandé, notre objectif est toujours que, lorsque la version sort, le client se dise : "Oh, cela va me faciliter la vie. Je comprends pourquoi ils l'ont construit".
Il semble que nous nous concentrions vraiment sur la flexibilité du TAP en général. Pensez-vous que cela ouvre le TAP à davantage d'initiatives d'automatisation des processus au niveau de l'entreprise ?
Brian : Absolument, ce type de changement va permettre à un client de ne pas se contenter d'un ou deux cas d'utilisation, mais d'en voir quarante, cinquante, soixante. Nous sommes une excellente solution pour les opérations juridiques, mais nous ne sommes pas limités à ces opérations.
Dernière question : quelle est votre fonctionnalité préférée ? De cette version, ou en général ?
Brian : Pour cette version, j'aime le bouton. Mais pour tout le TAP ? Les formules. Elles ne sont pas très excitantes pour les gens, mais elles peuvent être utilisées pour beaucoup de choses et faire gagner beaucoup de temps.
