Una nueva forma de concebir el flujo de trabajo y la automatización de procesos: Entrevista con Brian Wardell, Jefe de Producto de TAP, sobre nuestra última versión.
Si una plataforma de automatización de procesos o flujos de trabajo es tan flexible y configurable que sus usuarios pueden crear sus flujos de trabajo sin todas las características de un flujo de trabajo, ¿sigue siendo una plataforma de automatización de flujos de trabajo?
Lo último en Automatización del flujo de trabajo TAP está repleta de actualizaciones y funciones innovadoras que nuestros clientes estarán deseando poner en práctica. No es de extrañar, ya que algunas de esas mejoras se basan en las aportaciones y la colaboración de los clientes. Algunas de estas actualizaciones son pequeñas pero potentes, y otras nos hacen cuestionarnos los límites mismos del flujo de trabajo y la automatización de procesos. ¿Cuándo se convierte el flujo de trabajo en algo más?
Hemos preguntado a nuestro jefe de producto de TAP, Brian Wardell, cómo se ha replanteado la automatización de procesos y cómo se han plasmado estas nuevas formas de pensar en el producto.
Háblame del nuevo lanzamiento. Parece que has dado un nuevo rumbo a TAP, ¿puedes explicarnos cómo ha sido hasta ahora?
Brian: El hecho es que la versión 1.7 introduce cambios fundamentales en el funcionamiento de TAP, en cómo se pueden diseñar los flujos de trabajo y en los casos de uso que se pueden llevar a cabo con TAP.
Anteriormente, nuestra herramienta de flujo de trabajo se basaba en la idea de un proceso que siempre avanzaba hacia un punto final: pensábamos en un flujo de trabajo como una serie de causas y efectos: la finalización de una tarea siempre desencadenaba una nueva tarea para que otra persona la completara. Teníamos la idea casi filosófica de que un flujo de trabajo tenía que avanzar siempre hacia un punto final.
Pero eso ya no es así. Ahora, cuando alguien teclea sus respuestas a una solicitud, puede actuar desde la propia solicitud, sin necesidad de enviar su propio formulario (y, casualmente, a otra persona).
Esto significa que un usuario puede mantener su formulario abierto indefinidamente y crear varios asuntos en TeamConnect, objetos en Salesforce, enviar varios correos electrónicos a otros usuarios, etc.
Es una forma realmente nueva de concebir los flujos de trabajo, y va a permitir muchos casos de uso, pero también va a facilitar muchas cosas: Los usuarios que trabajan con sistemas de tickets y otros productos que se integran con TeamConnect ya no tendrán que pasar por un formulario para crear directamente un asunto adicional. En su lugar, el formulario estático les permite realizar todas sus llamadas desde el mismo lugar.
¿Puede hablarnos un poco más de la forma en que están pensando en esta innovación? ¿Cuáles son los casos de uso de automatización de procesos que podemos abordar de repente?
Brian: Estamos dando al usuario final más control sobre cómo encajar en el proceso del que forma parte.
Antes, el usuario tenía que iniciar ese número de flujos de trabajo, pero ahora puede crear tantos registros como desee a partir de una solicitud de flujo de trabajo. Si alguien quiere realizar varias acciones a partir de una solicitud, puede hacerlo. El usuario puede hacer todo lo que necesita desde un solo lugar, de una sola vez, sin tener que hacer clic para volver a empezar.
Una de las mejores partes de TAP es que permite automatizar cualquier cosa, y se adapta a cualquier proceso repetible. La última versión sigue mejorando esa promesa básica al ofrecer al diseñador más flexibilidad y más control sobre el funcionamiento de su flujo de trabajo.
Parece que esta versión está cambiando radicalmente nuestra forma de concebir los flujos de trabajo y la automatización de procesos. Cómo cree que afectará a la futura hoja de ruta de TAP?
Brian: En nuestra visión más amplia, nos centramos en la flexibilidad y en dar opciones a nuestros usuarios finales para que puedan simplificar sus complejos procesos. Una gran parte de nuestra hoja de ruta está dedicada a ofrecer más opciones a nuestros usuarios, ya sea a través de más integraciones listas para usar y facilitando la conexión con más cosas o a través de nuevas funcionalidades que permitan llevar a cabo nuevos casos de uso.
Nuestro objetivo es capacitar a las personas para llevar a cabo sus casos de uso de diferentes maneras. Siempre queremos que nuestros usuarios puedan automatizar su flujo de trabajo de la forma que deseen, sin estar limitados por la tecnología. Hemos creado nuestra tecnología para abrir opciones, no para cerrarlas.
Estamos muy entusiasmados con la reciente adquisición de ContractRoom por parte de Mitratech. Cómo ha afectado la nueva herramienta de CLM a su hoja de ruta?
Brian: Estamos entusiasmados con ContractRoom y con cómo va a ayudar no sólo a los contratos y a la gestión de contratos, sino también a la generación de documentos y a todo lo que se tenga que revisar, negociar, firmar, etc. Acabamos de celebrar una cumbre con los equipos de TeamConnect y ContractRoom para pensar cómo vamos a aprovechar toda nuestra gama de productos. Ya podemos integrarnos con Team Connect y ContractRoom, pero queremos que la integración sea aún mejor. También vemos casos de uso para ContractRoom para aprovechar TAP, así que vamos en la otra dirección.
¿Cómo se les han ocurrido las características de esta última versión? ¿Se centran en algún caso de uso o función en particular?
Brian: Es una mezcla. Muchas de las funciones que hemos creado son las que nos han pedido nuestros clientes, y estas peticiones han sido innovadoras, y hemos determinado que beneficiarían a la comunidad de usuarios en general. Siempre hay un equilibrio entre las cosas que se nos ocurren internamente mientras nos mantenemos a la vanguardia de la automatización del flujo de trabajo, pero también recibimos muchas ideas geniales de nuestros clientes, que luego ponemos en práctica. Las actualizaciones de nuestra API, por ejemplo, nos llegaron a petición de algunos clientes. Esto hace que sea mucho más flexible y rápido establecer una relación que antes era bastante compleja.
¿Cuáles son los casos de uso que se beneficiarán del lanzamiento?
Brian: Ya hemos hablado de algunos de ellos, pero cualquier cosa que implique una llamada API de terceros va a ser mucho más fácil. Cualquier cosa que implique escaladas, flujos de trabajo de niños, que va a ser mucho más fácil también.
¿Cómo priorizan las funciones usted y sus equipos?
Brian: Varía; tenemos un Foro de Coinnovación en el que los clientes envían ideas, y luego estas ideas son visibles para sus colegas, que pueden votarlas y comentarlas. Yo reviso el foro, y un número significativo de nuestras funciones se inician allí. También recibimos peticiones de funciones de clientes en reuniones individuales. Siempre intentamos incluir algunas de ellas en nuestras versiones. Y a veces lo que nuestros clientes quieren es algo que nosotros hemos estado deseando construir: eso es lo mejor.
También queremos dar prioridad a las cosas que consideramos interesantes e innovadoras que buscamos en la comunidad de automatización de procesos, por lo que aprovechamos a nuestros expertos internos para mantenernos a la vanguardia.
Aunque no lo hayan pedido, nuestro objetivo siempre es que, cuando salga la versión, el cliente piense: "Esto me va a facilitar la vida. Ya veo por qué lo han hecho".
Parece que nos estamos centrando en la flexibilidad de TAP en general. ¿Cree que esto abrirá TAP a más iniciativas de automatización de procesos a nivel empresarial?
Brian: Absolutamente, este tipo de cambios van a hacer que sea mucho más fácil para un cliente ver no sólo uno o dos casos de uso, sino cuarenta, cincuenta, sesenta. Somos una gran solución para operaciones jurídicas, pero no nos limitamos a ellas.
Última pregunta: ¿cuál es su característica favorita? ¿De esta versión o en general?
Brian: Para esta versión, me gusta el botón. ¿Pero para todos los TAP? Las fórmulas. No son tan emocionantes para la gente, pero se pueden usar para muchas cosas y ahorran mucho tiempo.
