Tenga en cuenta estas tendencias clave que han revolucionado los servicios financieros tradicionales en los últimos 3-5 años:
- El auge de la tecnología digital está permitiendo a entidades no bancarias satisfacer las demandas de eficiencia y comodidad de los clientes a través de servicios como las hipotecas online.
- La introducción de la tecnología blockchain en el ámbito de los pagos parece facilitar pagos más rápidos con comisiones más bajas que las de los bancos. Los registros distribuidos prometen reducir los costes operativos, permitiendo transacciones en tiempo real entre organizaciones sin la participación de un banco tradicional.
- La población más joven de consumidores bancarios exige más transparencia y comunicación instantánea en la banca. Las empresas fintech están fomentando una mayor competencia mediante el uso de tecnología avanzada, como la automatización, la banca móvil y los chatbots, lo que hace que las finanzas personales sean más cómodas para la generación que ha crecido con pantallas y dispositivos móviles.
Para hacer frente a estos y otros trastornos en los servicios financieros, los bancos y las cooperativas de crédito deben adoptar la tecnología para responder mejor a las expectativas de los clientes y reducir al mismo tiempo los riesgos y los costes. Una solución de este tipo es HotDocs: un servicio probado para automatizar la creación y gestión de documentos en materia de préstamos al consumo, tramitación de hipotecas, extractos, contratos de préstamo, impuestos, pensiones y planificación financiera.
Para satisfacer las cambiantes demandas de los clientes en el entorno actual, los bancos deben ser ágiles y adaptables. La automatización de los procesos adecuados permite a los bancos crear un flujo de trabajo sólido, estable y coherente que les permitirá avanzar con confianza hacia el nuevo futuro de la banca. Bancos y cooperativas de crédito de todos los tamaños están adoptando la automatización de documentos, y hay cuatro grandes razones para ello: eficiencia, reducción de riesgos, cumplimiento normativo y calidad.
Maximizar la eficiencia
Para muchos bancos, el proceso de generación de documentación transaccional es ineficiente y excesivamente costoso. Gran parte de esta ineficiencia puede atribuirse a procesos no estandarizados que implican tareas manuales y repetitivas. En la creación de documentos, este puede ser un proceso que implique plantillas de Word, campos combinados y, ocasionalmente, una aplicación codificada.
La automatización de la generación de documentos transaccionales es el tipo de mejora de procesos empresariales más rentable, ya que se trata de una solución de bajo coste y esfuerzo que aumenta drásticamente la eficiencia. Muchos bancos afirman haber reducido el tiempo necesario para generar la documentación de los préstamos de días a horas o, en algunos casos, a minutos.
Un gerente de un gran banco internacional que utiliza HotDocs informó recientemente que su departamento podía crear anteriormente tres acuerdos MSA al día. Una vez implementado HotDocs, la automatización les permitió completar 20 acuerdos de este tipo al día, lo que supone un aumento de la eficiencia del 650 %.
Cuando la tarea se automatiza, los empleados tienen más tiempo para centrarse en trabajos de mayor valor. Este aumento de la eficiencia tiene considerables beneficios para la capacidad de la empresa de asumir más trabajo sin necesidad de trabajar más horas.
Reducir el riesgo
Los errores bancarios ocasionalmente aparecen en las noticias, por ejemplo, cuando un agente de préstamos ingresa manualmente una cifra con demasiados ceros, lo que provoca que se depositen fondos excesivos en la cuenta de un cliente. Una vez más, la automatización ofrece mejores resultados gracias a su capacidad para reducir el riesgo de este tipo de costosos errores internos.
Al tramitar préstamos comerciales, hay millones de dólares en juego. Los bancos suelen aplicar normas de aprobación estrictas para mitigar los errores y los riesgos. Estas normas incluyen la comparación y el análisis de datos para verificar su coherencia. Basada en la plataforma HotDocs, la herramienta Expert Loan es una secuencia analítica de recopilación de datos que proporciona análisis de conjuntos de datos. Expert Loan está diseñada específicamente para señalar posibles áreas problemáticas con los solicitantes que un agente de préstamos podría pasar por alto.
Más información sobre la herramienta HotDocs Expert Loan Tool
Mediante la entrevista Expert Loan, los profesionales del sector crediticio pueden codificar por colores las respuestas para señalar posibles incoherencias. Por ejemplo, una respuesta que sea coherente con las directrices se codificará en verde, mientras que una respuesta incoherente se codificará en rojo. Si se recomienda un préstamo a un responsable de aprobaciones con respuestas en rojo, el representante del cliente puede proporcionar una explicación de por qué se debe aprobar el préstamo, a pesar de las incoherencias. La herramienta de análisis de HotDocs permite al banco evitar errores que podrían tener consecuencias financieras.
Garantizar el cumplimiento normativo
Los bancos y las organizaciones financieras se encuentran entre los sectores empresariales más regulados del mundo. Los bancos son el objetivo de los ciberdelincuentes que buscan la información confidencial almacenada en estas organizaciones. La concienciación sobre el aumento de las amenazas y un conjunto de normativas cada vez más amplio hacen que el cumplimiento normativo sea una prioridad para los bancos y las cooperativas de crédito.
Las normativas sobre ciberseguridad y privacidad de datos tienen como objetivo proteger la información confidencial de los clientes. Por ejemplo, las normas de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS) se diseñaron para reducir el fraude y proteger los datos de los titulares de tarjetas, ya que las empresas almacenan, procesan y transmiten esos datos. La Ley Sarbanes-Oxley. La ley SOX establece requisitos para el almacenamiento y la gestión seguros de los registros financieros electrónicos de las empresas, incluyendo la supervisión, el registro y la auditoría de determinadas actividades. Para complicar aún más el reto del cumplimiento normativo, estas y otras normativas similares del sector financiero cambian con regularidad.
¿Cuánto le cuesta a su organización el cumplimiento normativo? Descargue la hoja informativa sobre cumplimiento normativo bancario.
Cuando se produce un cambio en la normativa de cumplimiento, los bancos deben actualizar sus procesos en consecuencia, lo que incluye la documentación. Esto implica editar los documentos existentes, eliminar o añadir cláusulas, comprobar que la información que se transmite en el documento sea fácil de entender y garantizar que todo el personal tenga acceso a la nueva documentación. Esto puede llevar mucho tiempo y estar plagado de errores humanos.
Con HotDocs, los bancos y las organizaciones financieras pueden realizar cambios y actualizar sus documentos al instante, lo que permite a los bancos garantizar que los documentos cumplan con la normativa. HotDocs está diseñado para garantizar que los documentos sean precisos y cumplan con la legislación más reciente de los reguladores financieros, lo que permite a los bancos actualizar fácilmente las plantillas de documentos.
Los gestores de relaciones, los agentes de crédito y los empleados administrativos se canalizan hacia el mismo proceso estandarizado, lo que se traduce en una mayor eficiencia con un menor riesgo.
Calidad
En la creación de documentos y la gestión de datos, la calidad se deriva de la precisión y la coherencia. El control de documentos regula la creación, el almacenamiento, la seguridad y la organización de los documentos gestionados por un banco. El control de calidad implica preparar los documentos correctos, obtener las firmas de las personas adecuadas, proporcionar la información adecuada en el momento oportuno y mantener una documentación precisa.
La automatización de documentos elimina la necesidad de introducir dos veces la información del cliente, lo que suele llevar mucho tiempo y da lugar a errores. El software de control de documentos HotDocs es una tecnología diseñada para mantener la organización y la calidad de los documentos, al tiempo que reduce el riesgo de errores humanos.
Bonificación: mejora en la respuesta al cliente
Al fin y al cabo, la automatización de documentos permite a los banqueros prestar un mejor servicio a sus clientes, lo que les ayuda a conservar y hacer crecer su negocio. Por ejemplo, un proceso típico de aprobación de préstamos implica varias etapas, como la gestión de clientes, el análisis de crédito, la presentación, la aprobación y la gestión del riesgo de la cartera. Todos estos procesos implican muchos documentos y requieren mucho tiempo.
En un banco comercial, debido a la creciente presión de la competencia y de los clientes, este proceso a veces se realiza con prisas, lo que aumenta la posibilidad de que se produzcan errores. Automatizar el proceso desde el principio lo convierte en un procedimiento fluido y sin errores, y los préstamos pueden aprobarse en cuestión de minutos. Los bancos pueden atender a los clientes de forma remota y estos estarán más satisfechos al realizar estas transacciones en dispositivos móviles.
Conclusión
Los bancos y las cooperativas de crédito pueden transformar la creación de documentos en una aplicación de procesos estandarizada con una lógica empresarial precisa y completa. El resultado es un flujo de trabajo de recopilación de datos estructurado y altamente interactivo que elimina prácticamente los errores humanos, lo que ahorra tiempo y costes laborales y reduce significativamente la exposición legal. En estos tiempos de incertidumbre para la banca tradicional, la automatización de documentos es una forma de que los bancos tradicionales mantengan su posición competitiva mientras tratan de adaptarse y prosperar en el mercado fintech, que cambia rápidamente.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
