Consejos para revisar el plan de pandemia de su proveedor

Por qué debería importarte

Ninguna persona u organización es inmune a los efectos adversos que podría acarrear una pandemia. La economía mundial debe prepararse y adaptarse a los efectos de una catástrofe pandémica que se extenderá y amenazará no solo a una región o zona geográfica limitada, sino potencialmente a todos los continentes. Además, es esencial planificar para múltiples oleadas de brotes que podrían durar entre dos y tres meses y producirse a lo largo de un año o más.

Las pandemias pondrán a prueba la preparación y la respuesta de todos los departamentos, desde la gestión de riesgos, los recursos humanos y la alta dirección hasta la seguridad, el mantenimiento y la limpieza. Una planificación y preparación deficientes ante una pandemia pueden desencadenar una cascada de fallos, como la insuficiencia de recursos y procedimientos, y una formación inadecuada para los trabajadores esenciales.

La planificación ante una pandemia es un riesgo operativo, pero también incluye riesgos estratégicos y de reputación. Garantizar que los proveedores cuenten con un plan adecuado ante una pandemia minimiza las interrupciones en los procesos y los retrasos operativos, así como la pérdida de datos, y mantiene la confianza de los clientes.

Lo más probable es que su organización ya cuente con un plan para pandemias. Pero, ¿qué hay de sus proveedores? La gestión integral del riesgo de pandemias abarca la interdependencia crítica, lo que significa que un fallo en uno de sus proveedores es también un fallo en su organización.  

5 factores principales a tener en cuenta al revisar el plan de pandemia de su proveedor:

1. Programa preventivo

Reduce la probabilidad de que las operaciones de un proveedor se vean gravemente afectadas por una pandemia. Un programa preventivo debe incluir: supervisión de posibles brotes, formación de los empleados, comunicación y coordinación con los proveedores de servicios y suministros esenciales, así como proporcionar a los empleados la formación y las herramientas adecuadas en materia de higiene.

2. Estrategia documentada

Adapta las medidas contra la pandemia del proveedor para que sean coherentes con los efectos de una fase concreta del brote pandémico. Una estrategia documentada implica definir parámetros de actuación basados en diferentes supuestos, es decir, primer caso en el extranjero, primer caso en Estados Unidos, primer caso dentro del propio proveedor. Asegúrese de que la estrategia describe planes adicionales sobre cómo se recuperará el proveedor de una ola pandémica y los preparativos adecuados para cualquier ola posterior.

3. Marco integral de instalaciones, sistemas o procedimientos

Proporciona al proveedor la capacidad de continuar con sus operaciones críticas en caso de que un gran número de empleados no esté disponible durante períodos prolongados. Los procedimientos incluyen medidas de distanciamiento social, como el teletrabajo y la redirección de los clientes a servicios en línea, así como medidas adoptadas por las autoridades sanitarias y gubernamentales.

4. Programas de pruebas

Validar que las prácticas y capacidades de planificación ante pandemias del proveedor sean eficaces y permitan continuar con las operaciones críticas.

5. Programas de supervisión

Confirme que el proveedor implementa un seguimiento continuo con revisiones y actualizaciones periódicas del plan para pandemias, de modo que las políticas, normas y procedimientos incluyan la información más actualizada y relevante.

La validación y revisión del plan de preparación y respuesta ante pandemias de un proveedor requiere una solución de gestión de riesgos de proveedores (VRM) configurable y escalable. Reaccione rápidamente ante una pandemia inesperada con herramientas y funciones automatizadas que refuerzan los sistemas existentes en lugar de desarrollar otros nuevos. Las funciones ideales de VRM incluyen:

Evaluación de la preparación ante una pandemia

La base de un plan para una pandemia es una evaluación de riesgos de los posibles efectos de una pandemia en la capacidad de mantener o ampliar las operaciones. Una evaluación de la preparación para una pandemia debe incluir cuestionarios que informen sobre componentes vitales ajenos al proveedor, como la resiliencia de las cadenas de suministro de bienes y servicios esenciales.

Concentración del riesgo geográfico de los proveedores

En los casos normales de BCP/DR, las actividades maliciosas, las interrupciones técnicas y los desastres naturales o provocados por el hombre suelen afectar solo a una zona geográfica, instalación o sistema específicos. En el caso de una pandemia, podría haber una o varias oleadas de impactos que afectaran a las regiones de forma diferente en cuanto a momento, gravedad y duración. 

Las soluciones VRM robustas cuentan con mapas de concentración de riesgos geográficos que rastrean los datos de ubicación de sus proveedores, lo que proporciona información sobre la dependencia excesiva de una organización respecto a un único proveedor externo o de terceros y/o una región geográfica. Por ejemplo, es posible que desee determinar cuántos de los centros de atención telefónica de sus proveedores se verán más afectados por el alto índice de absentismo debido a enfermedades o desastres naturales.

Ninguna parte de su negocio puede minimizarse cuando se trata de la preparación para una pandemia. Asegúrese de que su organización, y sus proveedores terceros y cuartos, cuenten con un plan integral para pandemias. Incluso con planificación, durante y después de una pandemia, siempre pensará que no planificó lo suficiente. Necesita una solución potente de gestión de riesgos de proveedores que pueda reducir su carga de trabajo y garantizar una preparación de calidad para pandemias.