Conseils pour l'examen du plan de lutte contre la pandémie de votre fournisseur
Les plans traditionnels de continuité des activités et de lutte contre les pandémies exigent de la direction qu'elle suive un processus périodique de planification, de préparation, de réaction et de rétablissement.
Selon la Occupational Safety and Health Administration (OSHA), "85 % de l'infrastructure critique du pays étant entre les mains du secteur privé, le plan de continuité des activités joue un rôle essentiel dans la préparation et la réponse à la pandémie au niveau national".
Il existe toutefois des différences marquées entre la planification de la continuité des activités et la planification de la lutte contre les pandémies. La planification de la continuité des activités et la reprise après sinistre (BCP/DR), souvent appelées respectivement résilience et reprise, prennent en compte les effets de divers événements tels que les catastrophes naturelles ou causées par l'homme, les perturbations techniques et les atteintes à la cybersécurité. Ces événements peuvent différer par leur gravité, mais sont généralement de courte durée ou de portée limitée.
La planification en cas de pandémie se caractérise par un ensemble unique d'obstacles, étant donné que l'impact est beaucoup plus difficile à déterminer en raison de la différence d'échelle et de la durée inconnue. Par conséquent, le plan de lutte contre la pandémie doit être suffisamment souple pour répondre à une gamme extrême d'effets possibles pouvant résulter d'une pandémie. Plus important encore, le plan de lutte contre la pandémie doit refléter la taille, la complexité et les activités de l'institution.
Pourquoi s'en préoccuper ?
Aucune personne ou organisation n'est à l'abri des effets néfastes d'une pandémie. L'économie mondiale doit se préparer et s'adapter aux effets d'une catastrophe pandémique qui sera généralisée et menacera non seulement une région ou une zone géographique limitée, mais potentiellement tous les continents. En outre, il est essentiel de se préparer à de multiples vagues d'épidémies qui pourraient durer deux à trois mois et se produire sur une année ou plus.
Les pandémies mettront à l'épreuve la préparation et la réponse de chaque service, de la gestion des risques, des ressources humaines et de la direction à la sécurité, à l'entretien et à la conciergerie. Une planification et une préparation laxistes en cas de pandémie peuvent déclencher une cascade de défaillances, telles que des ressources et des procédures insuffisantes, ainsi que des formations inadéquates pour les travailleurs essentiels.
La planification en cas de pandémie est un risque opérationnel, mais elle comprend également des risques stratégiques et de réputation. Veiller à ce que les fournisseurs disposent d'un plan adéquat en cas de pandémie permet de minimiser les perturbations des délais et des processus opérationnels, la perte de données, et de conserver la confiance des clients.
Ce qu'il faut rechercher
Il est fort probable que votre organisation ait déjà mis en place un plan de lutte contre la pandémie. Mais qu'en est-il de vos fournisseurs ? Une gestion complète des risques de pandémie englobe l'interdépendance critique, ce qui signifie qu'une défaillance chez l'un de vos fournisseurs entraîne également une défaillance au sein de votre organisation.
5 facteurs principaux à prendre en compte lors de l'examen du plan de lutte contre la pandémie de votre fournisseur :
- Programme de prévention
Réduit la probabilité que les activités d'un fournisseur soient gravement affectées par une pandémie. Un programme préventif doit comprendre : la surveillance des foyers potentiels, la formation des employés, la communication et la coordination avec les prestataires de services et les fournisseurs essentiels, ainsi que la fourniture aux employés d'une formation et d'outils appropriés en matière d'hygiène.
- Stratégie documentée
Échelonner les efforts du fournisseur en cas de pandémie de manière à ce qu'ils soient cohérents avec les effets d'une phase particulière d'une pandémie. Une stratégie documentée implique la définition de paramètres d'action basés sur différentes hypothèses, par exemple premier cas à l'étranger, premier cas aux États-Unis, premier cas au sein du fournisseur lui-même. Veillez à ce que la stratégie définisse des plans supplémentaires sur la manière dont le fournisseur se remettra d'une vague de pandémie et sur les préparatifs adéquats pour toute vague suivante.
- Cadre global d'installations, de systèmes ou de procédures
Fournit au fournisseur la capacité de poursuivre ses opérations critiques en cas d'indisponibilité prolongée d'une grande partie du personnel. Les procédures comprennent des mesures de distanciation sociale telles que le travail à distance et la réorientation des clients vers des services en ligne, ainsi que des actions menées par des responsables de la santé publique et des pouvoirs publics.
- Programmes d'essais
Valider que les pratiques et les capacités de planification en cas de pandémie du fournisseur sont efficaces et qu'elles permettront aux opérations critiques de se poursuivre.
- Programmes de surveillance
Confirmer que le fournisseur met en œuvre un contrôle continu avec une révision et des mises à jour permanentes du plan de lutte contre la pandémie afin que les politiques, les normes et les procédures incluent les informations les plus récentes et les plus pertinentes.
Une solution VRM peut aider
La validation et l'examen du plan de préparation et d'intervention en cas de pandémie d'un fournisseur nécessitent une solution de gestion du risque fournisseur (VRM) configurable et évolutive. Réagissez rapidement à une pandémie inattendue à l'aide d'outils et de fonctions automatisés qui renforcent les systèmes existants plutôt que d'en développer de nouveaux. Les caractéristiques idéales de la gestion du risque fournisseur sont les suivantes
Évaluation de la préparation à une pandémie
Le fondement d'un plan de lutte contre la pandémie est une évaluation des risques liés aux effets potentiels d'une pandémie sur la capacité à maintenir ou à développer les activités. L'évaluation de la préparation à la pandémie doit comprendre des questionnaires portant sur des éléments vitaux extérieurs au fournisseur, tels que la résilience des chaînes d'approvisionnement en biens et services essentiels.
Concentration des risques géographiques des fournisseurs
Dans les cas normaux de PCA/RD, les activités malveillantes, les perturbations techniques et les catastrophes naturelles ou d'origine humaine n'affectent généralement qu'une zone géographique, une installation ou un système spécifique. Dans le cas d'une pandémie, il peut y avoir une ou plusieurs vagues d'impacts qui peuvent affecter les régions différemment en termes de calendrier, de gravité et de durée.
Les solutions VRM robustes disposent de cartes de concentration des risques géographiques qui suivent les données de localisation de vos fournisseurs, ce qui permet d'avoir une idée de la dépendance excessive d'une organisation à l'égard d'un seul fournisseur tiers ou quatrième partie et/ou d'une région géographique. Par exemple, vous pouvez vouloir déterminer combien de centres d'appels de vos fournisseurs seront les plus touchés par un taux d'absentéisme élevé dû à la maladie ou à une catastrophe naturelle.
Aucun aspect de votre activité ne peut être minimisé lorsqu'il s'agit de se préparer à une pandémie. Veillez à ce que votre organisation, ainsi que ses fournisseurs tiers et tiers, disposent d'un plan complet de lutte contre la pandémie. Malgré la planification, pendant et après une pandémie, vous penserez toujours que vous n'avez pas assez planifié. Vous avez besoin d'une solution puissante de gestion des risques liés aux fournisseurs qui peut réduire votre charge de travail et assurer une préparation de qualité à la pandémie.
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