¿Existe alguna forma de realizar un seguimiento y gestionar las excepciones a las políticas que sea más sencilla y eficaz que otros enfoques actuales?
Supongamos que tienes un empleado que se ha sometido a una operación en el pie y necesita llevar una bota ortopédica durante unas semanas. Sin embargo, tu política de salud y seguridad establece que todos los empleados deben llevar calzado cerrado en la planta de producción. En este caso, sería necesario hacer una excepción a la política, documentarla y comunicarla a las partes interesadas clave. El problema es que los sistemas típicos de gestión de políticas no permiten solicitar esa excepción ni realizar un seguimiento de su resolución en toda la organización.
Este escenario pone de manifiesto las dificultades a las que se enfrentan muchos equipos de cumplimiento normativo al intentar abordar las excepciones a las políticas con las tecnologías existentes. Aunque la mayoría de las empresas cuentan con políticas y procedimientos para ayudar a mitigar las excepciones, muchas de las herramientas de gestión de políticas disponibles en la actualidad tienden a centrarse en la gestión, la distribución y la certificación de las políticas. No no, sin embargo, están diseñadas para abordar los requisitos únicos de la gestión de excepciones.
El seguimiento y la conservación de todas las comunicaciones y documentos relacionados con excepciones a las políticas de esta naturaleza son fundamentales para mantener el cumplimiento normativo y evitar riesgos.
Unir la gestión de políticas con la automatización de procesos
Al combinar la mejor solución de gestión de políticas de su clase solución de gestión de políticas con una automatización de flujos de trabajo y supervisión del cumplimiento, los responsables y administradores del cumplimiento pueden aprovechar una nueva forma muy eficaz de realizar un seguimiento y gestionar las excepciones a las políticas. Con una visibilidad mucho más clara de las excepciones a las políticas, estará mucho mejor preparado para descubrir los riesgos y rectificar los problemas antes de que se agraven. También obtendrá la granularidad necesaria para documentar fácilmente el cumplimiento ante los reguladores y las autoridades.
¿Para nuestra empresa de ejemplo que necesita adaptarse al empleado que lleva una bota ortopédica? El flujo de trabajo automatizado permite a los responsables de cumplimiento señalar la excepción a la política y mantener un registro centralizado en caso de incidente. La herramienta de flujo de trabajo captura esa solicitud, señala la aprobación y la resolución, y luego proporciona informes completos según sea necesario.
¿Cuáles son las ventajas de este enfoque combinado?
Las ventajas de combinar la automatización del flujo de trabajo con una solución de gestión de políticas son significativas (y, al combinar los productos adecuados, inmediatas):
- Con una visibilidad mucho mayor de las excepciones a las políticas, estará mucho mejor preparado para detectar riesgos y rectificar problemas antes de que se agraven.
- Al centralizar las actividades excepcionales en un único sistema, se obtiene una mejor información para las partes interesadas clave de toda la organización.
- La automatización del flujo de trabajo proporciona un importante retorno de la inversión al agilizar los procesos y reducir el trabajo manual necesario para el procesamiento habitual de excepciones, al tiempo que reduce la posibilidad de que se produzcan costosos errores humanos.
- El panel de informes y las funciones de análisis permiten detectar rápidamente comportamientos de alto riesgo, tendencias o empleados problemáticos.
En nuestras publicaciones anteriores, hemos abordado mejores formas de gestionar los regalos y las invitaciones y los conflictos de intereses . La semana que viene, exploraremos cómo la combinación de estas dos soluciones de software permitirá gestionar mejor las cuestiones legales que puedan surgir al publicar nuevas políticas o cuando las personas necesiten aclaraciones sobre las existentes. ¡Hasta entonces!
Otros recursos sobre riesgos y cumplimiento normativo que pueden resultar útiles:
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Guía del experto: Las 7 señas de identidad de un cumplimiento eficaz
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Blog Post: Cómo ayuda la tecnología a crear un programa de cumplimiento eficaz
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Infografía: GRC Hurdles & High Jumps in Building a Culture of Compliance (Obstáculos y grandes saltos de GRC en la creación de una cultura de cumplimiento)
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