Para los departamentos de operaciones legales, los directores jurídicos y los directores de asuntos legales, existen algunas verdades básicas con respecto a la contratación de asesores externos:
- Los necesitas. A veces, necesitas un muchos de ellos.
- Tu trabajo consiste en incorporarlos y gestionarlos.
- A+B puede volverse grande, complicado y caro rápidamente.
Las empresas medianas pueden contratar a varios bufetes de abogados externos; una multinacional puede tener literalmente cientos en todo el mundo. Para hacer frente a las exigencias de una gestión eficiente, los departamentos jurídicos están estableciendo directrices más amplias para los asesores externos en todos los ámbitos, desde la facturación y los gastos hasta la ciberseguridad, la integración de las tecnologías de la información y lo que constituye un conflicto de intereses.
Algunas empresas externas pueden encontrar estos nuevos mandatos problemáticas, pero los departamentos jurídicos de las empresas se encuentran en una encrucijada: se enfrentan a una carga de trabajo legal mayor que nunca, pero están sometidos a la presión de controlar los costes en casi todos los aspectos. Una gestión más estrecha de todas las facetas del ecosistema legal es una solución, y los asesores externos forman parte de ese entorno.
La tecnología influye como una forma de optimizar y racionalizar los procesos de comunicación y colaboración que implica la gestión de múltiples asesores externos, como señala Casey Flaherty, de 3 Geeks & A Law Blog ,, cuantas más partes se comunican a la vez, más difícil resulta coordinarlas a todas:
¿Cuál es una forma de aumentar la eficiencia, la colaboración y la gobernanza en lo que respecta a los asesores externos? Mediante la automatización del flujo de trabajo legal en práctica.
Las ventajas de automatizar la incorporación
La automatización de los flujos de trabajo jurídicos puede suponer una transformación a la hora de generar eficiencia y rentabilidad en el trabajo con recursos jurídicos externos. Es una expresión muy manida, pero que encaja perfectamente en este caso. ¿Una forma concreta en la que puede ayudar? Automatizando los procesos relacionados con la evaluación y la incorporación de asesores externos.
Los costes iniciales de incorporar un recurso jurídico externo pueden ser considerables, y se agravan aún más si el departamento de operaciones jurídicas se basa en procesos y prácticas obsoletos.
La automatización de los distintos procesos implicados proporciona beneficios casi inmediatos y de gran alcance:
- La eliminación de los métodos manuales y en papel acelera todo el proceso, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y dinero.
- Se reduce la necesidad de revisión y control por parte de los abogados internos, lo que también supone un recorte de costes.
- Se reducen o eliminan los errores humanos, y los documentos y otros activos no se pierden ni se extravían.
- La generación de informes y el seguimiento en tiempo real de cada flujo de trabajo se llevan a cabo en un entorno centralizado, lo que favorece una gobernanza superior.
- Los flujos de trabajo se pueden archivar automáticamente para futuras auditorías y revisiones de cumplimiento.
- Los análisis se pueden ampliar a todos los flujos de trabajo y procesos, por lo que los procesos de incorporación se pueden optimizar continuamente.
Aplicable a todos los elementos de la incorporación
¿Cuáles son algunas de las tareas específicas de incorporación que puede asumir la automatización del flujo de trabajo legal?
- El envío de formularios y documentos se vuelve más inteligente, ya que los formularios en línea guían a los posibles recursos externos a través de un proceso sin errores para proporcionar información completa para su verificación.
- La creación de acuerdos de retención de abogados también se puede automatizar con formularios en línea, ya que los usuarios introducen la información pertinente sobre los posibles abogados externos en un formulario de solicitud de acuerdo de retención o redactando directamente un acuerdo de retención, que A) se elaborará utilizando el lenguaje y las cláusulas aprobadas, y B) se podrá enviar para su revisión oportuna.
- Los calendarios de entrevistas con abogados externos pueden automatizarse por completo e integrarse con otros procesos; las notificaciones y alertas garantizan la participación de los responsables y las partes interesadas.
- LWFA se puede aplicar a los procesos de negociación de tarifas y facturación, y se puede integrar con plataformas de facturación electrónica.
- Otros flujos de trabajo de incorporación relacionados con TI, seguridad de datos, formación/orientación/información y colaboraciones iniciales en proyectos pueden automatizarse y activarse mediante la finalización de otros procesos o mediante aprobaciones.
¿Qué es lo que resulta especialmente inspirador? Estos flujos de trabajo son solo la punta del iceberg. Con una plataforma SaaS flexible, fácil de usar y personalizable como TAP, prácticamente no existen límites en cuanto a la forma en que la automatización de los flujos de trabajo jurídicos puede agilizar la incorporación de asesores externos.
Los usuarios nos sorprenden constantemente con formas cada vez más innovadoras de aplicar LWFA a casi todos los procesos de operaciones legales, lo que ayuda a superar retos —como gestionar eficazmente toda una flota de abogados externos— que antes podrían haber parecido imposibles.
