Für Rechtsabteilungen, General Counsel und Chief Legal Officers gelten einige grundlegende Grundsätze hinsichtlich der Beauftragung externer Rechtsberater:
- Du brauchst sie. Manchmal brauchst du eine viele davon.
- Es ist Ihre Aufgabe, sie einzuarbeiten und zu leiten.
- A+B kann schnell groß, kompliziert und teuer werden.
Mittelständische Unternehmen können mehrere externe Anwaltskanzleien beauftragen, multinationale Konzerne sogar Hunderte weltweit. Um diesen effizient zu verwalten, legen Rechtsabteilungen umfassendere Richtlinien für externe Rechtsberater fest, die alles von der Rechnungsstellung und Spesenabrechnung bis hin zu Cybersicherheit, IT-Integration und Interessenkonflikten regeln.
Einige externe Unternehmen könnten diese neuen Vorgaben als problematisch, aber die Rechtsabteilungen der Unternehmen befinden sich in einer Zwickmühle: Sie sind mit einem größeren Arbeitsaufwand als je zuvor konfrontiert, stehen aber gleichzeitig unter dem Druck, die Kosten in fast allen Bereichen zu kontrollieren. Eine Lösung besteht darin, alle Aspekte des rechtlichen Ökosystems genauer zu verwalten, und externe Rechtsberater sind Teil dieses Umfelds.
Technologie trägt dazu bei, die Kommunikations- und Kooperationsprozesse zu optimieren und zu rationalisieren, die mit der Beauftragung mehrerer externer Rechtsberater verbunden sind, wie Casey Flaherty von 3 Geeks & A Law Blog einmal bemerkte: Je mehr Parteien gleichzeitig kommunizieren, desto schwieriger ist es, sie alle zu koordinieren:
Wie lassen sich Effizienz, Zusammenarbeit und Governance im Zusammenhang mit externen Rechtsberatern steigern? Durch die Automatisierung der Rechtsabläufe .
Die Vorteile der Automatisierung des Onboardings
Die Automatisierung von Rechtsabläufen kann zu einer grundlegenden Veränderung führen, wenn es darum geht, Effizienzsteigerungen und einen ROI bei der Zusammenarbeit mit externen Rechtsressourcen zu erzielen. Das ist zwar ein abgedroschenes Wort, passt aber in diesem Fall perfekt. Wie kann dies konkret helfen? Durch die Automatisierung der Prozesse, die mit der Bewertung und Einbindung externer Rechtsberater verbunden sind.
Die Anlaufkosten für die Einbindung externer Rechtsressourcen können erheblich sein und werden noch verschlimmert, wenn eine Rechtsabteilung auf veraltete Prozesse und Praktiken setzt.
Die Automatisierung der verschiedenen damit verbundenen Prozesse bietet nahezu sofortige und weitreichende Vorteile:
- Durch den Verzicht auf manuelle, papiergebundene Verfahren wird der gesamte Prozess beschleunigt, was zu Zeit- und Kosteneinsparungen führt.
- Der Bedarf an Überprüfungen und Kontrollen durch interne Rechtsberater wird reduziert, was ebenfalls zu Kosteneinsparungen führt.
- Menschliche Fehler werden reduziert oder ganz vermieden, und Dokumente und andere Vermögenswerte gehen nicht verloren oder werden verlegt.
- Die Echtzeit-Berichterstattung und -Verfolgung jedes Arbeitsablaufs erfolgt in einer zentralisierten Umgebung, was eine hervorragende Governance ermöglicht.
- Workflows können automatisch archiviert werden, um später für Audits und Compliance-Prüfungen zur Verfügung zu stehen.
- Analysen lassen sich auf alle Arbeitsabläufe und Prozesse ausweiten, sodass Onboarding-Prozesse kontinuierlich optimiert werden können.
Anwendbar auf alle Elemente des Onboardings
Welche spezifischen Onboarding-Aufgaben kann die Automatisierung von Rechtsabläufen übernehmen?
- Das Einreichen von Formularen und Dokumenten wird intelligenter, da Online-Formulare potenzielle externe Ressourcen durch einen fehlerfreien Prozess führen, in dem vollständige Informationen für die Überprüfung bereitgestellt werden.
- Die Erstellung von Verträgen zur Beauftragung von Rechtsberatern kann ebenfalls mithilfe von Online-Formularen automatisiert werden, da die Nutzer relevante Informationen über potenzielle externe Rechtsberater entweder in ein Formular zur Beauftragung eines Rechtsberaters eingeben oder direkt einen Vertrag zur Beauftragung eines Rechtsberaters entwerfen können, der A) unter Verwendung genehmigter Formulierungen und Klauseln erstellt wird und B) zur zeitnahen Überprüfung weitergeleitet werden kann.
- Interviewtermine mit externen Rechtsberatern können vollständig automatisiert und in andere Prozesse integriert werden; Benachrichtigungen und Warnmeldungen gewährleisten die Teilnahme von Gatekeepern und Stakeholdern.
- LWFA kann für Gebührenverhandlungen und Abrechnungsprozesse eingesetzt und in E-Billing-Plattformen integriert werden.
- Andere Onboarding-Workflows, die IT, Datensicherheit, Schulung/Einweisung/Briefing und erste Projektzusammenarbeit umfassen, können automatisiert und durch den Abschluss anderer Prozesse oder durch Genehmigungen ausgelöst werden.
Was ist besonders inspirierend? Diese Arbeitsabläufe sind nur die Spitze des sprichwörtlichen Eisbergs. Mit einer flexiblen, benutzerfreundlichen und anpassbaren SaaS-Plattform wie TAP gibt es praktisch keine Grenzen mehr dafür, wie die Automatisierung von Rechtsabläufen die Einarbeitung externer Rechtsberater beschleunigen kann.
Die Nutzer überraschen uns immer wieder mit neuen, innovativen Ideen, wie LWFA in nahezu allen Rechtsabläufen eingesetzt werden kann, um Herausforderungen zu bewältigen, die einst unmöglich schienen – wie beispielsweise die effektive Verwaltung einer ganzen Flotte externer Rechtsberater.
