Pour les départements des opérations juridiques, les chefs d'entreprise et les directeurs juridiques, il existe quelques vérités de base en ce qui concerne le recours à des conseillers externes :
- Vous en avez besoin. Parfois, vous avez besoin de beaucoup beaucoup.
- C'est à vous qu'il incombe de les intégrer et de les gérer.
- Le programme A+B peut rapidement devenir volumineux, compliqué et coûteux.
Les entreprises de taille moyenne peuvent employer plusieurs cabinets d'avocats externes ; une multinationale peut en avoir littéralement des centaines dans le monde entier. Pour faire face aux exigences d'une gestion efficace de ces cabinets, les services juridiques définissent des lignes directrices plus larges pour les conseillers externes, allant de la facturation et des dépenses à la cybersécurité, en passant par l'intégration des technologies de l'information et la définition des conflits d'intérêts.
Certaines entreprises extérieures peuvent trouver ces nouveaux mandats problématiquesLes services juridiques des entreprises sont pris dans une impasse : ils doivent faire face à une charge de travail juridique plus importante que jamais, tout en étant soumis à des pressions pour contrôler les coûts à presque tous les niveaux. Une gestion plus étroite de toutes les facettes de l'écosystème juridique est une solution, et les conseillers juridiques externes font partie de cet environnement.
La technologie permet de rationaliser les processus de communication et de collaboration liés à la gestion de plusieurs avocats externes, comme l'explique Casey Flaherty de 3 Geeks & A Law Blog l'a fait remarquerPlus il y a de parties qui communiquent en même temps, plus il est difficile de les coordonner :
Comment améliorer l'efficacité, la collaboration et la gouvernance en matière de conseil externe ? En mettant en place l'automatisation du flux de travail juridique juridique.
Les avantages de l'automatisation de l'accueil des nouveaux arrivants
L'automatisation du flux de travail juridique peut être un facteur de transformation lorsqu'il s'agit de générer des gains d'efficacité et un retour sur investissement dans le cadre de la collaboration avec des ressources juridiques externes. Il s'agit d'une expression galvaudée, mais elle convient parfaitement dans le cas présent. Quelle est l'utilité de l'automatisation des flux de travail ? En automatisant les processus d'évaluation et d'intégration des conseillers juridiques externes.
Les coûts de mise en place d'une ressource juridique externe peuvent être considérables, et ils ne font qu'empirer si le département des opérations juridiques s'appuie sur des processus et des pratiques dépassés.
L'automatisation des différents processus impliqués offre des avantages quasi immédiats et de grande portée :
- L'élimination des méthodes manuelles, liées au papier, accélère l'ensemble du processus, ce qui se traduit par des économies de temps et d'argent.
- La nécessité d'un examen et d'un contrôle par un conseiller juridique interne est réduite, ce qui permet également de réduire les coûts.
- Les erreurs humaines sont réduites ou éliminées, et les documents et autres actifs ne sont pas perdus ou égarés.
- Les rapports et le suivi en temps réel de chaque flux de travail s'effectuent dans un environnement centralisé, ce qui favorise une meilleure gouvernance.
- Les flux de travail peuvent être automatiquement archivés en vue d'audits ultérieurs et de contrôles de conformité.
- Les analyses peuvent être étendues à l'ensemble des flux de travail et des processus, ce qui permet d'optimiser en permanence les processus d'intégration.
Applicable à chaque élément de l'onboarding
Quelques-unes des tâches particulières d'intégration que l'automatisation du flux de travail juridique peut prendre en charge ?
- La soumission de formulaires et de documents devient plus intelligente, car les formulaires en ligne guident les ressources externes potentielles à travers un processus sans erreur de fourniture d'informations complètes à des fins de contrôle.
- Les formulaires en ligne permettent également d'automatiser la création d'accords de conservation des conseils, les utilisateurs saisissant les informations pertinentes sur les conseils externes potentiels dans un formulaire de demande d'accord de conservation ou en rédigeant directement un accord de conservation, qui A) est construit en utilisant un langage et des clauses approuvés, et B) peut être acheminé pour un examen en temps opportun.
- Les calendriers d'entretien avec les avocats externes peuvent être entièrement automatisés et intégrés à d'autres processus ; les notifications et les alertes garantissent la participation des gardiens et des parties prenantes.
- L'AFTL peut être appliquée aux processus de négociation et de facturation des frais, et intégrée aux plateformes de facturation électronique.
- D'autres processus d'intégration concernant l'informatique, la sécurité des données, la formation/l'orientation/le briefing et les collaborations initiales peuvent être automatisés et déclenchés par l'achèvement d'autres processus ou par des approbations.
Qu'est-ce qui est particulièrement inspirant ? Ces flux de travail ne sont que la partie émergée de l'iceberg proverbial. Avec une plateforme SaaS flexible, facile à utiliser et à personnaliser comme TAP, les limites de l'automatisation du flux de travail juridique pour accélérer l'intégration des avocats externes sont pratiquement inexistantes.
Les utilisateurs nous surprennent constamment en trouvant des moyens toujours plus innovants d'appliquer la LWFA à presque tous les processus d'opérations juridiques, en aidant à relever des défis - comme la gestion efficace d'une flottille entière d'avocats externes - qui auraient pu sembler impossibles auparavant.
