Tanto para los departamentos de operaciones jurídicas como para los directores generales y los directores de operaciones legales, existen algunas verdades básicas en lo que respecta a la contratación de asesores externos:
- Los necesitas. A veces, necesitas mucho de ellos.
- Tu trabajo es incorporarlos y gestionarlos.
- A+B puede volverse grande, complicado y caro en un abrir y cerrar de ojos.
Las empresas medianas pueden tener varios bufetes de abogados externos contratados; una multinacional puede tener literalmente cientos en todo el mundo. Para hacer frente a las exigencias de una gestión eficiente, los departamentos jurídicos están estableciendo directrices más amplias para los asesores externos, desde la facturación y los gastos hasta la ciberseguridad, la integración de TI y lo que constituye un conflicto de intereses.
Algunas empresas externas pueden considerar problemáticos estos nuevos mandatos problemáticospero los departamentos jurídicos de las empresas están atrapados en un aprieto: se enfrentan a mayores cargas de trabajo jurídico que nunca, pero están bajo presión para controlar los costes en casi todo momento. Una solución es una gestión más estrecha de todas las facetas del ecosistema jurídico, y los asesores externos forman parte de ese entorno.
La tecnología es un factor para agilizar y racionalizar las comunicaciones y los procesos de colaboración que implica la gestión de múltiples abogados externos; como Casey Flaherty de 3 Geeks & A Law Blog señaló una vezcuantas más partes se comuniquen a la vez, más difícil será coordinarlas a todas:
¿Cuál es una forma de aumentar la eficacia, la colaboración y la gobernanza en lo que respecta al asesoramiento externo? Mediante la automatización del flujo de trabajo jurídico jurídica.
Ventajas de automatizar la incorporación
La automatización del flujo de trabajo jurídico puede ser transformadora a la hora de generar eficacia y rentabilidad de la inversión en el trabajo con recursos jurídicos externos. Es una expresión demasiado utilizada, pero encaja perfectamente en este caso. ¿Una forma concreta en la que puede ayudar? Automatizando los procesos de evaluación y contratación de asesores externos.
Los costes de incorporación de un recurso jurídico externo pueden ser considerables, y empeoran si el departamento de operaciones jurídicas se basa en procesos y prácticas anticuados.
La automatización de los diversos procesos implicados proporciona beneficios casi inmediatos y de gran alcance:
- La eliminación de los métodos manuales y en papel acelera todo el proceso, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y costes.
- Se reduce la necesidad de revisión y control por parte del abogado interno, lo que también reduce los costes.
- Los errores humanos se reducen o eliminan, y los documentos y otros activos no se pierden ni se extravían.
- Los informes en tiempo real y el seguimiento de cada flujo de trabajo tienen lugar en un entorno centralizado, lo que impulsa una gobernanza superior.
- Los flujos de trabajo pueden archivarse automáticamente para posteriores auditorías y revisiones de conformidad.
- Los análisis son extensibles a todos los flujos de trabajo y procesos, por lo que los procesos de incorporación pueden optimizarse continuamente.
Aplicable a todos los elementos del proceso de incorporación
¿Algunas de las tareas de incorporación concretas de las que puede encargarse la automatización del flujo de trabajo jurídico?
- Los formularios y la presentación de documentos se vuelven más inteligentes, ya que los formularios en línea guían a los posibles recursos externos a través de un proceso sin errores para proporcionar información completa para la investigación.
- La creación de acuerdos de retención de abogados también puede automatizarse con formularios en línea, ya que los usuarios introducen la información pertinente sobre el posible abogado externo en un formulario de solicitud de acuerdo de retención o redactando directamente un acuerdo de retención, que A) se elabora utilizando lenguaje y cláusulas aprobados, y B) puede enviarse para su revisión oportuna.
- La programación de entrevistas con abogados externos puede automatizarse por completo e integrarse con otros procesos; las notificaciones y alertas garantizan la participación de los guardianes y las partes interesadas.
- El SMLP puede aplicarse a los procesos de negociación de tarifas y facturación, e integrarse con plataformas de facturación electrónica.
- Otros flujos de trabajo de incorporación relacionados con TI, seguridad de datos, formación/orientación/información y colaboraciones iniciales en proyectos pueden automatizarse y activarse al completar otros procesos o mediante aprobaciones.
¿Qué es lo más inspirador? Estos flujos de trabajo son sólo la punta del proverbial iceberg. Con una plataforma SaaS flexible, fácil de usar y personalizar como TAP, los límites de cómo la automatización del flujo de trabajo jurídico puede acelerar la incorporación de abogados externos son prácticamente inexistentes.
Los usuarios no dejan de sorprendernos con formas cada vez más innovadoras de aplicar LWFA a casi todos los procesos de operaciones jurídicas, lo que les ayuda a afrontar retos que antes parecían imposibles, como la gestión eficaz de toda una flotilla de abogados externos.
