La automatización empresarial, también conocida como automatización corporativa o automatización de procesos empresariales, es la aplicación de la tecnología para automatizar tareas o procesos repetitivos y recurrentes que, de otro modo, se llevarían a cabo manualmente.
La automatización empresarial puede reportar numerosas ventajas a su empresa y ha sido objeto de un gran número de estudios y encuestas.
McKinsey realizó una segunda encuesta mundial sobre las organizaciones que automatizan con éxito los procesos empresariales.
- Dos años antes, su primera encuesta reveló que hacer de la automatización de los procesos empresariales una prioridad estratégica conducía al éxito más allá de la fase piloto.
- La nueva encuesta reveló que dar prioridad a la automatización se ha vuelto aún más importante para permitir el éxito.
- Las organizaciones de éxito siguen centrándose en los empleados tanto como en la tecnología. Han introducido nuevas formas de hacerlo, en las que los empleados trabajan junto a las nuevas tecnologías.
- El replanteamiento de los modelos operativos ha surgido como una nueva directiva.
- Ahora hay más empresas que persiguen la automatización que hace dos años.
- Dos tercios de los encuestados afirman que sus organizaciones están al menos probando la automatización de procesos empresariales en una o más unidades o funciones de negocio. Este porcentaje es superior al 57% de la encuesta anterior.
La evolución de la automatización empresarial
La automatización se remonta a miles de años atrás. De hecho, según Inverse y su artículo "How Automatons Held Predict the Future of Robotics" (Cómo los autómatas ayudaron a predecir el futuro de la robótica), los griegos estaban muy metidos en el concepto de los autómatas. Ya en el 420 a.C., los ingenieros griegos desarrollaron autómatas rudimentarios propulsados por aire comprimido, vapor e hidráulica.
Se dice que el gran matemático e ingeniero Hero de Alejandría creó "...máquinas capaces de realizar funciones básicas (como abrir puertas) u objetos decorativos como relojes o dioramas mecanizados". No es realmente lo que uno piensa cuando mira el software y la tecnología de que disponemos hoy en día.
En 1819, el matemático Charles Babbage creó una calculadora gigante impulsada por vapor. A continuación, se asoció con Ada Lovelace (hoy considerada la primera programadora informática) para desarrollar la Máquina Analítica. La Máquina Analítica se considera el primer lenguaje informático funcional y, tal vez, el primer predecesor de la inteligencia artificial.
En los años 70, se crearon los sistemas de planificación de necesidades de material (MRP) para aumentar la productividad. Garantizaban la disponibilidad de materias primas para la producción y de productos para los clientes, mantenían los niveles más bajos de materiales y productos necesarios, y planificaban las actividades de fabricación y compra y los plazos de entrega. En los años 80, se crearon los sistemas MRP II para optimizar los procesos de fabricación.
Esto dio lugar a los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), término acuñado por Gartner en 1990. Tal y como ellos lo definen, "las aplicaciones ERP automatizan y dan soporte a una serie de procesos empresariales administrativos y operativos en múltiples sectores, incluyendo la línea de negocio, la atención al cliente, la administración y los aspectos de gestión de activos de una empresa. Las implantaciones de ERP son empresas complejas y costosas, y algunas organizaciones luchan por definir los beneficios empresariales."
Ciñéndonos a los términos acuñados por Gartner, a principios de la década de 2000 (a medida que avanzaba la tecnología), Gartner acuñó el término "Business Process Management Suite" (BPMS) para describir las aplicaciones de software que podían gestionar procesos. En 2012, Gartner acuñó "Gestión Inteligente de Procesos de Negocio" (iBPM). Según describen, "los iBPMS han añadido un soporte mejorado para la colaboración humana, como la integración con los medios sociales, las tareas de procesos habilitadas para móviles, los análisis de streaming y la gestión de decisiones en tiempo real."
Por último, las tecnologías de automatización de procesos digitales (DPA) incluyen la gestión de procesos empresariales, la automatización robótica de procesos (RPA), las aplicaciones de bajo código y las plataformas de integración.
Cuatro tipos de automatización empresarial:
Automatización del marketing
¿Qué implica la automatización del marketing? Es el proceso de utilizar tecnología y software para automatizar tareas de marketing repetitivas. También consiste en implementar tecnología y herramientas para comercializar de forma más eficaz a través de múltiples canales. Esto incluye el marketing por correo electrónico, las campañas publicitarias y el marketing en redes sociales, entre otros.
El 75% de los profesionales del marketing ya utilizan al menos una herramienta de automatización de marketing, y tiene sentido cuando se observa el tamaño del mercado. Según un estudio de Statista que examinó los ingresos de la tecnología de automatización de marketing en todo el mundo entre 2017 y 2023, se espera que todo el tamaño del mercado global de automatización de marketing alcance la friolera de 25.100 millones de dólares estadounidenses a finales de 2023. Solo la automatización de la publicidad puede ahorrar a las empresas 130.000 dólares al año en costes.
Automatización de recursos humanos
Del mismo modo, la automatización de Recursos Humanos utiliza software para digitalizar y automatizar las tareas relacionadas con RRHH, especialmente las repetitivas y que consumen mucho tiempo, como la incorporación de los empleados, el control del tiempo y las nóminas. Esto aumenta la eficiencia y la productividad, liberando tiempo para que el departamento de RRHH se centre en tareas más complejas, como la toma de decisiones o la planificación e implementación de estrategias. Naturalmente, esto a su vez disminuye la capacidad de error humano (mitigando el riesgo) y reduce los costes gastados en el procesamiento manual de RRHH.
Automatización contable y financiera
Automatizar el proceso contable significa aplicar software para automatizar las tareas relacionadas con los departamentos de finanzas y contabilidad. Esto puede incluir procesos como la conciliación de cuentas, la creación de estados financieros y la actualización de registros financieros. Una vez más, la automatización de estas tareas para que la intervención humana sea mínima se traduce en una reducción de los costes y una mayor eficiencia general.
La automatización de la contabilidad y las finanzas mejora la integridad de los datos al reducir las posibilidades de error humano. Permite agilizar las aprobaciones (que a veces tardan más en llegar a la dirección y se atascan) y los pagos a los clientes. La automatización también permite una mayor visibilidad y transparencia, proporcionando a su organización una mayor visión interna para ver lo que funciona y lo que no funciona con sus datos.
Según la agencia de contratación Robert Half, la automatización de la contabilidad afectará a varias funciones y tareas principales. Entre ellas figuran:
- Tareas rutinarias
Las herramientas de automatización de procesos robóticos (RPA) pueden automatizar los cálculos numéricos y cualquier otro trabajo que implique algoritmos, como el cálculo de la depreciación.
- Conformidad
Los contables necesitarán un profundo conocimiento del cumplimiento, pero el aprendizaje automático (ML) puede ayudar a mejorar la eficacia de los controles automatizados. Con la automatización y unos contables concienciados, deberías poder evitar cualquier costoso incumplimiento de la normativa.
- Interacción con el cliente
En cuanto a la interacción de persona a persona, la automatización no puede sustituir a los humanos, pero el procesamiento del lenguaje natural (PLN) puede ayudar a automatizar algunas de estas situaciones mediante chatbots y herramientas similares. También puede ayudar a automatizar procesos como la preparación de contratos y documentos.
- Estrategia
La elaboración de estrategias requiere creatividad humana, por supuesto, pero la inteligencia artificial (IA) puede ayudar con el análisis necesario.
Automatización de procesos
La automatización de procesos(que no debe confundirse con la automatización de flujos de trabajo) consiste en aplicar la tecnología para automatizar tareas o subtareas repetibles. Esto se consigue aplicando reglas definidas por el usuario para dirigir las operaciones empresariales.
Diferencia entre BPA y BPM
Según Forbes,
"La Workflow Management Coalition [WfMC] lleva 20 años trabajando para estandarizar la terminología del pensamiento orientado a procesos. La gestión de procesos empresariales (BPM) es una disciplina que implica cualquier combinación de modelado, automatización, ejecución, control, medición y optimización de los flujos de actividad empresarial, en apoyo de los objetivos de la empresa, abarcando sistemas, empleados, clientes y socios dentro y fuera de los límites de la empresa."
El WfMC se ha disuelto, pues considera que su labor ha concluido.
Según Gartner,
"La automatización de procesos empresariales (BPA) se define como la automatización de procesos y funciones empresariales complejos más allá de las actividades convencionales de manipulación de datos y mantenimiento de registros, normalmente mediante el uso de tecnologías avanzadas. Se centra en los esfuerzos de automatización de tipo "gestionar el negocio", en lugar de "contar el negocio", y a menudo se ocupa de procesos esenciales, críticos para la misión y basados en eventos. La BPA suele ayudar a los trabajadores del conocimiento de una empresa a satisfacer las necesidades de sus numerosos grupos de interés".
Toda automatización de procesos empresariales puede considerarse una forma de gestión de procesos empresariales. Ambas comparten el mismo objetivo: aumentar la eficacia y racionalizar su organización para lograr una mayor productividad.
Según el informe 2020 State of BPM de Signavio, casi el 70% de las organizaciones implementan BPM para reducir costes o mejorar la productividad. El 60% afirma estar trabajando en uno o más proyectos de transformación. Del mismo modo, según el estudio "Business Process Management Market - Growth, Trends, COVID-19 Impact, and Forecasts (2021-2026)" de Mordor Intelligence, se espera que el mercado de gestión de procesos empresariales alcance un valor de 4.780 millones de dólares en 2026.
Ventajas de la automatización empresarial
¿Qué aporta realmente la automatización empresarial? En resumen, algunas de sus ventajas más destacadas son:
- Mayor transparencia de sus procesos y datos empresariales.
- Reducción de errores, ya que disminuye el potencial de error humano.
- Mayor eficacia, que va unida a una mayor productividad.
- Agiliza la colaboración y el establecimiento de relaciones entre sus empleados y departamentos, e incluso con proveedores externos vinculados a su sistema de automatización.
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