Qu'est-ce que l'automatisation des entreprises ?

L'automatisation des entreprises peut apporter de nombreux avantages à votre organisation et a fait l'objet d'un grand nombre d'études et d'enquêtes.

McKinsey a mené une deuxième enquête mondiale sur les organisations qui automatisent avec succès leurs processus d'entreprise.

• Deux ans auparavant, leur première enquête avait montré que faire de l'automatisation des processus métier une priorité stratégique était un gage de réussite au-delà de la phase de pilotage.
• La nouvelle enquête a révélé que la priorité donnée à l'automatisation est devenue encore plus importante pour assurer le succès.
• Les organisations qui réussissent continuent de mettre l'accent sur les employés autant que sur la technologie. Elles ont introduit de nouvelles façons de faire, où les employés travaillent en même temps que les nouvelles technologies.
• Repenser les modèles d'exploitation est devenu une nouvelle directive.
• Les entreprises sont plus nombreuses qu'il y a deux ans à s'engager dans la voie de l'automatisation.
• Deux tiers des personnes interrogées déclarent que leur organisation pilote au moins l'automatisation des processus d'entreprise dans une ou plusieurs unités ou fonctions de l'entreprise. Ce chiffre est en hausse par rapport aux 57 % de l'enquête précédente.

L'évolution de l'automatisation des entreprises

L'automatisation remonte à des milliers d'années. En fait, selon Inverse et son article "How Automatons Helped Predict the Future of Robotics" (Comment les automates ont aidé à prédire l'avenir de la robotique), les Grecs étaient très attachés aux concepts d'automates. Dès 420 avant notre ère, les ingénieurs grecs ont mis au point des automates rudimentaires propulsés par l'air comprimé, la vapeur et l'hydraulique.

Le grand mathématicien et ingénieur Héro d'Alexandrie aurait créé "...des machines capables d'exécuter des fonctions de base (comme ouvrir des portes) ou des objets décoratifs comme des horloges ou des dioramas mécanisés". Ce n'est pas vraiment ce à quoi on pense quand on regarde les logiciels et la technologie dont nous disposons aujourd'hui.

Avancez jusqu'en 1819, date à laquelle le mathématicien Charles Babbage a créé une calculatrice géante à vapeur. Il s'est ensuite associé à Ada Lovelace (aujourd'hui considérée comme la première programmeuse informatique) pour mettre au point le moteur analytique. L'Analytical Engine est considéré comme le premier langage informatique fonctionnel et, peut-être, comme le premier prédécesseur de l'intelligence artificielle.

Dans les années 1970, les systèmes de planification des besoins en matériaux (MRP) ont été créés pour accroître la productivité. Ils garantissaient la disponibilité des matières premières pour la production et des produits pour les clients, maintenaient les niveaux les plus bas de matières et de produits nécessaires et planifiaient les activités de fabrication et d'achat ainsi que les calendriers de livraison. Dans les années 1980, les systèmes MRP II ont été créés pour optimiser les processus de fabrication.

C'est ainsi que sont apparus les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP), un terme inventé par Gartner en 1990. Selon cette définition, "les applications ERP automatisent et soutiennent une série de processus administratifs et opérationnels dans de nombreux secteurs, y compris les aspects liés à la ligne d'activité, au contact avec la clientèle, à l'administration et à la gestion des actifs d'une entreprise. Les déploiements d'ERP sont des entreprises complexes et coûteuses, et certaines organisations ont du mal à en définir les avantages pour l'entreprise".

Si l'on s'en tient aux termes inventés par Gartner, au début des années 2000 (au fur et à mesure que la technologie progressait), Gartner a inventé le terme "Business Process Management Suite" (BPMS) pour décrire les applications logicielles capables de gérer les processus. En 2012, Gartner a inventé le terme "Intelligent Business Process Management" (iBPM). Comme ils le décrivent, "les iBPMS ont ajouté un support amélioré pour la collaboration humaine, comme l'intégration avec les médias sociaux, les tâches de processus mobiles, l'analyse en continu et la gestion des décisions en temps réel."

Enfin, les technologies d' automatisation des processus numériques (APN) comprennent la gestion des processus d'entreprise, l'automatisation des processus robotiques (APR), les applications à code bas et les plateformes d'intégration.

Quatre types d'automatisation des entreprises :

Automatisation du marketing

Qu'est-ce que l'automatisation du marketing ? Il s'agit d'utiliser la technologie et les logiciels pour automatiser les tâches marketing répétitives. Il s'agit également de mettre en œuvre des technologies et des outils pour commercialiser plus efficacement sur plusieurs canaux. Cela inclut le marketing par courriel, les campagnes publicitaires et le marketing sur les médias sociaux, entre autres.

75 % des spécialistes du marketing utilisent déjà au moins un outil d'automatisation du marketing, ce qui est logique si l'on considère la taille du marché. Selon une étude de Statista portant sur les revenus des technologies d'automatisation du marketing dans le monde entre 2017 et 2023, la taille du marché mondial de l'automatisation du marketing devrait atteindre 25,1 milliards de dollars américains d'ici la fin de 2023. L 'automatisation de la publicité peut à elle seule permettre aux entreprises d'économiser 130 000 dollars par an.

Automatisation des ressources humaines (RH)

De même, l'automatisation des ressources humaines utilise des logiciels pour numériser et automatiser les tâches liées aux ressources humaines, en particulier celles qui prennent du temps et sont répétitives, telles que l'accueil des employés, le chronométrage et la paie. L'efficacité et la productivité s'en trouvent améliorées, ce qui permet au service des ressources humaines de se concentrer sur des tâches plus complexes telles que la prise de décision ou la planification et la mise en œuvre d'une stratégie. Naturellement, cela diminue la capacité d'erreur humaine (atténuation des risques) et réduit les coûts liés au traitement manuel des ressources humaines.

Automatisation de la comptabilité et des finances

L'automatisation du processus comptable consiste à utiliser des logiciels pour automatiser les tâches liées aux services financiers et comptables. Il peut s'agir de processus tels que le rapprochement des comptes, la création d'états financiers et la mise à jour des dossiers financiers. Une fois encore, l'automatisation de ces tâches, qui réduit au minimum l'intervention humaine, permet de réduire les coûts et d'accroître l'efficacité globale.

L'automatisation de la comptabilité et de la finance permet d'améliorer l'intégrité des données en réduisant le risque d'erreur humaine. Elle permet d'accélérer les approbations (qui peuvent parfois prendre plus de temps lorsqu'elles sont transmises à la direction et se retrouvent bloquées) ainsi que les paiements aux clients. L'automatisation permet également une meilleure visibilité et une plus grande transparence, ce qui permet à votre organisation de mieux comprendre en interne ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas avec vos données.

Selon Robert Half, une agence de recrutement, plusieurs fonctions et tâches principales seront affectées par l'automatisation de la comptabilité. Il s'agit notamment de

• Tâches de routine

Le calcul des chiffres et toute autre tâche impliquant des algorithmes, comme le calcul de l'amortissement, peuvent être automatisés par des outils d'automatisation des processus robotisés (RPA).

• Conformité 

Les comptables devront avoir une connaissance approfondie de la conformité, mais l'apprentissage automatique peut contribuer à améliorer l'efficacité des contrôles automatisés. Grâce à l'automatisation et à des comptables sensibilisés, vous devriez être en mesure d'éviter toute violation coûteuse de la conformité.

• Interaction avec les clients

En ce qui concerne les interactions interpersonnelles, l'automatisation ne peut pas remplacer les humains, mais le traitement du langage naturel (NLP) peut aider à automatiser certains de ces scénarios grâce à des chatbots et à des outils similaires. Il peut également contribuer à l'automatisation de processus tels que la préparation de contrats et de documents.

• Stratégie

L'élaboration d'une stratégie requiert bien sûr la créativité humaine, mais l'intelligence artificielle (IA) peut contribuer à l'analyse nécessaire.

Automatisation des processus

L'automatisation des processus(à ne pas confondre avec l'automatisation des flux de travail) consiste à appliquer la technologie pour automatiser des tâches ou des sous-tâches reproductibles. Cela se fait en appliquant des règles définies par l'utilisateur pour piloter les opérations de l'entreprise.

La différence entre BPA et BPM

Selon Forbes,

"La Workflow Management Coalition [WfMC] travaille depuis 20 ans à la normalisation de la terminologie de la pensée orientée processus. La gestion des processus métier (BPM) est une discipline impliquant toute combinaison de modélisation, d'automatisation, d'exécution, de contrôle, de mesure et d'optimisation des flux d'activités métier, en soutien aux objectifs de l'entreprise, couvrant les systèmes, les employés, les clients et les partenaires à l'intérieur et au-delà des frontières de l'entreprise".

Le WfMC a été dissous, car il considère que son travail est terminé.

Selon Gartner,

"L'automatisation des processus d'entreprise (BPA) est définie comme l'automatisation de processus et de fonctions d'entreprise complexes allant au-delà des activités conventionnelles de manipulation de données et de tenue de registres, généralement grâce à l'utilisation de technologies avancées. Elle se concentre sur les efforts d'automatisation visant à "faire fonctionner l'entreprise" plutôt qu'à "compter l'entreprise" et porte souvent sur des processus centraux, critiques et pilotés par des événements. L'APB aide généralement les travailleurs du savoir d'une entreprise à satisfaire les besoins de ses nombreuses parties prenantes".

L'automatisation des processus d'entreprise peut être considérée comme une forme de gestion des processus d'entreprise. Les deux ont le même objectif : accroître l'efficacité et rationaliser votre organisation pour une plus grande productivité.

Selon l'étude 2020 State of BPM de Signavio, près de 70 % des organisations mettent en œuvre le BPM pour réduire les coûts ou améliorer la productivité. 60 % ont déclaré travailler sur un ou plusieurs projets de transformation. De même, selon l'étude "Business Process Management Market - Growth, Trends, COVID-19 Impact, and Forecasts (2021-2026)" de Mordor Intelligence, le marché de la gestion des processus métiers devrait atteindre une valeur de 4,78 milliards de dollars d'ici 2026.

Avantages de l'automatisation des entreprises

Quels sont donc les avantages réels de l'automatisation des entreprises ? En bref, voici quelques-uns de ses principaux avantages :

• Une plus grande transparence des processus et des données de votre entreprise.
• Réduction des erreurs, car elle diminue le risque d'erreur humaine.
• L'amélioration de l'efficacité, qui va de pair avec une plus grande productivité.
• Rationalise la collaboration et l'établissement de relations entre vos employés et vos services, et même avec les fournisseurs externes qui sont liés à votre système d'automatisation.

Choisir les bons outils pour mettre en œuvre l'automatisation des entreprises

Mitratech dispose d'une gamme d'outils d'automatisation de premier ordre pour s'adapter à votre organisation, en commençant par l'automatisation des flux de travail TAP et ses cas d'utilisation trop nombreux pour être comptés pour les RH, les services juridiques, les achats et d'autres départements de l'entreprise.