Was ist Business Automation?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann für Ihr Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen mit sich bringen und war Gegenstand zahlreicher Studien und Umfragen.

McKinsey führte eine zweite weltweite Umfrage über Unternehmen durch, die erfolgreich Geschäftsprozesse automatisieren.

• Zwei Jahre zuvor hatte die erste Umfrage ergeben, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen eine strategische Priorität darstellt und den Erfolg über das Pilotstadium hinaus begünstigt.
• Die neue Umfrage hat ergeben, dass die Priorisierung der Automatisierung für den Erfolg noch wichtiger geworden ist.
• Erfolgreiche Unternehmen konzentrieren sich nach wie vor sowohl auf die Mitarbeiter als auch auf die Technologie. Sie haben dazu neue Wege eingeführt, bei denen die Mitarbeiter mit neuen Technologien zusammenarbeiten.
• Das Überdenken von Betriebsmodellen hat sich zu einer neuen Richtlinie entwickelt.
• Heute setzen mehr Unternehmen auf Automatisierung als noch vor zwei Jahren.
• Zwei Drittel der Befragten gaben an, dass ihre Unternehmen zumindest in einem Pilotprojekt die Automatisierung von Geschäftsprozessen in einer oder mehreren Geschäftseinheiten oder Funktionen testen. Dies ist ein Anstieg gegenüber 57 % in der letzten Umfrage.

Die Entwicklung der Geschäftsautomatisierung

Die Automatisierung reicht Tausende von Jahren zurück. Laut dem Artikel "How Automatons Helped Predict the Future of Robotics" (Wie Automaten die Zukunft der Robotik vorhersagten) von Inverse waren die Griechen sehr stark an den Konzepten der Automaten interessiert. Bereits 420 v. Chr. entwickelten griechische Ingenieure rudimentäre Automaten, die durch Druckluft, Dampf und Hydraulik angetrieben wurden.

Dem großen Mathematiker und Ingenieur Hero von Alexandria wird nachgesagt, er habe "...Maschinen geschaffen, die in der Lage waren, grundlegende Funktionen (wie das Öffnen von Toren) oder dekorative Objekte wie Uhren oder mechanisierte Dioramen auszuführen." Nicht gerade das, woran man denkt, wenn man sich die Software und Technologie ansieht, die uns heute zur Verfügung stehen.

Springen wir ins Jahr 1819, als der Mathematiker Charles Babbage eine riesige, dampfbetriebene Rechenmaschine entwickelte. Anschließend tat er sich mit Ada Lovelace (die heute als erste Computerprogrammiererin gilt) zusammen, um die Analytical Engine zu entwickeln. Die Analytical Engine gilt als die erste funktionale Computersprache - und vielleicht auch als erster Vorläufer der künstlichen Intelligenz.

In den 1970er Jahren wurden Materialbedarfsplanungssysteme (MRP) entwickelt, um die Produktivität zu steigern. Sie stellten sicher, dass die Rohstoffe für die Produktion und die Produkte für die Kunden verfügbar waren, hielten die niedrigsten benötigten Material- und Produktmengen aufrecht und planten die Fertigungs- und Einkaufsaktivitäten sowie die Lieferpläne. In den 1980er Jahren wurden MRP-II-Systeme entwickelt, um die Fertigungsprozesse zu optimieren.

Diese führten zu Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen, ein Begriff, der 1990 von Gartner geprägt wurde. Die Definition lautet: "ERP-Anwendungen automatisieren und unterstützen eine Reihe von administrativen und operativen Geschäftsprozessen in verschiedenen Branchen, einschließlich der Geschäftsbereiche, der kundenorientierten, administrativen und der Asset-Management-Aspekte eines Unternehmens. ERP-Implementierungen sind komplexe und teure Unternehmungen, und einige Unternehmen haben Schwierigkeiten, den geschäftlichen Nutzen zu definieren."

Um bei den von Gartner geprägten Begriffen zu bleiben, prägte Gartner in den frühen 2000er Jahren (als die Technologie voranschritt) den Begriff "Business Process Management Suite" (BPMS), um Softwareanwendungen zu beschreiben, die Prozesse verarbeiten können. Im Jahr 2012 prägte Gartner den Begriff "Intelligent Business Process Management" (iBPM). Sie beschreiben: "iBPMSs haben die Unterstützung für die menschliche Zusammenarbeit verbessert, z. B. durch die Integration mit sozialen Medien, mobilfähige Prozessaufgaben, Streaming-Analysen und Entscheidungsmanagement in Echtzeit."

Zu den Technologien der digitalen Prozessautomatisierung (DPA) schließlich gehören Geschäftsprozessmanagement, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), Low-Code-Anwendungen und Integrationsplattformen.

Vier Arten der Unternehmensautomatisierung:

Marketing-Automatisierung

Was beinhaltet die Marketingautomatisierung? Es handelt sich um den Einsatz von Technologie und Software zur Automatisierung von sich wiederholenden Marketingaufgaben. Es geht auch darum, Technologien und Tools zu implementieren, um das Marketing über mehrere Kanäle effektiver zu gestalten. Dazu gehören u. a. E-Mail-Marketing, Werbekampagnen und Social Media Marketing.

75 % der Vermarkter nutzen bereits mindestens ein Marketing-Automatisierungstool, und das macht Sinn, wenn man sich die Marktgröße ansieht. Laut einer Studie von Statista, die den weltweiten Umsatz mit Marketing-Automatisierungstechnologien zwischen 2017 und 2023 untersucht hat, wird der gesamte globale Markt für Marketing-Automatisierung bis Ende 2023 voraussichtlich satte 25,1 Milliarden US-Dollar erreichen. Allein durch Werbeautomatisierung können Unternehmen jedes Jahr 130.000 US-Dollar an Kosten einsparen.

Automatisierung der Personalverwaltung (HR)

In ähnlicher Weise nutzt die Personalautomatisierung Software, um personalbezogene Aufgaben zu digitalisieren und zu automatisieren, insbesondere zeitaufwändige, sich wiederholende Aufgaben wie die Aufnahme von Mitarbeitern, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. Dies steigert die Effizienz und Produktivität und verschafft der Personalabteilung mehr Zeit für komplexere Aufgaben wie Entscheidungsfindung oder Planung und Umsetzung von Strategien. Dies wiederum verringert die Möglichkeit menschlicher Fehler (und damit das Risiko) und senkt die Kosten für die manuelle Personalarbeit.

Automatisierung von Buchhaltung und Finanzen

Die Automatisierung der Buchhaltung bedeutet die Anwendung von Software zur Automatisierung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Finanz- und Buchhaltungsabteilung. Dazu können Prozesse wie der Kontenabgleich, die Erstellung von Jahresabschlüssen und die Aktualisierung von Finanzunterlagen gehören. Auch hier gilt, dass die Automatisierung dieser Aufgaben bei minimalem menschlichem Eingreifen zu niedrigeren Kosten und höherer Effizienz insgesamt führt.

Die Automatisierung der Buchhaltung und des Finanzwesens führt zu einer besseren Datenintegrität, da das Potenzial für menschliche Fehler verringert wird. Sie führt zu schnelleren Genehmigungen (da diese manchmal länger dauern, wenn sie an das Management gehen und in Engpässe geraten) sowie zu schnelleren Kundenzahlungen. Die Automatisierung ermöglicht auch eine bessere Sichtbarkeit und Transparenz, so dass Ihr Unternehmen intern einen besseren Einblick erhält, was mit Ihren Daten funktioniert und was nicht.

Laut Robert Half, einem Personalvermittler, gibt es mehrere Hauptaufgaben, die von der Automatisierung der Buchhaltung betroffen sein werden. Dazu gehören:

• Routineaufgaben

Das Knacken von Zahlen und jede andere Aufgabe, die Algorithmen beinhaltet, wie z. B. die Berechnung von Abschreibungen, kann durch RPA-Tools (Robotic Process Automation) automatisiert werden.

• Einhaltung der Vorschriften 

Buchhalter brauchen ein tiefes Verständnis der Compliance, aber maschinelles Lernen (ML) kann die Wirksamkeit automatisierter Kontrollen verbessern. Mit Automatisierung und bewussten Buchhaltern sollten Sie in der Lage sein, kostspielige Compliance-Verstöße zu vermeiden.

• Interaktion mit dem Kunden

Was die Interaktion von Mensch zu Mensch angeht, so kann die Automatisierung den Menschen nicht ersetzen - aber die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) kann bei der Automatisierung einiger dieser Szenarien durch Chatbots und ähnliche Tools helfen. Sie kann auch helfen, Prozesse wie die Vorbereitung von Verträgen und Dokumenten zu automatisieren.

• Strategie

Die Strategieentwicklung erfordert natürlich menschliche Kreativität, aber künstliche Intelligenz (KI) kann bei der erforderlichen Analyse helfen.

Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung(nicht zu verwechseln mit Workflow-Automatisierung) ist die Anwendung von Technologie zur Automatisierung von wiederholbaren Aufgaben oder Teilaufgaben. Dies geschieht durch die Anwendung benutzerdefinierter Regeln zur Steuerung von Geschäftsabläufen.

Der Unterschied zwischen BPA und BPM

Laut Forbes,

"Die Workflow Management Coalition [WfMC] arbeitet seit 20 Jahren an der Vereinheitlichung der Terminologie für prozessorientiertes Denken. Business Process Management (BPM) ist eine Disziplin, die eine beliebige Kombination von Modellierung, Automatisierung, Ausführung, Kontrolle, Messung und Optimierung von Geschäftsaktivitätsflüssen zur Unterstützung von Unternehmenszielen umfasst, die Systeme, Mitarbeiter, Kunden und Partner innerhalb und außerhalb der Unternehmensgrenzen umfassen."

Die WfMC ist inzwischen aufgelöst worden, da sie ihre Arbeit als abgeschlossen betrachtet.

Nach Angaben von Gartner,

"Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) ist definiert als die Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse und -funktionen, die über die herkömmliche Datenverarbeitung und Aufzeichnung hinausgehen, in der Regel durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem "Betrieb des Geschäfts" im Gegensatz zur "Zählung des Geschäfts" und betrifft häufig ereignisgesteuerte, geschäftskritische Kernprozesse. BPA unterstützt in der Regel die Wissensarbeiter eines Unternehmens bei der Erfüllung der Bedürfnisse seiner zahlreichen Anspruchsgruppen."

Die gesamte Automatisierung von Geschäftsprozessen kann als eine Form des Geschäftsprozessmanagements betrachtet werden. Beide haben das gleiche Ziel - die Steigerung der Effizienz und die Rationalisierung Ihrer Organisation für mehr Produktivität.

Laut der Studie "2020 State of BPM" von Signavio setzen fast 70 % der Unternehmen BPM ein, um Kosten zu senken oder die Produktivität zu steigern. 60 % gaben an, dass sie an einem oder mehreren Transformationsprojekten arbeiten. Laut der Studie "Business Process Management Market - Growth, Trends, COVID-19 Impact, and Forecasts (2021-2026)" von Mordor Intelligence wird der Markt für Geschäftsprozessmanagement bis 2026 voraussichtlich einen Wert von 4,78 Mrd. USD erreichen.

Vorteile der Geschäftsautomatisierung

Was bringt die Geschäftsautomatisierung also wirklich? Kurz gesagt, einige der herausragenden Vorteile sind:

• Größere Transparenz Ihrer Geschäftsprozesse und Daten.
• Fehlerreduzierung, da das Potenzial für menschliche Fehler verringert wird.
• Verbesserte Effizienz, die mit einer höheren Produktivität einhergeht.
• Optimiert die Zusammenarbeit und den Aufbau von Beziehungen zwischen Ihren Mitarbeitern und Abteilungen und sogar mit externen Anbietern, die mit Ihrem Automatisierungssystem verbunden sind.

Wählen Sie die richtigen Tools zur Implementierung der Geschäftsautomatisierung

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