¿Qué es una evaluación de riesgos de proveedores?

Entonces, ¿cómo se lleva a cabo una evaluación de riesgos de proveedores externos?

• En primer lugar, se determinan cuáles son los efectos más plausibles de los acontecimientos inciertos.
• Una vez identificadas estas consecuencias, es necesario evaluarlas y priorizarlas.

Existen varios tipos de riesgos potenciales, entre los que se incluyen, entre otros, el riesgo reputacional, el riesgo legal y de cumplimiento normativo, el riesgo estratégico, el riesgo cibernético (como las violaciones de seguridad), el riesgo financiero y el riesgo operativo. La única forma de mitigar estos riesgos es llevar a cabo la debida diligencia y la supervisión de los proveedores, basándose en la evaluación de riesgos de los proveedores que usted realice.

¿Cuál es la diferencia entre un proveedor, un vendedor, un tercero y un prestador de servicios?

Muchas personas utilizan estos términos indistintamente, pero existen algunas diferencias que debes tener en cuenta antes de realizar la evaluación de riesgos de tus proveedores. Veamos cómo se definen estos términos:

• Un proveedor es una persona o entidad que pone bienes y servicios a disposición de una empresa o proveedor de servicios. Los proveedores suelen operar en el ámbito de las transacciones B2B y, a menudo, son el primer eslabón de la cadena de suministro.
• Un proveedor es una persona o entidad que compra bienes o servicios a una empresa o proveedor y luego los revende a otros. Los proveedores se encargan de la compra y distribución de bienes desde los fabricantes hasta los consumidores, y se les considera el último eslabón de la cadena de suministro.
• Un tercero es una persona o empresa externa encargada de proporcionar productos y servicios a los consumidores en nombre de su organización. Se les denomina «terceros» porque no son ni el proveedor principal ni el cliente que participa en una relación comercial.
• Un proveedor de servicios es una organización que (¡obviamente!) presta servicios a sus clientes.

¿Por qué es importante la gestión del riesgo de los proveedores?

Para evitar interrupciones

Su programa de gestión de riesgos de proveedores (VRM) debe garantizar que sus proveedores externos, productos y servicios no perturben su negocio ni le causen graves daños financieros o de reputación. Un programa VRM eficaz garantizará la continuidad del negocio.

Para reducir la exposición al riesgo

A medida que su organización externaliza partes de su negocio a proveedores, aumentan las posibilidades de que estos tengan acceso a propiedad intelectual confidencial o información sensible. Esto podría ser datos internos de la empresa o información relacionada con los clientes. Su programa VRM debería ayudarle a mitigar el riesgo para lograr un entorno empresarial más seguro. La mayoría de las empresas exigirán a sus proveedores que cumplan y respeten las normas internas, así como las gubernamentales y las del sector.

Externalizar la experiencia

El hecho de que los proveedores introduzcan y aumenten su riesgo no significa que deba intentar evitarlos por completo. Una opción para su organización es externalizar la gestión del riesgo de los proveedores. La externalización a expertos es una buena opción, ya que le garantiza que está en buenas manos, con una gestión de proveedores que cuenta con conocimientos prácticos actualizados sobre todas las mejores prácticas.

El proceso de evaluación de riesgos de los proveedores

1. Hacer inventario

El primer paso es hacer un inventario de todos los proveedores para asegurarse de que se tengan en cuenta todos y cada uno de ellos. Es posible que haya varios que no se le ocurran de inmediato, como un servicio de limpieza con el que trabaja su organización. Hacer un inventario le permite identificar los riesgos a los que está expuesto.

2. Determinar el nivel de riesgo.

Una vez que tenga su inventario, debe evaluar el riesgo que representa cada uno de los proveedores. Algunos tendrán acceso a mucha más información, mientras que otros pueden no interactuar en absoluto con datos confidenciales. Clasifíquelos en categorías utilizando un único método de clasificación, de forma objetiva, para determinar el riesgo: ¿bajo, medio o alto? El proceso debe ser disciplinado, ya que la evaluación interna de riesgos debe ser un proceso fácilmente repetible.

3. Evaluar a los proveedores

El siguiente paso es hacer las mismas preguntas a todos los proveedores de cada categoría. El objetivo es obtener una visión general del nivel de riesgo de cada proveedor, y luego su organización decidirá si el nivel de riesgo justifica iniciar o continuar una relación comercial con un proveedor en particular. Otra opción para reducir el riesgo con un proveedor puede ser añadir más condiciones, como consideraciones contractuales, un mayor control o una diligencia debida más exhaustiva.

¿Puntos clave en la gestión del riesgo de los proveedores?

Más allá del proceso anterior, aquí hay algunos consejos para garantizar que la evaluación de riesgos de sus proveedores se implemente de manera eficaz.

• Disponer de una declaración o un marco sobre la propensión al riesgo.
  

Una declaración o marco de apetito de riesgo es clave para gestionar el riesgo de los proveedores. Como señala Deloitte,

«Se ha identificado que un marco eficaz de apetito de riesgo es un componente fundamental de un marco eficaz de gestión y gobernanza del riesgo, así como un factor clave para las organizaciones que desean impulsar el rendimiento y capacitar al personal de todos los niveles para que tome decisiones oportunas y conscientes del riesgo».

Básicamente, una declaración de apetito de riesgo marca la pauta para la gestión de riesgos. Es mucho más probable que su organización alcance sus objetivos estratégicos cuando la tolerancia al riesgo está vinculada a sus metas y objetivos. 

• Gestionar el riesgo individual de los productos

Más allá de evaluar a cada proveedor, gestione también el riesgo de cada producto o servicio ofrecido.

• Establecer un marco de control y una norma de evaluación.

Ser objetivo es clave aquí para garantizar que todos los proveedores estén sujetos al mismo estándar.

• Identificar los tipos de riesgo

Utilícelos para determinar qué tipos de riesgo son más y menos importantes para usted.

• Seguir términos clave

Identifique los términos clave bajo los cuales realiza negocios con los proveedores en todos sus contratos con proveedores.

• Informe sobre métricas

Una vez que identifique y decida en qué métricas relacionadas con los proveedores se centrará, asegúrese de informar sobre ellas de forma sistemática. Algunas opciones son la productividad del equipo, el tiempo medio entre la identificación y la resolución de los problemas de cumplimiento y el presupuesto. 

• Supervisar los riesgos y el rendimiento a lo largo del tiempo.

No solo se debe realizar una evaluación del riesgo de los proveedores de forma repetida, sino que también se debe realizar un seguimiento de cualquier cambio en el riesgo a lo largo del tiempo para comprender si esto modifica la relación con el proveedor o no.