El plazo para presentar los informes de datos salariales del Componente 2 del EEO-1, que finaliza el 30 de septiembre de 2019, está a solo unos días. El requisito de presentación del Componente 2 proviene de una orden emitida por la jueza Tanya S. Chutkan el 25 de abril de 2019 en el Tribunal de Distrito de los Estados Unidos para el Distrito de Columbia, lo que aceleró la carrera hacia la fecha límite del 30 de septiembre.
Aunque la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) contempló la presentación de los componentes 2 en 2016, el proceso de presentación no se desarrolló completamente antes de que la administración Trump lo pospusiera. Desde que el juez Chutkan restableció el requisito de presentación de datos salariales e impuso la fecha límite del 30 de septiembre, el camino a seguir ha sido difícil. La EEOC ha contratado al Centro Nacional de Investigación de Opinión (NORC) de la Universidad de Chicago para que se encargue de estas presentaciones, y el NORC no solo está creando un sistema de presentación en línea, sino que también está desarrollando simultáneamente los requisitos de presentación de datos salariales. El NORC parece encontrarse en la poco envidiable situación de construir un avión mientras intenta pilotarlo. Esto queda ilustrado en la página de inicio de presentación de datos salariales del NORC, que tiene una larga lista de actualizaciones en la parte superior, incluida una del 17 de septiembre en la que se indica que, debido al gran volumen de llamadas telefónicas y correos electrónicos, se ha ampliado el horario del servicio de asistencia.
Para comprender las dificultades que plantea el proceso de presentación de datos salariales, conviene analizar varias causas fundamentales. Una de ellas es que el proceso de presentación de datos salariales no estaba completamente desarrollado por la EEOC cuando se encargó a NORC que completara las presentaciones antes del 30 de septiembre. Si bien la EEOC ha desarrollado un proceso de presentación del Componente 1 del EEO-1 coherente y predecible, las presentaciones de datos salariales se tomaron de un concepto parcialmente desarrollado y se pusieron en práctica de forma precipitada. Este proceso no permitió a la EEOC ni a NORC trabajar con los numerosos datos, interpretaciones y consideraciones prácticas a los que se enfrentan ahora los empleadores. Aunque el concepto de informar sobre la casilla 1 del formulario W-2 y las horas trabajadas por cada empleado en 2017 y 2018 parece relativamente sencillo, esta tarea requiere la realización de numerosos pasos subyacentes. Esos pasos requieren que los empleadores tomen numerosas decisiones sobre cómo interpretar el folleto de instrucciones del componente 2 y, lo que es más importante, las preguntas frecuentes del componente 2 mantenidas por NORC. Si bien el folleto de instrucciones del componente 2 proporciona orientación básica sobre la presentación de datos salariales, las preguntas frecuentes del componente 2 tratan muchas de las cuestiones más difíciles. Las preguntas frecuentes han cambiado a medida que ha avanzado el proceso de presentación de datos salariales. Los cambios en las preguntas frecuentes incluyen una nueva sección que trata sobre las organizaciones profesionales de empleadores y actualizaciones relacionadas con fusiones/adquisiciones/escisiones, informes de múltiples establecimientos, datos resumidos sobre remuneraciones y otras cuestiones.
Otro problema con la presentación del Componente 2 es su sistema de presentación en línea, que es difícil de navegar y tiene un complicado proceso de introducción manual de datos. El formulario del nivel de establecimiento del Componente 2 tiene más de 1500 campos de datos para cada establecimiento de datos salariales, en comparación con los 120 campos de datos del informe de establecimiento del Componente 1. El gran número de campos de datos y su presentación en la pantalla del ordenador hacen que introducir los datos salariales en los formularios en línea sea una tarea tediosa y que requiere mucho tiempo. Esto está llevando a muchos declarantes a plantearse crear archivos de carga de datos por primera vez. Aunque los archivos de carga de datos del Componente 2 son más sencillos que los del Componente 1, las especificaciones y los procedimientos de verificación de los archivos de carga del Componente 2 se han actualizado varias veces desde que se pusieron a disposición.
Otro problema relacionado con la presentación que ha sorprendido a los empleadores es que el sistema de presentación del Componente 2 no permite a las empresas crear versiones descargables de los informes cargados pero no certificados, lo cual sí es posible con los informes del Componente 1. La descarga de informes no certificados permite la circulación y revisión de los informes por parte de varias personas, además de aquellas que introducen directamente la información. Tampoco hay forma de descargar los informes finales certificados desde el sitio de presentación del Componente 2. Esto significa que las empresas no podrán guardar una copia completa de sus presentaciones certificadas del Componente 2. Por el contrario, el sitio de presentación del Componente 1 permite a los empleadores acceder a hasta 10 años de presentaciones anteriores. También hay problemas de datos e interpretación con los que se encuentran los empleadores, entre ellos cuestiones derivadas de fusiones y adquisiciones, preocupaciones sobre el acceso a los datos y limitaciones del sistema de nóminas/HRIS.
Por lo tanto, es posible que el sitio de presentación del Componente 2 permanezca abierto después del 30 de septiembre, pero no hay garantía de ello. 
La preparación y presentación de los informes del Componente 2 son tareas confusas en las que muchos empleadores y sus abogados y consultores estarán trabajando hasta la fecha límite del 30 de septiembre. La EEOC y el NORC han dejado claro que no concederán prórrogas para la presentación de los datos salariales. Según los términos de la orden del juez Chutkan del 25 de abril, el sitio de presentación del Componente 2 permanecerá abierto hasta que el porcentaje de declarantes del Componente 2 iguale o supere el porcentaje medio de declarantes del EEO-1 que presentaron informes del Componente EEO-1 en los últimos cuatro años. Los empleadores no saben cuál es este porcentaje ni cuándo se alcanzará. Por lo tanto, es posible que el sitio de presentación del Componente 2 permanezca abierto después del 30 de septiembre, pero no hay garantía de ello.
Mientras tanto, todos los contratistas y subcontratistas federales no exentos con un contrato o subcontrato por valor de 150 000 dólares o más siguen estando obligados a presentar sus declaraciones anuales VETS-4212 antes del 30 de septiembre. No se conocen cambios en los requisitos de presentación del VETS-4212 de este año, pero el principal reto para cumplirlos a tiempo es que se ha dedicado tanto tiempo a las presentaciones del Componente 2 que es posible que se hayan descuidado las presentaciones del VETS-4212. Normalmente, estas declaraciones deben presentarse varios meses después de las declaraciones del Componente 1 EEO-1, por lo que no compiten entre sí por la atención. Este año, deben presentarse en la misma fecha que las declaraciones del Componente 2, por lo que es posible que se dejen de lado.
A medida que se acerca la fecha límite del 30 de septiembre para la presentación de los formularios Component 2 y VETS-4212, pensemos en aquellas personas que están trabajando para completar ambos formularios a tiempo y de forma correcta. Este tipo de trámites nunca son fáciles, y este año el proceso se ha complicado aún más debido a la incertidumbre y la confusión que rodean a los requisitos de presentación del Component 2, junto con la coincidencia de la fecha límite para la presentación de los formularios VETS-4212.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
