La date limite du 30 septembre 2019 pour le dépôt des rapports sur les données salariales EEO-1 Composante 2 est dans quelques jours. L'obligation de dépôt de la Composante 2 a été imposée par la Cour fédérale du district de Columbia dans une ordonnance rendue par la juge Tanya S. Chutkan le 25 avril 2019, qui a déclenché une ruée vers la date limite du 30 septembre.
Alors que la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC) envisageait les déclarations relatives à la composante 2 en 2016, le processus de déclaration n'était pas encore entièrement mis au point lorsque l'administration Trump l'a reporté. Depuis que le juge Chutkan a rétabli l'obligation de déclaration des données salariales et imposé la date limite du 30 septembre, le chemin à parcourir a été semé d'embûches. L'EEOC a passé un contrat avec le National Opinion Research Center (NORC) de l'université de Chicago pour traiter ces déclarations, et le NORC est non seulement en train de mettre en place un système de déclaration en ligne, mais aussi d'élaborer simultanément les exigences en matière de déclaration des données salariales. Le NORC semble se trouver dans la situation peu enviable de construire un avion tout en essayant de le faire voler. Cela est illustré par la page d'accueil du NORC consacrée aux déclarations de données salariales, qui comporte une longue liste de mises à jour en haut de la page, dont une datée du 17 septembre indiquant qu'en raison du volume élevé d'appels téléphoniques et d'e-mails, les heures d'ouverture du service d'assistance ont été prolongées.
Pour comprendre les difficultés liées au processus de déclaration des données salariales, il est utile d'examiner plusieurs causes profondes. L'une d'elles est que le processus de déclaration des données salariales n'avait pas été entièrement mis au point par l'EEOC lorsque le NORC a été chargé de remplir les déclarations avant le 30 septembre. Alors que l'EEOC a mis au point un processus de déclaration EEO-1 Component 1 cohérent et prévisible, les déclarations de données salariales ont été tirées d'un concept partiellement développé et mises en œuvre à la hâte. Ce processus n'a pas permis à l'EEOC ni au NORC de traiter les nombreuses données, interprétations et considérations pratiques auxquelles les employeurs sont désormais confrontés. Si le concept consistant à déclarer la case 1 du formulaire W-2 et les heures travaillées pour chaque employé pour 2017 et 2018 semble relativement simple, cette tâche nécessite la réalisation de nombreuses étapes sous-jacentes. Ces étapes obligent les employeurs à prendre de nombreuses décisions quant à la manière d'interpréter le livret d'instructions de la composante 2 et, plus important encore, les FAQ de la composante 2 tenues à jour par le NORC. Alors que le livret d'instructions de la composante 2 fournit des conseils de base sur la déclaration des données salariales, les FAQ de la composante 2 traitent de nombreuses questions plus difficiles. La FAQ a évolué au fur et à mesure que le processus de déclaration des données salariales a progressé. Les modifications apportées à la FAQ comprennent une nouvelle section traitant des organisations professionnelles d'employeurs et des mises à jour relatives aux fusions/acquisitions/scissions, aux déclarations multi-établissements, aux données récapitulatives sur les rémunérations et à d'autres questions.
Un autre problème lié au dépôt du composant 2 est son système de dépôt en ligne, qui est difficile à naviguer et dont le processus de saisie manuelle des données est complexe. Le formulaire du composant 2 au niveau de l'établissement comporte plus de 1 500 champs de données pour chaque établissement de données salariales, contre 120 champs de données pour le rapport d'établissement du composant 1. Le nombre impressionnant de champs de données et leur présentation sur un écran d'ordinateur rendent la saisie des données salariales dans les formulaires en ligne fastidieuse et chronophage. Cela incite de nombreux déclarants à envisager pour la première fois de créer des fichiers de téléchargement de données. Bien que les fichiers de téléchargement de données de la composante 2 soient plus rationalisés que ceux de la composante 1, les spécifications et les procédures de vérification des fichiers de téléchargement de la composante 2 ont été mises à jour à plusieurs reprises depuis leur mise à disposition.
Une autre question relative au dépôt qui a surpris les employeurs est que le système de dépôt de la composante 2 ne permet pas aux entreprises de créer des versions téléchargeables des rapports téléchargés mais non certifiés, ce qui est possible avec les rapports de la composante 1. Le téléchargement de rapports non certifiés permet la circulation et l'examen des rapports par plusieurs personnes au-delà de celles qui saisissent directement les informations. Il n'est également pas possible de télécharger les rapports certifiés finaux à partir du site de dépôt de la composante 2. Cela signifie que les entreprises ne pourront pas enregistrer une copie complète de leurs déclarations certifiées de la composante 2. En revanche, le site de déclaration de la composante 1 permet aux employeurs d'accéder aux déclarations des dix dernières années. Les employeurs sont également confrontés à des problèmes de données et d'interprétation, notamment des problèmes liés aux fusions et acquisitions, à l'accès aux données et aux limitations des systèmes de paie/RHIS.
Par conséquent, le site de dépôt des composants 2 pourrait rester ouvert après le 30 septembre, mais cela n'est pas garanti. 
La préparation et le dépôt des rapports relatifs à la composante 2 sont des tâches complexes auxquelles de nombreux employeurs, leurs avocats et leurs consultants se consacreront jusqu'à la date limite du 30 septembre. L'EEOC et le NORC ont clairement indiqué qu'ils n'accorderaient aucune prolongation pour le dépôt des données salariales. Conformément aux termes de l'ordonnance rendue le 25 avril par le juge Chutkan, le site de dépôt des rapports de la composante 2 restera ouvert jusqu'à ce que le pourcentage de déclarants de la composante 2 soit égal ou supérieur au pourcentage moyen de déclarants EEO-1 qui ont soumis des rapports EEO-1 au cours des quatre dernières années. Les employeurs ne connaissent pas ce pourcentage ni la date à laquelle il sera atteint. Par conséquent, le site de dépôt des données de la composante 2 pourrait rester ouvert après le 30 septembre, mais cela n'est pas garanti.
Par ailleurs, tous les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux non exemptés ayant un contrat ou un sous-contrat d'une valeur égale ou supérieure à 150 000 dollars sont toujours tenus de remplir leur déclaration annuelle VETS-4212 avant le 30 septembre. Aucun changement n'est à signaler concernant les exigences de déclaration VETS-4212 pour cette année, mais la principale difficulté pour les remplir dans les délais réside dans le fait que tant de temps a été consacré aux déclarations de la composante 2 que les déclarations VETS-4212 ont peut-être été négligées. Normalement, ces déclarations sont dues plusieurs mois après les déclarations EEO-1 de la composante 1 ; elles ne se font donc pas concurrence pour attirer l'attention. Cette année, elles sont dues à la même date que les déclarations de la composante 2, ce qui explique pourquoi elles pourraient être mises de côté.
Alors que la date limite du 30 septembre pour les déclarations Component 2 et VETS-4212 approche, ayons une pensée pour ceux qui s'efforcent de remplir ces deux déclarations dans les délais et correctement. Ce type de déclaration n'est jamais facile, et le processus a été rendu encore plus difficile cette année par l'incertitude et la complexité des exigences de déclaration Component 2, associées à la date limite simultanée pour les déclarations VETS-4212.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
