Die Frist für die Einreichung der EEO-1 Component 2-Lohndatenberichte am 30. September 2019 ist nur noch wenige Tage entfernt. Die Anforderung zur Einreichung von Component 2 stammt vom US-Bezirksgericht für den District of Columbia in einer Anordnung von Richterin Tanya S. Chutkan vom 25. April 2019, die den Ansturm auf die Frist am 30. September ausgelöst hat.
Während die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) 2016 die Einreichungen für Komponente 2 in Betracht zog, war das Einreichungsverfahren noch nicht vollständig entwickelt, bevor die Trump-Regierung es verschob. Seit Richter Chutkan die Verpflichtung zur Einreichung von Lohndaten wieder in Kraft gesetzt und die Frist auf den 30. September festgelegt hat, war der Weg dorthin steinig. Die EEOC hat das National Opinion Research Center (NORC) der Universität Chicago mit der Bearbeitung dieser Einreichungen beauftragt, und das NORC baut nicht nur ein Online-Einreichungssystem auf, sondern entwickelt gleichzeitig auch die Anforderungen für die Meldung von Lohndaten. NORC scheint sich in der wenig beneidenswerten Lage zu befinden, ein Flugzeug zu bauen und gleichzeitig zu versuchen, es zu fliegen. Dies wird durch die Homepage von NORC zur Einreichung von Lohndaten verdeutlicht, auf der oben eine lange Liste von Aktualisierungen zu finden ist, darunter eine vom 17. September, in der es heißt, dass aufgrund der hohen Anzahl von Telefonanrufen und E-Mails die Öffnungszeiten des Helpdesks verlängert wurden.
Um die Schwierigkeiten beim Einreichen der Lohndaten besser zu verstehen, ist es hilfreich, sich einige der Ursachen anzusehen. Eine davon ist, dass der Prozess zum Einreichen der Lohndaten von der EEOC noch nicht vollständig entwickelt war, als NORC mit der Fertigstellung der Einreichungen bis zum 30. September beauftragt wurde. Während die EEOC einen konsistenten und vorhersehbaren Prozess zum Einreichen der EEO-1-Komponente 1 entwickelt hat, wurden die Lohndaten auf der Grundlage eines nur teilweise entwickelten Konzepts eilig in die Anwendung übernommen. Dieser Prozess ermöglichte es weder der EEOC noch NORC, die vielen Daten, Interpretationen und praktischen Überlegungen zu bearbeiten, mit denen Arbeitgeber nun konfrontiert sind. Das Konzept, Box 1 W-2 und die geleisteten Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter für 2017 und 2018 zu melden, klingt zwar relativ einfach, doch erfordert diese Aufgabe die Durchführung zahlreicher grundlegender Schritte. Diese Schritte erfordern von den Arbeitgebern zahlreiche Entscheidungen darüber, wie die Anleitung zu Komponente 2 und, was noch wichtiger ist, die von NORC gepflegten FAQs zu Komponente 2 zu interpretieren sind. Während die Anleitung zu Komponente 2 grundlegende Hinweise zur Einreichung der Lohndaten enthält, befassen sich die FAQs zu Komponente 2 mit vielen der schwierigeren Fragen. Die FAQs haben sich im Laufe des Prozesses der Einreichung von Lohndaten geändert. Zu den Änderungen der FAQs gehören ein neuer Abschnitt über professionelle Arbeitgeberorganisationen und Aktualisierungen in Bezug auf Fusionen/Übernahmen/Ausgliederungen, die Berichterstattung über mehrere Niederlassungen, zusammengefasste Vergütungsdaten und andere Themen.
Ein weiteres Problem bei der Einreichung von Komponente 2 ist das Online-Einreichungssystem, das schwer zu navigieren ist und einen komplizierten manuellen Dateneingabeprozess erfordert. Das Formular für die Einrichtungsebene von Komponente 2 umfasst über 1.500 Datenfelder für jede Lohn- und Gehaltsabrechnungseinrichtung, verglichen mit 120 Datenfeldern für den Bericht zur Einrichtungsebene von Komponente 1. Die schiere Anzahl der Datenfelder und ihre Darstellung auf einem Computerbildschirm machen die Eingabe von Lohndaten in die Online-Formulare mühsam und zeitaufwändig. Dies veranlasst viele Einreicher, zum ersten Mal die Erstellung von Daten-Upload-Dateien in Betracht zu ziehen. Die Daten-Upload-Dateien für Komponente 2 sind zwar schlanker als die Upload-Dateien für Komponente 1, aber die Spezifikationen und Überprüfungsverfahren für die Upload-Dateien für Komponente 2 wurden seit ihrer Einführung mehrfach aktualisiert.
Ein weiteres Problem bei der Einreichung, das Arbeitgeber überrascht hat, ist, dass das Einreichungssystem von Komponente 2 es Unternehmen nicht erlaubt, herunterladbare Versionen von hochgeladenen, aber nicht zertifizierten Berichten zu erstellen, was bei den Berichten von Komponente 1 möglich ist. Das Herunterladen nicht zertifizierter Berichte ermöglicht die Weitergabe und Überprüfung der Berichte durch mehrere Personen, die nicht direkt an der Eingabe der Informationen beteiligt sind. Es gibt auch keine Möglichkeit, die endgültigen zertifizierten Berichte von der Einreichungsseite von Komponente 2 herunterzuladen. Das bedeutet, dass Unternehmen keine vollständige Kopie ihrer zertifizierten Component 2-Einreichungen speichern können. Im Gegensatz dazu können Arbeitgeber auf der Component 1-Einreichungsseite auf bis zu 10 Jahre zurückliegende Einreichungen zugreifen. Darüber hinaus gibt es Daten- und Interpretationsprobleme, mit denen Arbeitgeber konfrontiert sind, darunter Probleme aufgrund von Fusionen und Übernahmen, Bedenken hinsichtlich des Datenzugriffs und Einschränkungen des Lohnbuchhaltungs-/HRIS-Systems.
Daher bleibt die Anmeldestelle für Komponente 2 möglicherweise über den 30. September hinaus geöffnet, aber es gibt keine Garantie dafür. 
Die Erstellung und Einreichung der Berichte für Komponente 2 sind verwirrende Aufgaben, mit denen viele Arbeitgeber und ihre Anwälte und Berater bis zum Stichtag am 30. September beschäftigt sein werden. Die EEOC und NORC haben deutlich gemacht, dass sie keine Verlängerungen für die Einreichung der Lohndaten gewähren werden. Gemäß den Bestimmungen der Anordnung von Richter Chutkan vom 25. April bleibt die Einreichungsseite für Komponente 2 so lange geöffnet, bis der Prozentsatz der Einreicher von Komponente 2 den durchschnittlichen Prozentsatz der EEO-1-Einreicher erreicht oder übersteigt, die in den letzten vier Jahren Berichte für Komponente EEO-1 eingereicht haben. Die Arbeitgeber wissen nicht, wie hoch dieser Prozentsatz ist und wann er erreicht sein wird. Daher bleibt die Website für die Einreichung von Komponente 2 möglicherweise über den 30. September hinaus geöffnet, aber es gibt keine Garantie dafür.
In der Zwischenzeit müssen alle nicht befreiten Bundesauftragnehmer und Subunternehmer mit einem Auftrag oder Unterauftrag im Wert von 150.000 USD oder mehr weiterhin ihre jährlichen VETS-4212-Meldungen bis zum 30. September einreichen. Es sind keine Änderungen an den diesjährigen VETS-4212-Meldepflichten bekannt, aber die größte Herausforderung bei der fristgerechten Erledigung dieser Pflichten besteht darin, dass möglicherweise so viel Zeit für die Meldungen gemäß Komponente 2 aufgewendet wurde, dass die VETS-4212-Meldungen vernachlässigt wurden. Normalerweise sind diese Meldungen einige Monate nach den EEO-1-Meldungen für Komponente 1 fällig, sodass sie nicht miteinander um Aufmerksamkeit konkurrieren. In diesem Jahr sind sie jedoch zum gleichen Zeitpunkt wie die Meldungen für Komponente 2 fällig, weshalb sie möglicherweise vernachlässigt werden.
Da wir uns dem Stichtag 30. September für die Einreichung der Unterlagen für Component 2 und VETS-4212 nähern, sollten wir einen Gedanken an diejenigen verschwenden, die daran arbeiten, beide Unterlagen rechtzeitig und korrekt einzureichen. Diese Art von Einreichungen ist nie einfach, und in diesem Jahr wurde der Prozess durch die Unsicherheit und Unübersichtlichkeit der Anforderungen für die Einreichung von Component 2 in Verbindung mit dem gleichzeitigen Stichtag für die Einreichung von VETS-4212 noch erschwert.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
