La EEOC recopilará datos sobre remuneración como parte del informe anual EEO-1 a partir de 2018

A principios de este año, preparé una serie de preguntas y respuestas sobre las revisiones propuestas al informe anual EEO-1 que presentan los empleadores de todo el país. En ese momento, no estaba claro cuándo ni si estas revisiones propuestas se llevarían a cabo.

El 29 de septiembre de 2016, la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) anunció que había recibido la aprobación de la Oficina Federal de Gestión y Presupuesto para seguir adelante con el uso de un informe EEO-1 revisado. En el sitio web de la EEOC, la agencia ha proporcionado una copia del formulario que espera utilizar para recopilar datos sobre remuneraciones y otra información de los empleadores. (Véase https://www.eeoc.gov/eeoc/newsroom/release/9-29-16.cfm).

A continuación, proporcionamos respuestas revisadas a las preguntas que los empleadores pueden tener sobre las medidas de la EEOC. Tenga en cuenta que estas preguntas y respuestas han sido elaboradas por HR Analytical Services. La EEOC tiene sus propias preguntas y respuestas, que están disponibles en su sitio web, en la dirección indicada anteriormente.
 

1. Pregunta: ¿Cuándo comenzará la EEOC a recopilar datos sobre remuneraciones como parte del informe anual EEO-1?
   Respuesta: La EEOC tiene la intención de comenzar a recopilar esta información en el primer trimestre de 2018. Los informes EEO-1 deberán completarse a más tardar el 31 de marzo de 2018 para este ciclo inicial de informes EEO-1 que incluyen datos sobre remuneraciones.
2. Pregunta: ¿Qué significa eso para 2017?
   Respuesta: No se presentarán informes EEO-1 durante 2017. Los informes EEO-1 para 2016 debían presentarse antes del 30 de septiembre de 2016. La EEOC omitirá efectivamente un año de informes EEO-1 para dar tiempo a los empleadores a prepararse para la primera presentación de datos sobre remuneración y otra información nueva.
3. Pregunta: ¿Qué organizaciones están sujetas al requisito de la EEOC de proporcionar datos sobre remuneraciones?
   Respuesta: Las organizaciones con 100 o más empleados estarán obligadas a proporcionar datos sobre remuneraciones en virtud de las revisiones del informe EEO-1. Actualmente, las organizaciones con 100 o más empleados deben presentar datos sobre raza, etnia y género anualmente utilizando las 10 categorías laborales que ha desarrollado la EEOC. Los contratistas federales y los subcontratistas de primer nivel con al menos 50 empleados también deben presentar datos sobre raza, etnia y género a la EEOC utilizando estas 10 categorías laborales. Según los nuevos requisitos de la EEOC, los contratistas federales y los subcontratistas con menos de 100 empleados estarían exentos de proporcionar datos sobre remuneración. Las organizaciones como los sistemas de enseñanza pública primaria y secundaria, que actualmente están exentas de completar el informe EEO-1, seguirían estando exentas de completar cualquier parte del informe EEO-1.
4. Pregunta: ¿ Qué deberán informar los contratistas y subcontratistas federales que tengan entre 50 y 99 empleados?
   Respuesta: Estas organizaciones deberán proporcionar datos demográficos sobre los empleados de la misma manera que lo han hecho en el pasado.
5. Pregunta: ¿ Qué tipo de «instantánea» de los empleados se utilizará para comunicar la información demográfica a la EEOC?
   Respuesta: Los empleadores deben proporcionar información sobre todos los empleados a tiempo completo y a tiempo parcial que hayan estado contratados durante un periodo de nómina seleccionado por el empleador entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre. Esta instantánea debe incluir información sobre la raza, el origen étnico y el género de cada empleado.
6. Pregunta: ¿Cómo se proporcionarán los datos sobre compensación a la EEOC?
   Respuesta: Los empleadores seguirán comunicando los datos utilizando las 10 categorías EEO-1 y las clasificaciones de raza, etnia y género de la EEOC. Los datos sobre remuneración se comunicarán dentro de 12 bandas salariales para cada categoría laboral EEO-1. Estas 12 bandas salariales son bandas que han sido utilizadas anteriormente para otros fines de recopilación y comunicación de datos por la Oficina de Estadísticas Laborales del Departamento de Trabajo. Las 12 bandas salariales serían uniformes para cada categoría laboral EEO-1 (es decir, cada categoría laboral EEO-1 utilizará las mismas bandas salariales). Estas bandas son las siguientes:
    
   • 19 239 $ o menos
   • 19 240 $ – 24 439 $
   • 24 440 $ – 30 679 $
   • 30 680 $ – 38 999 $
   • 39 000 $ – 49 919 $
   • 49 920 $ – 62 919 $
   • 62 920 $ – 80 079 $
   • 80 080 $ – 101 919 $
   • 101 920 $ – 128 959 $
   • 128 960 $ – 163 799 $
   • 163 800 $ – 207 999 $
   • 208 000 $ y más
7. Pregunta: ¿Qué tipo de datos sobre remuneración deberán proporcionar los empleadores?
   Respuesta: Los empleadores proporcionarán los ingresos W-2 de todos los empleados que figuran en el resumen de empleados. Los ingresos W-2 corresponderán a un año natural completo. Por ejemplo, para el informe EEO-1 presentado en 2018, los empleadores mostrarán los ingresos W-2 de todo el año 2017.
8. Pregunta: ¿Qué sucede si un empleador utiliza una instantánea de los empleados para una fecha distinta al 31 de diciembre?
   Respuesta: El empleador proporcionaría los datos de remuneración de todo el año natural para todos los empleados incluidos en la instantánea. Como ejemplo de cómo funcionaría esto, supongamos que un empleador utiliza una instantánea de los empleados a fecha de 15 de octubre de 2017 para el informe EEO-1 de 2018. El empleador mostraría todos los ingresos W-2 de 2017 de los empleados que figuran en el resumen del 15 de octubre, incluso si algunos de los empleados que figuran en el resumen del 15 de octubre abandonaron la empresa entre el 16 de octubre y el 31 de diciembre.
9. Pregunta: ¿Se proporcionarán datos adicionales, además de los datos demográficos y los datos sobre remuneración, a la EEOC en el informe EEO-1 revisado?
   Respuesta: Sí. Los empleadores deberán informar del número total de horas trabajadas por cada empleado que figure en el resumen de empleados. El total de horas trabajadas se informará utilizando la misma estructura en la que se informarán los datos sobre remuneración (es decir, por cada clasificación de raza, etnia y género para las 12 bandas salariales dentro de cada categoría de trabajo EEO-1). Para cada empleado que figure en el resumen de empleados, el empleador deberá informar del total de horas trabajadas durante el año natural correspondiente. Volviendo a nuestro ejemplo de un empleador que utiliza un resumen de empleados a fecha de 15 de octubre de 2017, el empleador mostraría el total de horas trabajadas por todos los empleados que figuran en ese resumen durante 2017, incluso si algunos empleados abandonaron la empresa entre el 16 de octubre y el 31 de diciembre.
10. Pregunta: ¿ Cómo deben los empleadores informar las horas trabajadas por los empleados exentos?
    Respuesta: Los empleadores pueden elegir cómo informar las horas trabajadas por los empleados que están exentos de los requisitos de salario mínimo y horas extras de la FLSA. Los empleadores pueden indicar las horas reales trabajadas por los empleados exentos. Alternativamente, los empleadores pueden utilizar una cantidad aproximada de 40 horas por semana por cada semana que haya trabajado un empleado exento a tiempo completo, y 20 horas por semana por cada semana que haya trabajado un empleado exento a tiempo parcial. Por lo tanto, para un empleado exento a tiempo parcial incluido en una instantánea del 15 de octubre de 2017 que trabajó las 21 semanas entre el 1 de julio de 2017 y el 30 de noviembre de 2017, un empleador podría utilizar un valor aproximado de 420 horas (es decir, 21 semanas por 20 horas por semana). Tenga en cuenta que el valor aproximado SOLO se puede utilizar para los empleados exentos. Los empleadores deberán informar de las horas reales trabajadas por todos los empleados no exentos.
11. Pregunta: ¿Se exigirá a los empleadores que modifiquen sus sistemas de remuneración para ajustarlos a las bandas salariales de la EEOC?
    Respuesta: No. Las 12 bandas salariales se utilizarán únicamente para la presentación de informes EEO-1. No se exigirá a los empleadores que las utilicen para otros fines.
12. Pregunta: ¿Qué pasó con la propuesta de la OFCCP de recopilar datos sobre remuneraciones anualmente?
    Respuesta: La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos abandonó su iniciativa de recopilar anualmente datos sobre remuneraciones de contratistas y subcontratistas federales cuando la EEOC propuso recopilar datos sobre remuneraciones como parte del informe EEO-1.
13. Pregunta: ¿Tendrá la OFCCP acceso a los datos sobre remuneración que recopila la EEOC?
    Respuesta: Sí, la OFCCP tendrá acceso a estos datos. De hecho, se ha sugerido que la OFCCP podría utilizar estos datos como parte del proceso de selección de contratistas y subcontratistas federales para las revisiones de cumplimiento de la acción afirmativa.
14. Pregunta: ¿Seguirá la OFCCP recopilando información sobre remuneraciones por otros medios?
    Respuesta: Sí. La carta que la OFCCP envía a los contratistas y subcontratistas federales al inicio de una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa incluye una lista detallada que exige la presentación de datos individualizados sobre la remuneración de cada empleado que forma parte del análisis de la plantilla en el plan de acción afirmativa objeto de revisión. La OFCCP también puede solicitar información adicional sobre remuneraciones durante el transcurso de una revisión de cumplimiento.
15. Pregunta: ¿ Cómo utilizará la EEOC la información sobre remuneración y otros datos nuevos recopilados de los empleadores?
    Respuesta: La EEOC puede utilizar estos datos como parte de las investigaciones que lleva a cabo en relación con denuncias de discriminación laboral relacionadas con la remuneración. La EEOC también tiene la intención de publicar informes sobre remuneración utilizando datos agregados de diversos segmentos industriales. Se supone que estos informes permitirían a los empleadores evaluar sus prácticas salariales en comparación con las de otros empleadores de su sector.

Aunque los empleadores disponen de tiempo para prepararse para la presentación del informe EEO-1 de 2018, deberían empezar a plantearse las siguientes cuestiones:
 

• ¿Qué tipo de apoyo podrán proporcionar nuestro proveedor de sistemas de información de recursos humanos y/o nuestro proveedor de sistemas de nóminas para completar el informe EEO-1 de 2018?
• ¿Quién se encargará de garantizar que contamos con todos los datos necesarios para los nuevos informes EEO-1?
• ¿Cómo debemos informar las horas trabajadas por los empleados exentos?
• ¿Qué tipo de análisis debemos realizar sobre nuestra plantilla y los datos sobre remuneraciones antes de facilitarlos a la EEOC?
• ¿Qué fecha debemos utilizar como fecha de referencia para los datos demográficos que se utilizarán en el informe EEO-1 de 2018?

La única de estas preguntas que parece tener una respuesta sencilla es la última. Probablemente, lo más sencillo para los empleadores sea utilizar la fecha del 31 de diciembre como fecha de referencia para los empleados, a fin de que coincida con la declaración del año natural que se exige para los ingresos y las horas trabajadas del formulario W-2.

La forma en que la EEOC recopilará los datos sobre remuneraciones y otros datos plantea muchas cuestiones graves. Por ejemplo, no está claro cuál será el valor de recopilar datos relacionados con las remuneraciones por categoría de empleo y bandas salariales EEO-1. Es posible que los empleadores tengan demasiados o muy pocos empleados en cualquier casilla concreta del informe EEO-1 como para permitir un análisis significativo. Los empleadores también pueden tener demasiados puestos de trabajo diferentes en una categoría EEO-1 concreta como para permitir un análisis significativo. Tampoco está claro qué hará la EEOC para garantizar la seguridad de los datos que se proporcionan en el informe EEO-1 revisado. La Academia Nacional de Ciencias (NAS) planteó preguntas sobre la seguridad de los datos cuando la EEOC se dirigió a la NAS para recabar su opinión sobre la viabilidad de recopilar datos sobre remuneraciones.

Independientemente de las cuestiones que puedan plantear los empleadores, la EEOC parece dispuesta a seguir adelante con sus planes de recopilar datos sobre remuneraciones. Los empleadores deben considerar cuidadosamente cómo responderán a los requisitos de la EEOC de proporcionar estos datos. Los contratistas y subcontratistas federales deben considerar además si los datos que se proporcionan en el informe EEO-1 revisado podrían aumentar la posibilidad de una revisión de cumplimiento por parte de la OFCCP.

Nota: Nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales están protegidos por derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2016.